نمونه نامه تجاری انگلیسی + فیلم

بخش چهارم: احوالپرسی انتهای نامه وقتی پاراگراف آخر متن اصلی را نوشتیم، سمت راست پایین آخرین پاراگراف، آخرین جمله مان جایگاه بخش چهارم یعنی احوالپرسی انتهای نامه است که در آنجا نام، جایگاه نویسنده، امضا و مهرش را می آوریم، این قسمت از نامه را complimentary closing می گویند که کاملا بخش بسته شدن نامه را نشان می دهد. حالت های مختلف احوالپرسی انتهای نامه سه عبارت را ما اینجا آوردیم که این بخش با این عبارات نشان داده می ‌شود، مثلا ما در فارسی می نویسیم "با تشکر" و یک امضا هم زیر آن می زنیم، این هم دقیقا همان قسمت است، یا می نویسیم Yours truly یعنی "ارادتمند شما هستم" که این به صورت رسمی است، نیمه رسمی آن Yours sincerely می شود که باز هم با همان مفهوم ارادتمند شما است ولی این دفعه نیمه رسمی است و غیر رسمی آن هم best regards می شود. پس رسمی ترین آن Yours truly به معنی ارادتمند شما است، این قسمت نامه، در پایان نامه های مان حالت مودبانه به نامه می ‌دهد، انتهای نامه شکل مناسبی پیدا می‌ کند، باید نوشتن این قسمت را با حروف بزرگ شروع کرد و در انتهای آن هم علامت ویرگول قرار دهیم. مورد بعدی بعد از احوالپرسی انتهایی، نام و جایگاه نویسنده را می نویسیم، بعد از آن پست و حتی مقامش را می توانیم بنویسیم و اگر ممکن باشد حتماً مهر شرکت و در سمت راست هم امضای دیجیتالی مان می آوریم یا وقتی امضای کاغذی نامه را انجام دادیم مهر شرکت را هم جلوی آن امضایمان می زنیم.

نکات مهم و ضروری در نامه سه تا نکته مهم و ضروری اینجا آوردیم، در نامه های فارسی هم همین موارد وجود دارند، گاهی در نامه ها عبارت p.p. دیده می ‌شود که عبارت کامل آن per procuration است و به معنی "از طرف" است، امضا کننده اصلی نامه آن موقع حضور ندارد و از طرف آن مسئول این نامه را امضا و ارسال می‌ کند که به این شکل نوشته می ‌شود، امضای نائب بالا قرار می گیرد و پایین بعد از p.p. اسم آن مدیر مسئول را می ‌زنند. یا برعکس هم این کار را می شود انجام داد، می ‌توانیم در ابتدا نام مدیر مسئول را بیاوریم، بعدش عبارت p.p. را استفاده کنیم و بعد از p.p. آن شخصی که به نیابت از آن شخص مسئول نامه را امضا می کند و می فرستد را بیاوریم، این دو حالت ممکن هستند و می توانیم استفاده کنیم و اتفاقا مرسوم هستند. پیوست در نامه اگر همانطور که گفتیم همراه نامه، برای اینکه نامه تان طولانی نشود جدولی تهیه کردید یا یک پیوست ‌هایی وجود داشته باشد، در قسمتی از نامه کلمه پیوست یا مخفف آن را می گذاریم بعد از آن عنوان یا عناوین پیوست را ذکر می کنیم. طرز نوشتن این پیوست این ترتیب است که دو تا خط پایین تر از امضا، کلمه مخفف enclosures یعنی ENC یا ENCL یا حتی خود enclosures را کامل می نویسیم، اگر بخواهیم تعداد بیشتری پیوست داشته باشیم بعد از کلمه enclosures حتماً تعداد پیوست ها را می آوریم مثلا می نویسیم two .enclosures بعضی وقتا حتی دیده می شود که اسم این پیوست ها را هم بعد از عنوان ENC یا ENCL می آوریم هم اسم ‌شان و هم تعدادشان را می آوریم. شخصی، خصوصی و محرمانه در نامه مورد Private and confidential که به معنی، شخصی خصوصی و محرمانه است در ابتدای نامه قبل از شروع متن اصلی نامه حتماً آورده می شود، این عبارت Private and confidentiaبیانگر محرمانه بودن نامه است وقتی این عبارت استفاده می‌ شود که نامه ما حاوی مطالب حساسی است و می خواهیم که تنها فرد مورد نظر این نامه را بخواند و از آن موارد مطلع شود. در مکاتبات پستی اگر متن نامه این عنوان را داشته باشد حتماً باید روی پاکت نامه هم این عنوان دیده شود، نکته دیگر اینکه در پاسخ به این نامه محرمانه، اتفاقاً باید همین عبارت دوباره توسط آن کسی که پاسخ این نامه را می دهد استفاده شود، هم در متن نامه هم در پاکت پستی نامه. بخش پنجم اطلاعات تماس این بخش یک یا دو خط پایین تر از بخش چهارم (که سمت راست پایین نامه بود)، سمت چپ قرار می گیرد و اطلاعات تماس ما است، موارد ضروری را اینجا می آوریم، همانطور که می دانید آدرس در انگلیسی برعکس فارسی است، مثلا واحد ۵، پلاک ۱۷۶، خیابان هجدهم، خیابان بخارست، تهران، ایران، که این دقیقا برعکس آدرسی است که ما در فارسی استفاده می کنیم. در فارسی دقیقا برعکس این است، در پایین تر از آن می توانیم شماره تلفن، موبایل، فکس، ایمیل و آیدی اسکایپ و وبسایت مان را بیاوریم، مثلا در نامه استعلام قیمت، سمت چپ بالا، تاریخ را می نویسیم، اسم شرکت دریافت کننده را می نویسیم که این نامه را باید مدیر فروش بخواند و موضوع هم استعلام قیمت است. بخش دوم نامه اگر نمی دانیم که این آقا است یا خانوم است از کلمه dear sir or madam استفاده می کنیم، بعد بخش اصلی نامه را می آوریم، بعد احوالپرسی انتهای نامه را با دو تا سطر فاصله می آوریم و در انتها سمت چپ پایین ‌نامه اطلاعات تماس را می نویسیم. در نامه تجاری دو تا احوالپرسی داریم که یکی در بخش دوم نامه و دیگری در بخش چهارم نامه است، بخش احوال پرسی اول نامه برای سلام و احوالپرسی است، بعد پایین نامه از عبارت ارادتمند شما و بعد اسم خودتان را می نویسید، بعد سمتتان را می آورید، بعد اسم شرکت، امضا و مهر شرکت را می ‌آورید، این همان احوالپرسی دوم است که پایین تر از آن سمت چپش اطلاعات تماس را می آوریم.

پیشنهاد رد نشدنی در پیشنهاد رد نشدنی وقتی ما خریدار هستیم و با یک مشتری برخورد می ‌کنیم در آن واحد، در ذهن آن شخص سه تا چهار سوال اساسی وجود دارد که باید در ۳ ثانیه به آنها جواب دهیم، در ۳ ثانیه آدم چطور می‌ تواند به سه یا چهار سوال جواب دهد؟ یعنی ما بایستی به لحاظ یک بیزینمس، آنقدر آمادگی داشته باشیم و یک شعاری برای بیزینسمان داشته باشیم که آن شعار، آن جمله ای که داریم استفاده می‌ کنیم، با آن حالتی که داریم استفاده می ‌کنیم و می خواهیم به آن چهار تا سوال شخص طرف مقابلمان جواب دهیم در ۳ ثانیه بایستی متوجه شویم که آن سوالاتش چه بوده است. شما چه کسی هستید؟ قرار است چه محصولی بفروشید؟ چرا من باید از شما خریداری کنم؟ چه فایده ای برای من دارد؟ این چهار تا سوال اساسی همه مشتریان از فروشندگان است، با این جمله می توانید دقیقاً در ذهن طرف مقابل پاسخ هر چهار تا سوالش را داشته باشید که به آن فروش ۳ ثانیه ای می گویند