همیشه در مذاکرات باید به یکسری موارد توجه داشته و مهارتهای اصلی را برای مذاکره با کشورهای خارجی بلد باشید؛ چرا که تسلط مذاکره کننده سبب جلب توجه مخاطب می شود و شما را نسبت به سایر تجار متمایز می کند.
اقدامات و تمامی فعالیتهای قبل از مذاکرات، مقدمات روشهای مذاکرات، اعتمادسازی، سطحهای مختلف در مذاکره و اشکالات مذاکره و عواقب آن مسائلی هستند که در این مقاله به صورت کامل برای شما شرح خواهیم داد.
فرآیند فعالیتها و اقداماتی که باید قبل از مذاکر انجام دهید به این صورت است که شما ابتدا باید یک شناخت کامل و کلی در خصوص محصول پیدا کرده و با توجه به اینکه مشتری یا مخاطب در کدام کشور قرار دارد با یک بانک اطلاعاتی کامل ارتباط برقرار کنید تا در لحظه با توجه به نیاز مشتری بتوانید اطلاعات لازم را با استفاده از اسناد در اختیارش قرار دهید.
جمع آوری اطلاعات از منابع و پردازش آنها نیز باید انجام شود تا در ادامه با یک برنامه ریزی خوب بتوانیم مذاکره را عالی پیش ببریم؛ در این فرآیند به ابزارها و منابع نیاز داریم تا بتوانیم با آنها به بهترین شکل کار را پیش ببریم، مواردی از قبیل: سخت افزار، نرم افزار و نیروی انسانی.
اعتماد سازی یکی از اصلی ترین موارد در بحث مذاکرات است؛ به این دلیل که مخاطب همزمان که با ما در حال مذاکره است با چند تاجر دیگر نیز در ارتباط می باشد و هر یک که بهترین اعتمادسازی را انجام دهند کار را با همان فرد پیش می برد.
پس در این مرحله با توجه به لحظه به لحظه مکاتبات می بایست اسناد معتبری را در اختیار مخاطب قرار داد تا مرحله جمع بندی صحبتها را بتوان کامل و دقیق پشت سر گذاشت.
به عنوان مثال: اگر مشتری از ما درخواست قیمت کرد، به جای اینکه در لحظه قیمت را اعلام کنیم، باید در یک پروفرمای 3 یا 4 صفحه ای قیمتها را از درب کارخانه تا پورت مورد نظر به صورت جزء مشخص کرده و در ادامه بیان نماییم که با این مراحل قیمت کالا در فلان پورت این مبلغ می شود.
در بحث مقدمات و روشهای مذاکره لازم است بدانید که مذاکرات به حالتهای مختلفی انجام می شود؛ بهترین حالت پیش بردن مذاکره از همان مسیری است که مشتری با ما ارتباط برقرار کرده و سیگنال ارسال فرستاده است.
تا یک جایی از این مسیر، کار را با او پیش می بریم تا مرحله ای که با توافق مسیر به سمت پیام رسانها برده شود و بتوان اطلاعات و اسناد را به صورت کامل یا فایل و ویدیو ارسال کرد.
مذاکراتی که با مکالمه تلفنی پیش برده می شود، اعتماد سازی بیشتری به همراه دارد.
در خصوص سطحهای مختلف مذاکره همیشه باید به این مهم توجه داشت که مخاطب ما از کدام کشور ارتباط گرفته، چرا که برخی از کشورها خواستار سطح کیفی بالایی هستند و برخی دیگر متقاضی حد متوسط.
به عنوان مثال: کشور استرالیا یا قطر همیشه از ورود کالاهای با سطح پایین جلوگیری می کنند و خواستار کیفیتهای مرغوب هستند؛ ولی برخی از کشورها کیفیت چندان مهم نیست و چیزهای دیگری برایشان اولویت دارد.
پس در ابتدا باید به این مسئله دقت کنید که هدف ما کدام کشور است تا با سطح خود آن کشور مذاکرات را پیش ببریم.
اشکالات مذاکره و عواقب آن نیز باید مورد توجه قرار گیرد؛ در مذاکرات هیچ وقت نباید به گونه ای رفتار کنید که به بن بست برسید، بلکه باید در حین مذاکره یه وجه اشتراک بین خود با مخاطب پیدا کرده و از این طریق مذاکرات را پیش ببرید.
نویسنده: سعید زارع عضو شورای سیاستگذاری و مشاور تجاری آراد برندینگ
