مکاتبات تجاری بین المللی
نامه های تجارت بین المللی، 5 بخش دارد. لزومی ندارد که 5 بخش را در نامه خودتان بیاورید. در این قسمت متن اصلی مورد نظر است. بدنه اصلی نامه، 3 الی 5 پاراگراف دارد. پاراگراف اول، یک یا دو جمله از تعریف خودمان است. پاراگراف دوم، هدف ما از نوشتن نامه است که باید به وضوح نوشته شود. و پاراگراف پایانی نحوه تشویق کردن، استفاده از کلمات و اصطلاحاتی است که بتوانیم طرف مقابل را تحت تاثیر قرار دهیم تا زود جواب بگیریم.
کاربرد زبان انگلیسی (عمومی) در مکاتبات تجاری بین المللی
دانستن یا یاد گرفتن زبان انگلیسی که امروزه به عنوان یک مهارت شناخته می شود، در مکاتبات تجاری بین المللی چه کمکی می کنند؟
نکته قابل ذکر این است که زبان انگلیسی تجاری و میزان تاثیر و اهمیت بالای یادگیری آن بر مذاکرات و مکاتبات تجاری بین المللی ما، موثر و اثرگذار است. و این موضوع بر هیچکس پوشیده نیست. به همین جهت است که بسیاری از شرکت های بین المللی حتی در ایران، در فرم های استخدام، دانستن زبان انگلیسی را جزء شرایط اختصاصی استخدام گنجانده اند.
اکثر شرکت ها و کمپانی های آسیایی و اروپایی، تمامی کارمندان بخش فروش، روابط بین الملل را ملزم به یادگیری زبان انگلیسی کرده اند. سازمان ها یا شرکت هایی که در حوزه بین الملل فعالیت دارند یا می خواهند که داشته باشند، هزینه می کنند که کارمندانشان در این مسیر قرار بگیرند. آنها را تشویق می کنند و نتایج و اثرگذاری آن را نیز دنبال می کنند.
تفاوت بین زبان انگلیسی عمومی و زبان انگلیسی تجاری
بین این دو زبان تفاوت خاصی وجود ندارد. زیرا افراد باید ابتدا بتوانند به زبان انگلیسی صحبت کنند، بنویسند، متوجه شوند. بعد از آن باید وارد تخصصی کار کردن در حوزه تجارت بین الملل شد.
اگر شما 50 تا 200 لغت یا اصطلاح یا واژه تخصصی بازار تجاری بدانید، می توانید گلیم خود را وارد این حوزه کنید. اما سوال اینجاست که شما چطور می توانید از این لغات استفاده کنید در حالیکه اگر نتوانید متوجه شوید طرف مقابل چه می گوید؟ اگر نامه یا ایمیل دریافت کنید، وقت دارید که جملات نامفهوم یا لغاتی را که نمی دانید را گوگل ترنسلیت کنید. یا از کسی بپرسید و جواب نامه یا ایمیل را بدهید.
در حالت قبلی فرصت کافی دارید اما زمانی که تماس برقرار می شود، می خواهید با کسی صحبت کنید. آیا متوجه خواهید شد؟ ابتدا باید متوجه شوید، سپس بتوانید به درستی ارتباط را برقرار کنید.
پس بین زبان انگلیسی عمومی و تجاری هیچ فرقی وجود ندارد.
که برای یادگیری آن کارگاه های آن چنانی تشکیل داده اند. و بسیاری از دوستان هستند کسانی که زمینه یا مقدمات زبان انگلیسی را نداشتند و در این کلاس ها شرکت کردند، چیز خاصی یاد نگرفتند. حتی در مقالاتی که در این کلاس ها تدریس می شوند، عنوان شده است. اما شاید ما حواسمان به این نکته نیست که هر دو زبان ها، جدای از یکدیگر نیستند. و مستلزم کسب 4 مهارت است. مهارت های مکالمه (صحبت کردن)، خواندن، نوشتن و گوش دادن و رعایت قواعد گرامری به ویژه در نوشتن است.
از گرامر بیشتر در نوشتن استفاده می شود. در صحبت کردن رسمی یا غیررسمی مانند زبان فارسی است. وقتی در یک جمع یا مذاکره به زبان فارسی صحبت می کنیم، تمام فرمت ها، ساختار همانطوری است که ما با دوستانمان صحبت می کنیم. اما کلمات و اصطلاحات خاصی را در این جلسه استفاده می کنیم. اصطلاحا به آن زبان (Formal) یا رسمی می گویند.
در زبان انگلیسی نیز به همین صورت است. پس باید گام به گام به 4 مهارت گفته شده مجهز شوید. البته ناگفته نماند که بسیاری از افراد هستند که Business man هستند. 10 الی 15 سال در حوزه تجارت فعالیت دارند. و زبان انگلیسی هم بلد نبودند. ولی توانستند درآمدی کسب کنند. نیرو استخدام کنند. از مترجم استفاده کردند. اما امروز بسیاری از همین Business man ها دوست دارند که خودشان زبان انگلیسی یاد بگیرند.
اعتقاد دارند که وقتی خودشان بتوانند ارتباط برقرار کنند، هم برای طرفین لذت بخش است و هم اعتماد و اعتبار زودتر ایجاد می شود. و فکر کنید بعد از این مدت که با این دوستان تجار کار می کنید، ارتباطتان نزدیک تر شده است، به کشورهای همدیگر سفر می کنید. و ملاقاتشان می کنید. اگر مترجم نداشته باشید چطور می توانید لذت یک گفتگو با همکارتان را در خودتان حس کنید؟ به این صورت این نیاز را حس کرده اند و شروع به یادگیری کرده اند.
اهمیت یادگیری زبان انگلیسی در تجارت بین الملل
-زبان انگلیسی باعث ایجاد ارتباط بهتر و موثرتری با همکاران و تجار بین المللی می گردد.
-برای معرفی، ارائه، کنفرانس بین المللی و سخنرانی، نیاز به زبان انگلیسی داریم.
-آشنایی با اصطلاحات تجاری در وهله اول تاثیر خوبی در مخاطب تجاری خارجی به جای می گذارد.
-با یادگیری زبان انگلیسی (بازرگانی) می توانید با اکثر کشورها مذاکرات و مکاتبات تجاری بین المللی موثرتری داشته باشید.
-زبان انگلیسی (تجاری) باعث می شود بتوانید در شرکت و تجارت بین المللی، خود را به دیگران بهتر بشناسانید و به طور موثرتری ابراز عقیده کنید.
نگارش حرفه ای نامه های تجاری
نکته قابل ذکر این است که نگارش حرفه ای نامه های بازرگانی بدون تسلط کافی بر زبان انگلیسی عمومی امری غیرممکن است. قبل از هر چیزی باید از دانش و تخصص کافی در این حوزه برخودار شوید. قصد داریم که در این قسمت بخشی از مفاهیم کاملا ضروری را به صورت مختصر با بیان ساده شرح دهیم.
مکاتبات، ایمیل ها و یا نامه ها 2 نوع کلی هستند. نسبت سطح رسمیت و اهمیت این مکاتبات نشان می دهند که نامه یا ایمیل دریافتی Formal رسمی است یا Informal است. جنبه مهم هر نامه اداری انتخاب یکی از این فرمت ها است.
در ابتدای کار که ارتباط صمیمانه و دوستانه ای بین شما و خریدار وجود ندارد، توصیه نمی شود که از فرمت Informal یا غیررسمی استفاده کنید. سطح رسمیت نامه به عواملی مانند هدف پیام، رابطه شما با فرد خواننده بستگی دارد. مثلا گزارش نتیجه مذاکرات باید رسمی تر از نامه های معمولی برای کارهای عادی باشد. مشخص است که نامه برای فردی که با وی ارتباط زیادی داشته و دوست شده اید، از رسمیت کمتری برخودار است. سطح رسمیت می تواند همچنین بیانگر احترام، ادب و سطح کاری شما باشد.
از طرف دیگر زبان غیررسمی می تواند بیانگر دوستی و آشنایی باشد. در ادامه به چند راه برای نگارش یک نامه تجاری رسمی که بسیار مفید هستند، اشاره می کنیم.
1-انتخاب لغات، عبارات، توضیحات رسمی بسیار اهمیت دارند.
2-همانطور که قبلا عرض شد، انتخاب گرامر خاص برای نوشتن به ویژه برای مکاتبات تجاری و استفاده صحیح و کافی از جملات مجهول یا ساختارهای گرامری رسمی که در ادامه توضیح داده خواهد شد.
3-استفاده از عناوین مناسب در انتهای نامه. برای مثال استفاده از(Yours faithfully ارادتمند شما) که درSalutation یا بخش چهارم نامه استفاده می شود. در هنگام Salutation یا سلام و احوالپرسی اول نامه یا پایان نامه، از عبارت مناسب استفاده کنید. در ابتدای نامه برای رعایت رسمیت از اسم کوچک فرد استفاده نکنید.
4-برای نامه های کاملا رسمی از سربرگ باید استفاده کنید. سربرگ به راحتی می تواند این نکته را منتقل کند که نامه رسمی بوده و از سازمان خاصی است.
5-همانطور که می دانید نامه با احوالپرسی مناسب شروع می شود. از زبان حرفه ای برای بیان نکات کاری استفاده کنید.
6-از طول مناسب نامه استفاده شود. کوتاهی یا بلندی بیش از حد نامه، برای نامه های رسمی مناسب نیست. سطح رسمیت نامه باید در طول نامه حفظ شود. این طور نباشد که ابتدا را با اصطلاحات و لغات رسمی شروع کنیم. وسط نامه یا بدنه اصلی یا در close in part نامه یعنی آخر نامه، غیررسمی شود.
7-نام و عنوان را در نامه بیاورید و ترجیحا نامه حاوی امضا باشد. عنوان نامه در بخش اول نامه که بسیار مهم است و چکیده نامه است. خواننده با دیدن عنوان به کلیت نامه شما پی می برد.
8-نامه را ویرایش کنید. یعنی بعد از نوشتن در ایمیل یا چرک نویس، حتما دوباره خوانده شود و ویرایش شود. این امکان را به شما می دهد که اشتباهات را پیدا کرده و اصطلاحات مناسبی را جایگزین آنها کنید.
9-از به کار بردن اختصار کلمات مانند CBI که اختصار کلمه Central Bank Of Iran است، پرهیز کنید. شاید بسیاری از کسانی که در حوزه کسب و کار هستند این کلمه را می شناسند ولی در تجارت بین الملل بهتر است از اختصار کلمات و اینگونه موارد به ویژه کلمات Local که مختص بازار ایران است، صرفه نظر شود.
با استفاده از این چند روش می توانید نامه رسمی را تهیه کنید تا از مشکلات متعاقب و عدم همکاری جلوگیری کنید. بسیاری از این موارد از اهمیت خاصی برخوردار هستند.
کاربرد حروف بزرگ در زبان انگلیسی در مکاتبات
همانطور که می دانید در زبان انگلیسی زیاد از حروف بزرگ استفاده نمی شود. اما دانستن موارد کاربرد آنها در مکاتبات یا نوشتن ایمیل ها مهم است. مهم ترین مورد استفاده این حروف، در ابتدای اولین کلمه در جمله است.
جمله را می نویسید اولین کلمه ای که در جمله دارید، حرف اول آن بزرگ نوشته می شود. نقطه که می گذارید، و قرار است جمله بعدی شروع شود، باز هم اولین کلمه جمله بعدی باید با حرف بزرگ نوشته شود.
موارد دیگری که از حروف بزرگ در آن استفاده می شود، اسامی روزها، ماه ها و علایم اختصاری مانند SMS، ADM اصطلاحاتی که بین المللی هستند به ویژه در تجارت مانند FOB، CFR و مواردی از این قبیل.
یک اسثناء هم وجود دارد. What did I say? برای ضمیر اول شخص مفرد، همیشه در هر حالی این ضمیر با حروف بزرگ نوشته می شود. فرقی نمی کند که اول، وسط یا آخر جمله باشد.
در زمان نوشتن نامه ها باید به این موارد حتما توجه شود تا یک نامه با وجه خوب، جذاب و مرتب را داشته باشید. باید دقت لارم را در کاربرد این حروف بزرگ به کار بگیرید. مخصوصا در نوشتن اسامی، و ماه ها که اغلب تکرار می شوند، رعایت کنید.
در بخش دوم نامه ها، ابتدای بخش Salutation، Dear sir/Madam حرف اول Dear با حرف بزرگ نوشته می شود.
می دانید که نوشتن کلیه کلمات جمله با حروف بزرگ، معمول نیست. زیرا خواندن جمله با مشکل مواجه خواهد شد. به همین دلیل هیچوقت روزنامه، کتابی در زبان انگلیسی را نمی توانید پیدا کنید که با حروف بزرگ نوشته شده باشد.
ولی باید بدانید که در بانک ها، معمولا متن اعتبارات اسنادی و پیام های خود را عموما با حروف بزرگ می نویسند.
به مثال های زیر توجه کنید.
Please dispatch us the sample. (لطفا نمونه ها را برای ما ارسال کنید.) P در ابتدای جمله با حرف بزرگ نوشته می شود.
اختصارات F.O.B
نوشتن نام کشورها، زبان، ملیت و دین Islam, Persian, Iranian, Iran
نوشتن ماه، روز و تعطیلات September, Friday, Christmas
نام و عناوین اشخاص Adam, John, Professor X
نام تجاری، شرکت و سازمان ها Audi, the United Nations, the Red Cross
نام مکان ها و بناهای تاریخی و قاره ها Asia, Persepolis, The Middle East
نام کشتی ها، فضاپیماها و قطارها Shabdis, Orient Express, Endeavor
نام کتب، اشعار، آهنگ ها و فیلم ها Pulp Fiction, Little Princess
برای عناوین و تیتراخبار روزنامه ها و مقالات DOGS BITE A MAN ( تمامی کلمات جمله با حروف بزرگ نوشته شده است.)
کاربرد علامتگذاری
در همه زبان ها برای نوشتن نامه، ایمیل یا هر چیز دیگر برای آنکه جملات معنی و مفهوم و هدف ما را دقیق به طرف مقابل برسانند، از علامت گذاری استفاده می شود. در انگلیسی به علامت گذاری Punctuation می گویند.
علامت گذاری، نمادها یا نشانه های غیرالفبایی استاندارد هستند که برای سازمان دادن نوشته و مشخص کردن عبارات و جملات استفاده می شوند. در زبان نوشتاری ایمیل یا نامه می توانیم به وسیله این علائم منظور خودمان را به درستی انتقال بدهیم.
نوشتن متن بدون علامتگذاری برای بیان احساسات و منظور واقعی مبهم می شود. به منظور برطرف کردن این کمبودها در نگارش می توانیم از نشانه های قراردادی و بین المللی استفاده کنیم.
با استفاده از علامت گذاری میتوانیم به متن یا نوشته روح گفتار را القا کنیم.
اهمیت نشانه یا علامتگذاری در نگارش به ویژه در نامه های بین المللی در این است که کاری را که واژه ها از بیان و نگارش آنها عاجز هستند، به روشن ترین صورت می تواند انجام دهد.
به کمک همین نشانه ها می توانیم پیام رساتر و روشن تری را به خواننده منتقل کنیم.
مهمترین فواید نشانه گذاری در مکاتبات
-به درست و آسان خواندن و درک صحیح متن کمک می کند.
-لحن و عواطف نگارنده نامه را به طرف مقابل منتقل می کند. لحن تهاجمی، آرام، التماسی یا... از نحوه استفاده از این نشانه ها در متن مشخص می شود.
-فاصله بین جملات و سطرها را مشخص می نماید. در متن نامه های تجاری، مثلا سه پاراگراف دارد. پاراگراف دوم را که می خواهید بنویسید، دو فاصله گذاشته سپس می نویسید.
-همبستگی متن را افزایش و جداسازی بخش های متن را تسهیل می نماید.
-معنای لغات را به درستی مشخص می کند.
-فکر نویسنده را به آسانی به خواننده منتقل می کند.
-علامتگذاری، تلاش و درگیری ذهن برای درست خواندن را کاهش می دهد. به کسی که در حال خواندن نامه ما است، کمک می کند که راحت تر منظور را بفهمد.
کاربرد زبان انگلیسی (عمومی) در مکاتبات تجاری بین المللی
دانستن یا یاد گرفتن زبان انگلیسی که امروزه به عنوان یک مهارت شناخته می شود، در مکاتبات تجاری بین المللی چه کمکی می کنند؟
نکته قابل ذکر این است که زبان انگلیسی تجاری و میزان تاثیر و اهمیت بالای یادگیری آن بر مذاکرات و مکاتبات تجاری بین المللی ما، موثر و اثرگذار است. و این موضوع بر هیچکس پوشیده نیست. به همین جهت است که بسیاری از شرکت های بین المللی حتی در ایران، در فرم های استخدام، دانستن زبان انگلیسی را جزء شرایط اختصاصی استخدام گنجانده اند.
اکثر شرکت ها و کمپانی های آسیایی و اروپایی، تمامی کارمندان بخش فروش، روابط بین الملل را ملزم به یادگیری زبان انگلیسی کرده اند. سازمان ها یا شرکت هایی که در حوزه بین الملل فعالیت دارند یا می خواهند که داشته باشند، هزینه می کنند که کارمندانشان در این مسیر قرار بگیرند. آنها را تشویق می کنند و نتایج و اثرگذاری آن را نیز دنبال می کنند.
تفاوت بین زبان انگلیسی عمومی و زبان انگلیسی تجاری
بین این دو زبان تفاوت خاصی وجود ندارد. زیرا افراد باید ابتدا بتوانند به زبان انگلیسی صحبت کنند، بنویسند، متوجه شوند. بعد از آن باید وارد تخصصی کار کردن در حوزه تجارت بین الملل شد.
اگر شما 50 تا 200 لغت یا اصطلاح یا واژه تخصصی بازار تجاری بدانید، می توانید گلیم خود را وارد این حوزه کنید. اما سوال اینجاست که شما چطور می توانید از این لغات استفاده کنید در حالیکه اگر نتوانید متوجه شوید طرف مقابل چه می گوید؟ اگر نامه یا ایمیل دریافت کنید، وقت دارید که جملات نامفهوم یا لغاتی را که نمی دانید را گوگل ترنسلیت کنید. یا از کسی بپرسید و جواب نامه یا ایمیل را بدهید.
در حالت قبلی فرصت کافی دارید اما زمانی که تماس برقرار می شود، می خواهید با کسی صحبت کنید. آیا متوجه خواهید شد؟ ابتدا باید متوجه شوید، سپس بتوانید به درستی ارتباط را برقرار کنید.
پس بین زبان انگلیسی عمومی و تجاری هیچ فرقی وجود ندارد.
که برای یادگیری آن کارگاه های آن چنانی تشکیل داده اند. و بسیاری از دوستان هستند کسانی که زمینه یا مقدمات زبان انگلیسی را نداشتند و در این کلاس ها شرکت کردند، چیز خاصی یاد نگرفتند. حتی در مقالاتی که در این کلاس ها تدریس می شوند، عنوان شده است. اما شاید ما حواسمان به این نکته نیست که هر دو زبان ها، جدای از یکدیگر نیستند. و مستلزم کسب 4 مهارت است. مهارت های مکالمه (صحبت کردن)، خواندن، نوشتن و گوش دادن و رعایت قواعد گرامری به ویژه در نوشتن است.
از گرامر بیشتر در نوشتن استفاده می شود. در صحبت کردن رسمی یا غیررسمی مانند زبان فارسی است. وقتی در یک جمع یا مذاکره به زبان فارسی صحبت می کنیم، تمام فرمت ها، ساختار همانطوری است که ما با دوستانمان صحبت می کنیم. اما کلمات و اصطلاحات خاصی را در این جلسه استفاده می کنیم. اصطلاحا به آن زبان (Formal) یا رسمی می گویند.
در زبان انگلیسی نیز به همین صورت است. پس باید گام به گام به 4 مهارت گفته شده مجهز شوید. البته ناگفته نماند که بسیاری از افراد هستند که Business man هستند. 10 الی 15 سال در حوزه تجارت فعالیت دارند. و زبان انگلیسی هم بلد نبودند. ولی توانستند درآمدی کسب کنند. نیرو استخدام کنند. از مترجم استفاده کردند. اما امروز بسیاری از همین Business man ها دوست دارند که خودشان زبان انگلیسی یاد بگیرند.
اعتقاد دارند که وقتی خودشان بتوانند ارتباط برقرار کنند، هم برای طرفین لذت بخش است و هم اعتماد و اعتبار زودتر ایجاد می شود. و فکر کنید بعد از این مدت که با این دوستان تجار کار می کنید، ارتباطتان نزدیک تر شده است، به کشورهای همدیگر سفر می کنید. و ملاقاتشان می کنید. اگر مترجم نداشته باشید چطور می توانید لذت یک گفتگو با همکارتان را در خودتان حس کنید؟ به این صورت این نیاز را حس کرده اند و شروع به یادگیری کرده اند.
اهمیت یادگیری زبان انگلیسی در تجارت بین الملل
-زبان انگلیسی باعث ایجاد ارتباط بهتر و موثرتری با همکاران و تجار بین المللی می گردد.
-برای معرفی، ارائه، کنفرانس بین المللی و سخنرانی، نیاز به زبان انگلیسی داریم.
-آشنایی با اصطلاحات تجاری در وهله اول تاثیر خوبی در مخاطب تجاری خارجی به جای می گذارد.
-با یادگیری زبان انگلیسی (بازرگانی) می توانید با اکثر کشورها مذاکرات و مکاتبات تجاری بین المللی موثرتری داشته باشید.
-زبان انگلیسی (تجاری) باعث می شود بتوانید در شرکت و تجارت بین المللی، خود را به دیگران بهتر بشناسانید و به طور موثرتری ابراز عقیده کنید.
نگارش حرفه ای نامه های تجاری
نکته قابل ذکر این است که نگارش حرفه ای نامه های بازرگانی بدون تسلط کافی بر زبان انگلیسی عمومی امری غیرممکن است. قبل از هر چیزی باید از دانش و تخصص کافی در این حوزه برخودار شوید. قصد داریم که در این قسمت بخشی از مفاهیم کاملا ضروری را به صورت مختصر با بیان ساده شرح دهیم.
مکاتبات، ایمیل ها و یا نامه ها 2 نوع کلی هستند. نسبت سطح رسمیت و اهمیت این مکاتبات نشان می دهند که نامه یا ایمیل دریافتی Formal رسمی است یا Informal است. جنبه مهم هر نامه اداری انتخاب یکی از این فرمت ها است.
در ابتدای کار که ارتباط صمیمانه و دوستانه ای بین شما و خریدار وجود ندارد، توصیه نمی شود که از فرمت Informal یا غیررسمی استفاده کنید. سطح رسمیت نامه به عواملی مانند هدف پیام، رابطه شما با فرد خواننده بستگی دارد. مثلا گزارش نتیجه مذاکرات باید رسمی تر از نامه های معمولی برای کارهای عادی باشد. مشخص است که نامه برای فردی که با وی ارتباط زیادی داشته و دوست شده اید، از رسمیت کمتری برخودار است. سطح رسمیت می تواند همچنین بیانگر احترام، ادب و سطح کاری شما باشد.
از طرف دیگر زبان غیررسمی می تواند بیانگر دوستی و آشنایی باشد. در ادامه به چند راه برای نگارش یک نامه تجاری رسمی که بسیار مفید هستند، اشاره می کنیم.
1-انتخاب لغات، عبارات، توضیحات رسمی بسیار اهمیت دارند.
2-همانطور که قبلا عرض شد، انتخاب گرامر خاص برای نوشتن به ویژه برای مکاتبات تجاری و استفاده صحیح و کافی از جملات مجهول یا ساختارهای گرامری رسمی که در ادامه توضیح داده خواهد شد.
3-استفاده از عناوین مناسب در انتهای نامه. برای مثال استفاده از(Yours faithfully ارادتمند شما) که درSalutation یا بخش چهارم نامه استفاده می شود. در هنگام Salutation یا سلام و احوالپرسی اول نامه یا پایان نامه، از عبارت مناسب استفاده کنید. در ابتدای نامه برای رعایت رسمیت از اسم کوچک فرد استفاده نکنید.
4-برای نامه های کاملا رسمی از سربرگ باید استفاده کنید. سربرگ به راحتی می تواند این نکته را منتقل کند که نامه رسمی بوده و از سازمان خاصی است.
5-همانطور که می دانید نامه با احوالپرسی مناسب شروع می شود. از زبان حرفه ای برای بیان نکات کاری استفاده کنید.
6-از طول مناسب نامه استفاده شود. کوتاهی یا بلندی بیش از حد نامه، برای نامه های رسمی مناسب نیست. سطح رسمیت نامه باید در طول نامه حفظ شود. این طور نباشد که ابتدا را با اصطلاحات و لغات رسمی شروع کنیم. وسط نامه یا بدنه اصلی یا در close in part نامه یعنی آخر نامه، غیررسمی شود.
7-نام و عنوان را در نامه بیاورید و ترجیحا نامه حاوی امضا باشد. عنوان نامه در بخش اول نامه که بسیار مهم است و چکیده نامه است. خواننده با دیدن عنوان به کلیت نامه شما پی می برد.
8-نامه را ویرایش کنید. یعنی بعد از نوشتن در ایمیل یا چرک نویس، حتما دوباره خوانده شود و ویرایش شود. این امکان را به شما می دهد که اشتباهات را پیدا کرده و اصطلاحات مناسبی را جایگزین آنها کنید.
9-از به کار بردن اختصار کلمات مانند CBI که اختصار کلمه Central Bank Of Iran است، پرهیز کنید. شاید بسیاری از کسانی که در حوزه کسب و کار هستند این کلمه را می شناسند ولی در تجارت بین الملل بهتر است از اختصار کلمات و اینگونه موارد به ویژه کلمات Local که مختص بازار ایران است، صرفه نظر شود.
با استفاده از این چند روش می توانید نامه رسمی را تهیه کنید تا از مشکلات متعاقب و عدم همکاری جلوگیری کنید. بسیاری از این موارد از اهمیت خاصی برخوردار هستند.
کاربرد حروف بزرگ در زبان انگلیسی در مکاتبات
همانطور که می دانید در زبان انگلیسی زیاد از حروف بزرگ استفاده نمی شود. اما دانستن موارد کاربرد آنها در مکاتبات یا نوشتن ایمیل ها مهم است. مهم ترین مورد استفاده این حروف، در ابتدای اولین کلمه در جمله است.
جمله را می نویسید اولین کلمه ای که در جمله دارید، حرف اول آن بزرگ نوشته می شود. نقطه که می گذارید، و قرار است جمله بعدی شروع شود، باز هم اولین کلمه جمله بعدی باید با حرف بزرگ نوشته شود.
موارد دیگری که از حروف بزرگ در آن استفاده می شود، اسامی روزها، ماه ها و علایم اختصاری مانند SMS، ADM اصطلاحاتی که بین المللی هستند به ویژه در تجارت مانند FOB، CFR و مواردی از این قبیل.
یک اسثناء هم وجود دارد. What did I say? برای ضمیر اول شخص مفرد، همیشه در هر حالی این ضمیر با حروف بزرگ نوشته می شود. فرقی نمی کند که اول، وسط یا آخر جمله باشد.
در زمان نوشتن نامه ها باید به این موارد حتما توجه شود تا یک نامه با وجه خوب، جذاب و مرتب را داشته باشید. باید دقت لارم را در کاربرد این حروف بزرگ به کار بگیرید. مخصوصا در نوشتن اسامی، و ماه ها که اغلب تکرار می شوند، رعایت کنید.
در بخش دوم نامه ها، ابتدای بخش Salutation، Dear sir/Madam حرف اول Dear با حرف بزرگ نوشته می شود.
می دانید که نوشتن کلیه کلمات جمله با حروف بزرگ، معمول نیست. زیرا خواندن جمله با مشکل مواجه خواهد شد. به همین دلیل هیچوقت روزنامه، کتابی در زبان انگلیسی را نمی توانید پیدا کنید که با حروف بزرگ نوشته شده باشد.
ولی باید بدانید که در بانک ها، معمولا متن اعتبارات اسنادی و پیام های خود را عموما با حروف بزرگ می نویسند.
به مثال های زیر توجه کنید.
Please dispatch us the sample. (لطفا نمونه ها را برای ما ارسال کنید.) P در ابتدای جمله با حرف بزرگ نوشته می شود.
اختصارات F.O.B
نوشتن نام کشورها، زبان، ملیت و دین Islam, Persian, Iranian, Iran
نوشتن ماه، روز و تعطیلات September, Friday, Christmas
نام و عناوین اشخاص Adam, John, Professor X
نام تجاری، شرکت و سازمان ها Audi, the United Nations, the Red Cross
نام مکان ها و بناهای تاریخی و قاره ها Asia, Persepolis, The Middle East
نام کشتی ها، فضاپیماها و قطارها Shabdis, Orient Express, Endeavor
نام کتب، اشعار، آهنگ ها و فیلم ها Pulp Fiction, Little Princess
برای عناوین و تیتراخبار روزنامه ها و مقالات DOGS BITE A MAN ( تمامی کلمات جمله با حروف بزرگ نوشته شده است.)
کاربرد علامتگذاری
در همه زبان ها برای نوشتن نامه، ایمیل یا هر چیز دیگر برای آنکه جملات معنی و مفهوم و هدف ما را دقیق به طرف مقابل برسانند، از علامت گذاری استفاده می شود. در انگلیسی به علامت گذاری Punctuation می گویند.
علامت گذاری، نمادها یا نشانه های غیرالفبایی استاندارد هستند که برای سازمان دادن نوشته و مشخص کردن عبارات و جملات استفاده می شوند. در زبان نوشتاری ایمیل یا نامه می توانیم به وسیله این علائم منظور خودمان را به درستی انتقال بدهیم.
نوشتن متن بدون علامتگذاری برای بیان احساسات و منظور واقعی مبهم می شود. به منظور برطرف کردن این کمبودها در نگارش می توانیم از نشانه های قراردادی و بین المللی استفاده کنیم.
با استفاده از علامت گذاری میتوانیم به متن یا نوشته روح گفتار را القا کنیم.
اهمیت نشانه یا علامتگذاری در نگارش به ویژه در نامه های بین المللی در این است که کاری را که واژه ها از بیان و نگارش آنها عاجز هستند، به روشن ترین صورت می تواند انجام دهد.
به کمک همین نشانه ها می توانیم پیام رساتر و روشن تری را به خواننده منتقل کنیم.
مهمترین فواید نشانه گذاری در مکاتبات
-به درست و آسان خواندن و درک صحیح متن کمک می کند.
-لحن و عواطف نگارنده نامه را به طرف مقابل منتقل می کند. لحن تهاجمی، آرام، التماسی یا... از نحوه استفاده از این نشانه ها در متن مشخص می شود.
-فاصله بین جملات و سطرها را مشخص می نماید. در متن نامه های تجاری، مثلا سه پاراگراف دارد. پاراگراف دوم را که می خواهید بنویسید، دو فاصله گذاشته سپس می نویسید.
-همبستگی متن را افزایش و جداسازی بخش های متن را تسهیل می نماید.
-معنای لغات را به درستی مشخص می کند.
-فکر نویسنده را به آسانی به خواننده منتقل می کند.
-علامتگذاری، تلاش و درگیری ذهن برای درست خواندن را کاهش می دهد. به کسی که در حال خواندن نامه ما است، کمک می کند که راحت تر منظور را بفهمد.