محاسبه قیمت محصول در پروفرما
مهم‌ترین مسئله برای تاجرها این است که قیمت محصول را بدانند، بنابراین قیمت محصول را به‌درستی اعلام کنید. اعلام قیمت در پروفرما به این شکل نیست که مثلا بگویید قیمت خرما فلان مقدار است، بلکه باید نوع و ابعاد بسته‌بندی خود را هم مشخص کنید و قیمت واحد را بر اساس همین بسته‌بندی اعلام کنید.
در پروفرما مشخصات محصول و قیمت آن در یک جدول نوشته می‌شود. این جدول، چند بخش یا ستون دارد که آن‌ها را به ترتیب نام می‌بریم:
ثبت مشخصات محصول
ستون اول در جدول پروفرما Item یا ردیف است. در این بخش مشخص می‌کنیم که مشتری چند قلم جنس می‌خواهد. ستون دوم مربوط به Description یا توضیحات است. در این ستون توضیح می‌دهیم که قرار است چه جنسی ارسال شود و اگر این کالا مدل به‌خصوصی دارد، مدل آن را هم ذکر می‌کنیم. مثلا توضیح می‌دهیم که محصول مورد نظر پسته و از نوع اکبری است.
تعیین قیمت هر واحد از کالا
برای مشخص کردن قیمت هر واحد از کالا، ابتدا باید مقدار هر واحد را تعیین کنید. این مقدار در ستون Quantity تعیین می‌شود که می‌توان آن را به شکل اختصاری QTY نیز به کار برد. همچنین باید دقیقا مشخص کنید که این واحد بر حسب کیلوگرم، تن یا متریک تن است و یا موارد دیگر. در ستون بعدی یعنی ستون Unit price باید مشخص کنید که قیمت هر واحدی که در ستون Quantity ذکر شده، چقدر است. مثلا اگر کالای شما در واحدهای ده کیلوگرمی بسته‌بندی شده باشد، باید ذکر شود که هر واحد ده کیلوگرمی چقدر قیمت دارد.
محاسبه قیمت نهایی
گفتیم در Unit price مشخص می‌شود که قیمت کالا به ازای هر واحد چقدر است و در Quantity هم مقدار هر واحد تعیین می‌شود. از ضرب دو ستون Unit price و Quantity، به ستون Amount می‌رسیم و از جمع تمام ردیف‌های این ستون، Total یا جمع کل حاصل می‌شود.تعیین هزینه بسته بندی
ممکن است مشتری درخواست کند که محصول در بسته‌بندی بهتر یا زیباتری ارائه شود، در این صورت هزینه بسته‌بندی بالاتر می‌رود و علاوه بر افزایش هزینه بسته‌بندی، برای ارائه بسته‌بندی متفاوت به این مشتری، باید سود جداگانه‌ای هم برای خودتان در نظر بگیرید. بنابراین گزینه‌ای به نام Packing Charge در پروفرما تعریف می‌شود که در صورت احتمال افزایش یا کاهش هزینه بسته‌بندی، می‌توان به‌صورت جداگانه در این قسمت آن را ثبت کرد.
نحوه محاسبه وزن کالا
از جمله مواردی که در پروفرما مشخص می‌شود این است که آیا وزن کالا به‌صورت خالص محاسبه خواهد شد که به آن Net Weight می‌گویند و یا قرار است به‌صورت ناخالص محاسبه شود که Gross Weight نامیده می‌شود.تعیین نحوه پرداخت مبلغ قرارداد
باید در پروفرما مشخص کنید که معامله با چه واحد پولی انجام می‌شود، مثلا آیا قرار است با دلار و یورو معامله شود و یا به دینار و درهم. نحوه پرداخت پول یا Payment نیز باید تعیین شود؛ مثلا آیا قرار است با استفاده از اعتبار اسنادی پرداخت شود یا از طریق صرافی‌ها و یا موارد دیگر. همچنین در پروفرما باید نام و آدرس بانک و شماره حسابی که قرار است پول به آن واریز شود، مشخص کنید. همیشه این‌طور نیست که مشتری پیش از آماده‌سازی بار صد درصد مبلغ را به شما پرداخت کند. مثلا ممکن است مشتری در LOI اعلام کند که حاضر است پنجاه درصد پول را ابتدا پرداخت کند و بعد از آماده‌سازی بار و رسیدن آن به گمرک کشور فروشنده، پنجاه درصد بعدی را بپردازد. اگر شرایط برای پرداخت جزئی یا Partial Payment مهیا باشد، در پروفرما به این شکل نوشته می‌شود: Partial Payment= Allowed، یعنی امکان پرداخت جزئی برای مشتری وجود دارد.
شرایط تحویل بار
ممکن است شرایط به‌گونه‌ای باشد که کل بار برای مشتری یک‌جا ارسال نشود، بلکه بخش بخش به دست مشتری برسد. در چنین شرایطی، امکان Partial shipment مطرح می‌شود که آن را در پروفرما به این شکل می‌نویسند: Partial shipment= Allowed؛ یعنی امکان ارسال چند بخشی وجود دارد. در صورتی که امکان ارسال چند بخشی وجود نداشته باشد، در پروفرما نوشته می‌شود: Partial shipment= Not allowed. در بخش شرایط و مدت تحویل بار یا Delivery time باید مشخص کنید که پس از دریافت پول، بار چه زمانی برای مشتری ارسال خواهد شد. مثلا می‌توانید بنویسید یک هفته یا یک ماه پس از دریافت پول بار برای مشتری ارسال می‌شود. می‌توانید شرکت حمل‌کننده را نیز در پروفرما نام ببرید و مشخص کنید کدام باربری قرار است کار حمل و نقل کالا را به عهده بگیرد، اما الزامی برای این کار وجود ندارد و به دلخواه شماست.
کد بین المللی کالا یا HS Code چیست؟
در همه جای دنیا محصولی به نام رب گوجه‌فرنگی شناخته می‌شود، اما در هر نقطه از جهان برای آن اسم متفاوتی به کار می‌رود. برای اینکه بتوان در این زمینه به استاندارد واحدی رسید، به‌گونه‌ای که وقتی از محصولی صحبت می‌شود، همه منظور یکدیگر را بفهمند، از اعداد استفاده می‌کنیم. هر محصولی که نام ببرید، در اتاق بازرگانی جهانی با عدد مشخصی شناخته می‌شود که در اصطلاح صادرات به آن HS code می‌گویند. تمام مردم دنیا درک یکسانی از اعداد دارند، بنابراین اگر برای رب گوجه فرنگی، کد مخصوص به خودش یعنی ۲۰۰۲۹۰۱۰ را در پروفرما به کار ببرید، همه می‌فهمند درباره چه صحبت می‌کنید. برای به دست آوردن HS code یا کد بین‌المللی محصولات مختلف، می‌توانید به سایت اتاق بازرگانی تهران مراجعه کنید.