بخش سوم نامه: بدنه یا متن اصلی نامه
نکته بسیار مهم قبل از شروع نگارش متن نامه، تجزیه و تحلیل قدرت چانه زنی و انتخاب استراتژی و لحن نامه است، این به این مفهوم است که طرف مقابل بایستی از متن و لحن نامه که عین کلام ما است (نامه دقیقا مثل همان لحظه ای است که داریم مذاکره می کنیم) و در نوشتن نامه از آن استفاده کردیم متوجه شود که دیدگاه و نگرش ما نسبت به خودش و شرکتش چطوری است.
متن نامه چیست؟
پس متن شامل کلماتی است که ما استفاده استفاده می کنیم و لحن نامه را نباید برای شرکت های مختلف یکسان بنویسیم، یعنی متن، مجموعه کلماتی هستند که ما استفاده می کنیم، بعد حرف، مفهوم و منظورمان را در آن می گنجانیم که دارای یک لحن است و این کلمات، جملات، لحن و گفتار ما برای هر شرکتی باید متفاوت تر باشد چون قرار است آن شخص از این نامه، دیدگاه و نظر ما را نسبت به شرکتش بداند.
مفهوم ضمنی سه جمله زیر
"لطفاً دستورات لازم را صادر فرمایید"، وقتی که این جمله را به عنوان کسی که نامه را دریافت کرده است می شنوید چه حس وحالی به شما دست می دهد؟ یا وقتی ما این نامه را برای طرف مقابلمان می نویسیم چه حس و حالی در او ایجاد می شود؟
یا "پیشاپیش از همکاری شما تشکر می گردد" و یا جمله "گزارش مربوطه حداکثر تا تاریخ فلان به نظر اینجانب برسد"، یک مقداری عمیق تر به این سه جمله نگاه کنید و ببینید به عنوان نویسنده نامه و حتی به عنوان کسی که این نامه را با این مضمون ها دریافت می کند چه حس و حالی پیدا می کنید، حالا در استراتژی نامه این مسائل بیشتر باز می شود.
انتخاب استراتژی طراحی و اجرای صحیح چارچوب نامه
منظور از استراتژی یعنی لحن نامه یا به بیان دیگر تهاجمی بودن، میان رو بودن یا تدافعی بودن نامه است، نویسنده با توجه به تحلیلی که از قدرت چانه زنی خودش و طرف مقابل انجام داده است تصمیم می‌گیرد نامه را تهاجمی بنویسد یا به صورت میانه (حد وسط) بنویسد، ولی توصیه می شود حتما حتی زمانی که گیرنده نامه از نویسنده از لحاظ سنی بزرگ تر است یا مشهورتر و قوی تر است نامه نباید تدافعی و التماسی باشد.
عوامل تاثیرگذار در قدرت چانه زنی تامین کنندگان
عوامل تاثیر گذار در قدرت چانه زنی عرضه کنندگان چند مورد هستند، اول اینکه قدرت چانه زنی تامین کنندگان افزایش پیدا می کند وقتی که تامین کنندگان بزرگ هستند ولی تعدادشان کم است.
suppllers power increases when suppliers are large and few in number.
آن محصول مورد نظر خیلی در دسترس نیست.
The product is not very available.
تک تک خریداران مشتریان بزرگی برای آن تامین کننده نیستند چون آن تامین کننده از این خریداران زیاد دارد.
کالاهای تامین کنندگان برای خریداران حیاتی هستند و یا برای موفقیت بازار خریداران، این کالاها حیاتی هستند، اینجا دوباره تامین کنندگان از بالا به خریداران نگاه می کنند.
Supplier goods are critical to buyers marketplace success.
محصولات عرضه کنندگان یا تأمین کنندگان هزینه بالایی را می تواند گردن خریداران بگذارد اگر بخواهند از این تامین کننده به تامین کننده بعدی سوئیچ کنند.
suppliers products create high switch in cost
ژست این تامین کنندگان یا تامین کنندگان تهدیدی برای ادغام رو به جلوی صنعت خریداران هستند.
suppliers pose a threat to integrate forward into buyers industry.
عوامل تاثیرگذار در قدرت چانه زنی خریداران
نقطه مقابل این مواردی که گفته شد عواملی هستند که در قدرت چانه زنی خریداران می توانند تاثیر داشته باشند.
قدرت چانه زنی خریداران افزایش پیدا می کند وقتی که خریداران بزرگ هستند یعنی زیاد خرید می کنند ولی تعدادشان کم است.
Buyers' power increases when buyers are large and few in number
خرید این خریداران یک نسبت بزرگی از خروجی کل صنعت است یعنی اینجا خریداران یک قدرتی دارند.
buyers purchase a large proportion of an industry total output.
خریدهای خریداران نسبت بزرگ و موثری در درآمد سالانه تامین کنندگان دارد، اینجا خریداران قدرت پیدا می کنند و می توانند به صورت تهاجمی برای تامین کنندگان نامه بنویسند.
Buyers' purchases are is signification proportion of a suppliers' annual revenue.
خریداران می توانند به راحتی برای خرید کالایی سوئیچ کنند، بدون متحمل شدن هزینه های گزاف به خاطر این سوئیچ کردن از این تامین کننده به تامین کننده بعدی.
Buyers can switch to another product without incurring high switching costs
خریداران تهدیدی برای ادغام رو به عقب در صنعت فروشندگان هستند، اینجا چون قدرت دارند تهدیدی هستند که به آن تامین کنندگان برگشت بخورند.
Buyers pose threat to integrate backward into the Sellers industry.
یکی از اصول نوشتن نامه های بازرگانی این است که قبل از شروع نوشتن متن نامه باید چارچوب آن را طراحی کنید.
متن اصلی نامه
متن اصلی نامه از سه پاراگراف تشکیل شده است، پاراگراف اول مقدمه متن است به این پاراگراف introductory paragraph or opening paragraph هم می گویند، در این بخش نویسنده شرکت خودش را به صورت مختصر معرفی می کند، به طور مستقیم هم ذکر می کند که چه منظوری از نوشتن این نامه دارد، این همان opening است که خودمان را معرفی می کنیم و خودمان را نشان می دهیم که جای بازاری که هست، قرار داریم.
مهم ترین وظیفه نویسنده در این بخش این است که به طوری متنش را تدوین کند که آن طرف که خواننده این نامه است و می خواهد این نامه را بخواند انگیزه پیدا کند که نامه را تا آخرش بخواند، این بخش بایستی یک تصویر مناسبی از من نویسنده در ذهن خواننده نامه ایجاد کند و نگرش و تصور مثبتی به من و نامه ای که دستش است پیدا کند و تا انتها آن را بخواند و تمایل پیدا کند که جواب نامه را بدهد.
به کار بردن زبان و اصطلاحات حرفه ای و تخصصی
بخش بعدی قسمت اصلی نامه (بدنه نامه) این است که در نوشتن این بخش بایستی خیلی دقت کنیم و در این قسمت بایستی هدف، منظور و تقاضای اصلی مان را بیاوریم، بهتر است نویسنده در این قسمت، از نامه از زبان و اصطلاحات حرفه ای و تخصصی مربوط به کار خودش استفاده کند و از به کار بردن زبان غیر رسمی به اصطلاح خودمانی پرهیز کند چون یک نامه رسمی است و اتفاقاً باید از زبان و اصطلاحات و فرم های حرفه ای کلمات و جملات مربوطه استفاده کند.
درست نوشتن کلمات و کوتاه کردن طول پاراگراف
علاوه بر این در این قسمت خواننده به گرامر و چگونگی نوشتن کلمات هم بایستی دقت کند و باید کلماتی را استفاده کند یا از نظر نوشتاری درست بودن شان را کنترل کند و از طرف دیگر باید به طول پاراگراف دقت کند، باید مناسب باشد، برای کوتاه شدن شان حتی می توانیم جملات معلوم را به مجهول تبدیل کنیم چون جملات مجهول کوتاه تر می شوند، ساختارهای مناسب گرامری را به صورت حرفه ای در زمان و جای درستش استفاده کنیم.
وقتی که نامه دقیق می شود و به موضوع اصلی اشاره می کند بهتر می توانیم با خواننده ارتباط بگیریم یا همانطور که می دانید نامه بایستی منظور نویسنده نامه را برساند ولی برای اینکه این نامه شکیل و درست باشد و در فرمت اصلی خودش قرار بگیرد نبایستی طولانی باشد ما نباید تلاش کنیم که فقط توضیح بدهیم.
بازنگری کردن نامه و جامع و شفاف بودن آن
بعد از نگارش نامه حتی می توانیم دوباره متن را کنترل کنیم و موارد زائدش را حذف کنیم، باید موقعی که دوباره داریم نامه را بازنگری می کنیم به چارچوب و سبک درست نامه های رسمی دقت کنیم و اگر نامه مان در این چارچوب نیست اینطوری آن را اصلاح کنیم.
بایستی این بخش یعنی بخش اصلی و بدنه نامه به گونه ای شفاف و جامع باشد که خواننده بتواند پاسخ نامه را بدون نیاز به اطلاعات اضافی بدهد و نیاز به نوشتن چندین نامه پیاپی نباشد، یعنی خواننده برای ما نامه نفرستد که این قسمت را متوجه نشدم یا من متوجه نشدم منظورتان از این قسمت چه بوده است، پس این بخش بسیار مهم است.
خودمان را جای خواننده تصور کنیم
برای اینکه اینجا را خیلی درست تر تنظیم کنیم بهتر است من نویسنده خودم را جای آن کسی قرار بدهم که قرار است این نامه را بخواند و جواب بدهد و هدف و منظور من را درک کند و خواسته ام را انجام دهد بعد ببینم که اگر این نامه دست من برسد و قرار است که من این نامه را بخوانم باید چه چیزی را متوجه شوم و چه کاری را باید برای طرف مقابلم انجام دهم، وقتی این تصور را داشته باشیم راحت تر می توانیم دیدگاه خواننده را متوجه شویم و بر اساس این دیدگاه این بخش از نامه را طراحی کنیم و بنویسیم.
پاراگراف آخر یا همان پاراگراف نتیجه
بخش سوم بدنه اصلی پاراگراف آخر است که به پاراگراف نتیجه معروف است، متن این قسمت که می تواند حتی یک یا دو جمله هم باشد بایستی به گونه ای نوشته شود که خواننده این نامه سریعاً اقدام لازم را انجام دهد و این پاراگراف آخر، آن چیزی که ما خواستیم را به او نشان می دهد و خواننده ترغیب می شود که این کار را برای ما انجام دهد مثلا می نویسیم "لطفاً در فرستادن لیست قیمت ها تعلل نکنید".
حتی در دو جمله بعدی این بخش می توانیم در مورد زمان تماس بعدی هم با فرد مقابلمان مکاتبه داشته باشیم مثلاً می گوییم "امیدوارم که در دو روز اخیر این اطلاعات را از شما بگیرم" و ایشان ترغیب می شوند و ضرورت را متوجه می شوند.
پرهیز از نوشتن جملات اضافی
از طرف دیگر همان طور که می دانید تمام نامه ها و مراسلات مربوط به بخش مکاتبات بایستی منظورمان را دقیق برساند، اگر نامه خیلی کوتاه باشد وجهه خوبی ندارد اگر هم خیلی طولانی باشد خسته کننده می شود و حوصله خواننده سر می رود و دیگر اصلا نامه را نمی خواند، پس بهتر است از گفتن، نوشتن یا بیان مطالب اضافی پرهیز کنیم، مطالب لازم را هم به درستی و با عبارت نوشتاری و علامت گذاری مناسب در نامه بیاوریم تا نامه مان مناسب، خوب و خوانا تدوین شود.
یا گاهی اوقات یک جمله ای را می خواهیم استفاده کنیم در حالی که اگر دقت کنید برای نوشتن آن جمله با یک اصطلاح تخصصی یا تجاری می توانیم آن جمله را حذف کنیم و به جای آن یک کلمه ای بگذاریم.
پاراگراف به چه معنی است و ما چگونه باید پاراگراف ها را تنظیم کنیم
همان طور که می دانید پاراگراف ها مجموعه از جملات مرتبط هستند و راه تشخیص آن ها هم فرورفتگی نسبت به خط پایین و فضای بین پاراگراف ها است، مثلا در جمله اول هر پاراگرافی یک کلمه جلوتر شروع شده است و پایان که پیدا کرده است یک خط فاصله ایجاد شده است و پاراگراف بعدی شروع می شود.
مختصر، مفید و صریح بودن متن نامه
در نگارش حرفه ای که واقعاً زمان حکم طلا را دارد نوشته ما بایستی حالت مختصر، مفید و صریح داشته باشد، نامه ها هم وقتی تاثیر گذار هستند که صریح، روشن و رساننده منظور و هدف ما باشند، در مکاتبات بازرگانی پاراگراف های یک جمله ای غیر معمول نیستند حتی هر پاراگراف ما می تواند یک جمله باشد، به ویژه در اولین و آخرین پاراگراف، حالا آن پاراگراف وسطی دو، سه، چهار و حتی تا پنج جمله هم باشد استاندارد است ولی بایستی هر چه کمتر، صریح تر، روشن تر و رساننده تر باشد.
بهترین تعداد خطوط پاراگراف در نامه
بهترین تعداد خطوط پاراگراف را در نامه ها به لحاظ گرامری و دستور زبانی، سه تا پنج جمله است، حالا می تواند از این تعداد حتی کمتر هم باشد، وقتی تعداد خطوط بیشتر باشد خواندن نامه به خصوص برای افرادی که در این زمینه تجربه دارند سخت و خسته کننده می شود، همچنین نامناسب هم جلوه می کند، من نویسنده بایستی تلاش کنم که تعداد کلمات متن خودم را کنترل کنم.
حذف جملات زائد
اگر احساس کردید جملاتی که دارید می نویسید خیلی بلند است، ما آرادی ها می توانیم چند تا نکته را اینجا به شما بگوییم، نکته اول این است که جستجو کنید و کلمات زائد را در آن جمله ای که نوشتید حذف کنید، مثلا جمله بلند است و ۱۰، ۲۰ یا ۴۰ تا کلمه دارد آن کلمات زائدش را پیدا کنید و حذف کنید، در اصل کلمات زائد کلماتی هستند که وقتی آنها را حذف می کنیم به ساختار جمله ما یا برای رساندن هدف و منظور جمله ما آسیبی نمی زند و در انگلیسی این کلملت زیاد هستند.
تبدیل جمله معلوم به مجهول و شکستن جملات بلند
جملات معلوم را می توانید به جملات مجهول تبدیل کنید که این طوری جملات کوتاه تر می شوند، جملات بلند خودمان را کوتاه کرده و به اصطلاح آنها را می شکنیم یعنی به چند تا جمله تقسیم و تبدیل شان می کنیم، اگر می خواهید موارد زیادی را در نامه تان بیاورید برای اینکه این نامه زیاد طول نکشد می توانید از جدول و یا لیست عمودی استفاده کنید و به عنوان پیوست نامه این جدول یا این لیست را ارسال کنید و داخل نامه نیاورید بلکه به عنوان پیوست اضافه کنید.
مفهوم ضمنی سه جمله زیر
"لطفاً دستورات لازم را صادر فرمایید"، وقتی که این جمله را به عنوان کسی که نامه را دریافت کرده است می شنوید چه حس وحالی به شما دست می دهد؟ یا وقتی ما این نامه را برای طرف مقابلمان می نویسیم چه حس و حالی در او ایجاد می شود؟
یا "پیشاپیش از همکاری شما تشکر می گردد" و یا جمله "گزارش مربوطه حداکثر تا تاریخ فلان به نظر اینجانب برسد"، یک مقداری عمیق تر به این سه جمله نگاه کنید و ببینید به عنوان نویسنده نامه و حتی به عنوان کسی که این نامه را با این مضمون ها دریافت می کند چه حس و حالی پیدا می کنید، حالا در استراتژی نامه این مسائل بیشتر باز می شود.
انتخاب استراتژی طراحی و اجرای صحیح چارچوب نامه
منظور از استراتژی یعنی لحن نامه یا به بیان دیگر تهاجمی بودن، میان رو بودن یا تدافعی بودن نامه است، نویسنده با توجه به تحلیلی که از قدرت چانه زنی خودش و طرف مقابل انجام داده است تصمیم می‌گیرد نامه را تهاجمی بنویسد یا به صورت میانه (حد وسط) بنویسد، ولی توصیه می شود حتما حتی زمانی که گیرنده نامه از نویسنده از لحاظ سنی بزرگ تر است یا مشهورتر و قوی تر است نامه نباید تدافعی و التماسی باشد.
عوامل تاثیرگذار در قدرت چانه زنی تامین کنندگان
عوامل تاثیر گذار در قدرت چانه زنی عرضه کنندگان چند مورد هستند، اول اینکه قدرت چانه زنی تامین کنندگان افزایش پیدا می کند وقتی که تامین کنندگان بزرگ هستند ولی تعدادشان کم است.
suppllers power increases when suppliers are large and few in number.
آن محصول مورد نظر خیلی در دسترس نیست.
The product is not very available.
تک تک خریداران مشتریان بزرگی برای آن تامین کننده نیستند چون آن تامین کننده از این خریداران زیاد دارد.
کالاهای تامین کنندگان برای خریداران حیاتی هستند و یا برای موفقیت بازار خریداران، این کالاها حیاتی هستند، اینجا دوباره تامین کنندگان از بالا به خریداران نگاه می کنند.
Supplier goods are critical to buyers marketplace success.
محصولات عرضه کنندگان یا تأمین کنندگان هزینه بالایی را می تواند گردن خریداران بگذارد اگر بخواهند از این تامین کننده به تامین کننده بعدی سوئیچ کنند.
suppliers products create high switch in cost
ژست این تامین کنندگان یا تامین کنندگان تهدیدی برای ادغام رو به جلوی صنعت خریداران هستند.
suppliers pose a threat to integrate forward into buyers industry.
عوامل تاثیرگذار در قدرت چانه زنی خریداران
نقطه مقابل این مواردی که گفته شد عواملی هستند که در قدرت چانه زنی خریداران می توانند تاثیر داشته باشند.
قدرت چانه زنی خریداران افزایش پیدا می کند وقتی که خریداران بزرگ هستند یعنی زیاد خرید می کنند ولی تعدادشان کم است.
Buyers' power increases when buyers are large and few in number
خرید این خریداران یک نسبت بزرگی از خروجی کل صنعت است یعنی اینجا خریداران یک قدرتی دارند.
buyers purchase a large proportion of an industry total output.
خریدهای خریداران نسبت بزرگ و موثری در درآمد سالانه تامین کنندگان دارد، اینجا خریداران قدرت پیدا می کنند و می توانند به صورت تهاجمی برای تامین کنندگان نامه بنویسند.
Buyers' purchases are is signification proportion of a suppliers' annual revenue.
خریداران می توانند به راحتی برای خرید کالایی سوئیچ کنند، بدون متحمل شدن هزینه های گزاف به خاطر این سوئیچ کردن از این تامین کننده به تامین کننده بعدی.
Buyers can switch to another product without incurring high switching costs
خریداران تهدیدی برای ادغام رو به عقب در صنعت فروشندگان هستند، اینجا چون قدرت دارند تهدیدی هستند که به آن تامین کنندگان برگشت بخورند.
Buyers pose threat to integrate backward into the Sellers industry.
یکی از اصول نوشتن نامه های بازرگانی این است که قبل از شروع نوشتن متن نامه باید چارچوب آن را طراحی کنید.
متن اصلی نامه
متن اصلی نامه از سه پاراگراف تشکیل شده است، پاراگراف اول مقدمه متن است به این پاراگراف introductory paragraph or opening paragraph هم می گویند، در این بخش نویسنده شرکت خودش را به صورت مختصر معرفی می کند، به طور مستقیم هم ذکر می کند که چه منظوری از نوشتن این نامه دارد، این همان opening است که خودمان را معرفی می کنیم و خودمان را نشان می دهیم که جای بازاری که هست، قرار داریم.
مهم ترین وظیفه نویسنده در این بخش این است که به طوری متنش را تدوین کند که آن طرف که خواننده این نامه است و می خواهد این نامه را بخواند انگیزه پیدا کند که نامه را تا آخرش بخواند، این بخش بایستی یک تصویر مناسبی از من نویسنده در ذهن خواننده نامه ایجاد کند و نگرش و تصور مثبتی به من و نامه ای که دستش است پیدا کند و تا انتها آن را بخواند و تمایل پیدا کند که جواب نامه را بدهد.
به کار بردن زبان و اصطلاحات حرفه ای و تخصصی
بخش بعدی قسمت اصلی نامه (بدنه نامه) این است که در نوشتن این بخش بایستی خیلی دقت کنیم و در این قسمت بایستی هدف، منظور و تقاضای اصلی مان را بیاوریم، بهتر است نویسنده در این قسمت، از نامه از زبان و اصطلاحات حرفه ای و تخصصی مربوط به کار خودش استفاده کند و از به کار بردن زبان غیر رسمی به اصطلاح خودمانی پرهیز کند چون یک نامه رسمی است و اتفاقاً باید از زبان و اصطلاحات و فرم های حرفه ای کلمات و جملات مربوطه استفاده کند.
درست نوشتن کلمات و کوتاه کردن طول پاراگراف
علاوه بر این در این قسمت خواننده به گرامر و چگونگی نوشتن کلمات هم بایستی دقت کند و باید کلماتی را استفاده کند یا از نظر نوشتاری درست بودن شان را کنترل کند و از طرف دیگر باید به طول پاراگراف دقت کند، باید مناسب باشد، برای کوتاه شدن شان حتی می توانیم جملات معلوم را به مجهول تبدیل کنیم چون جملات مجهول کوتاه تر می شوند، ساختارهای مناسب گرامری را به صورت حرفه ای در زمان و جای درستش استفاده کنیم.
وقتی که نامه دقیق می شود و به موضوع اصلی اشاره می کند بهتر می توانیم با خواننده ارتباط بگیریم یا همانطور که می دانید نامه بایستی منظور نویسنده نامه را برساند ولی برای اینکه این نامه شکیل و درست باشد و در فرمت اصلی خودش قرار بگیرد نبایستی طولانی باشد ما نباید تلاش کنیم که فقط توضیح بدهیم.
بازنگری کردن نامه و جامع و شفاف بودن آن
بعد از نگارش نامه حتی می توانیم دوباره متن را کنترل کنیم و موارد زائدش را حذف کنیم، باید موقعی که دوباره داریم نامه را بازنگری می کنیم به چارچوب و سبک درست نامه های رسمی دقت کنیم و اگر نامه مان در این چارچوب نیست اینطوری آن را اصلاح کنیم.
بایستی این بخش یعنی بخش اصلی و بدنه نامه به گونه ای شفاف و جامع باشد که خواننده بتواند پاسخ نامه را بدون نیاز به اطلاعات اضافی بدهد و نیاز به نوشتن چندین نامه پیاپی نباشد، یعنی خواننده برای ما نامه نفرستد که این قسمت را متوجه نشدم یا من متوجه نشدم منظورتان از این قسمت چه بوده است، پس این بخش بسیار مهم است.
خودمان را جای خواننده تصور کنیم
برای اینکه اینجا را خیلی درست تر تنظیم کنیم بهتر است من نویسنده خودم را جای آن کسی قرار بدهم که قرار است این نامه را بخواند و جواب بدهد و هدف و منظور من را درک کند و خواسته ام را انجام دهد بعد ببینم که اگر این نامه دست من برسد و قرار است که من این نامه را بخوانم باید چه چیزی را متوجه شوم و چه کاری را باید برای طرف مقابلم انجام دهم، وقتی این تصور را داشته باشیم راحت تر می توانیم دیدگاه خواننده را متوجه شویم و بر اساس این دیدگاه این بخش از نامه را طراحی کنیم و بنویسیم.
پاراگراف آخر یا همان پاراگراف نتیجه
بخش سوم بدنه اصلی پاراگراف آخر است که به پاراگراف نتیجه معروف است، متن این قسمت که می تواند حتی یک یا دو جمله هم باشد بایستی به گونه ای نوشته شود که خواننده این نامه سریعاً اقدام لازم را انجام دهد و این پاراگراف آخر، آن چیزی که ما خواستیم را به او نشان می دهد و خواننده ترغیب می شود که این کار را برای ما انجام دهد مثلا می نویسیم "لطفاً در فرستادن لیست قیمت ها تعلل نکنید".
حتی در دو جمله بعدی این بخش می توانیم در مورد زمان تماس بعدی هم با فرد مقابلمان مکاتبه داشته باشیم مثلاً می گوییم "امیدوارم که در دو روز اخیر این اطلاعات را از شما بگیرم" و ایشان ترغیب می شوند و ضرورت را متوجه می شوند.
پرهیز از نوشتن جملات اضافی
از طرف دیگر همان طور که می دانید تمام نامه ها و مراسلات مربوط به بخش مکاتبات بایستی منظورمان را دقیق برساند، اگر نامه خیلی کوتاه باشد وجهه خوبی ندارد اگر هم خیلی طولانی باشد خسته کننده می شود و حوصله خواننده سر می رود و دیگر اصلا نامه را نمی خواند، پس بهتر است از گفتن، نوشتن یا بیان مطالب اضافی پرهیز کنیم، مطالب لازم را هم به درستی و با عبارت نوشتاری و علامت گذاری مناسب در نامه بیاوریم تا نامه مان مناسب، خوب و خوانا تدوین شود.
یا گاهی اوقات یک جمله ای را می خواهیم استفاده کنیم در حالی که اگر دقت کنید برای نوشتن آن جمله با یک اصطلاح تخصصی یا تجاری می توانیم آن جمله را حذف کنیم و به جای آن یک کلمه ای بگذاریم.
پاراگراف به چه معنی است و ما چگونه باید پاراگراف ها را تنظیم کنیم
همان طور که می دانید پاراگراف ها مجموعه از جملات مرتبط هستند و راه تشخیص آن ها هم فرورفتگی نسبت به خط پایین و فضای بین پاراگراف ها است، مثلا در جمله اول هر پاراگرافی یک کلمه جلوتر شروع شده است و پایان که پیدا کرده است یک خط فاصله ایجاد شده است و پاراگراف بعدی شروع می شود.
مختصر، مفید و صریح بودن متن نامه
در نگارش حرفه ای که واقعاً زمان حکم طلا را دارد نوشته ما بایستی حالت مختصر، مفید و صریح داشته باشد، نامه ها هم وقتی تاثیر گذار هستند که صریح، روشن و رساننده منظور و هدف ما باشند، در مکاتبات بازرگانی پاراگراف های یک جمله ای غیر معمول نیستند حتی هر پاراگراف ما می تواند یک جمله باشد، به ویژه در اولین و آخرین پاراگراف، حالا آن پاراگراف وسطی دو، سه، چهار و حتی تا پنج جمله هم باشد استاندارد است ولی بایستی هر چه کمتر، صریح تر، روشن تر و رساننده تر باشد.
بهترین تعداد خطوط پاراگراف در نامه
بهترین تعداد خطوط پاراگراف را در نامه ها به لحاظ گرامری و دستور زبانی، سه تا پنج جمله است، حالا می تواند از این تعداد حتی کمتر هم باشد، وقتی تعداد خطوط بیشتر باشد خواندن نامه به خصوص برای افرادی که در این زمینه تجربه دارند سخت و خسته کننده می شود، همچنین نامناسب هم جلوه می کند، من نویسنده بایستی تلاش کنم که تعداد کلمات متن خودم را کنترل کنم.
حذف جملات زائد
اگر احساس کردید جملاتی که دارید می نویسید خیلی بلند است، ما آرادی ها می توانیم چند تا نکته را اینجا به شما بگوییم، نکته اول این است که جستجو کنید و کلمات زائد را در آن جمله ای که نوشتید حذف کنید، مثلا جمله بلند است و ۱۰، ۲۰ یا ۴۰ تا کلمه دارد آن کلمات زائدش را پیدا کنید و حذف کنید، در اصل کلمات زائد کلماتی هستند که وقتی آنها را حذف می کنیم به ساختار جمله ما یا برای رساندن هدف و منظور جمله ما آسیبی نمی زند و در انگلیسی این کلملت زیاد هستند.
تبدیل جمله معلوم به مجهول و شکستن جملات بلند
جملات معلوم را می توانید به جملات مجهول تبدیل کنید که این طوری جملات کوتاه تر می شوند، جملات بلند خودمان را کوتاه کرده و به اصطلاح آنها را می شکنیم یعنی به چند تا جمله تقسیم و تبدیل شان می کنیم، اگر می خواهید موارد زیادی را در نامه تان بیاورید برای اینکه این نامه زیاد طول نکشد می توانید از جدول و یا لیست عمودی استفاده کنید و به عنوان پیوست نامه این جدول یا این لیست را ارسال کنید و داخل نامه نیاورید بلکه به عنوان پیوست اضافه کنید.