📺 کلاس های مجازی - اساتید در انتهای هر کلاس، سوالی را از مباحث جلسه طرح می کنند که در بخش پرسش و پاسخ قرار داده می شود.
❓ در بخش پرسش و پاسخ عضو شوید و درباره تجارت و اقتصاد بپرسید و پاسخ دهید.

پروفرما یا پیش فاکتور چیست؟ + فیلم

اگر خواهان موفقیت در صادرات هستید و دوست دارید مانند تاجران حرفه‌ای رفتار کنید، باید در کار خود از ابزارهای ضروری تجارت بهره ببرید. یکی از این ابزارها پروفرما یا پیش فاکتور است که باید پیش از قطعی شدن خرید مشتری، برای او صادر کنید.

در ادامه به شما می‌آموزیم که در پروفرما باید چه مطالبی عنوان شود، چگونه باید آن را برای مشتری صادر کرد و این سند چه تعهداتی برای فروشنده ایجاد می‌کند.

پروفرما یا پیش فاکتور چیست؟

Pro forma یا Pro forma invoice به معنی پیش‌فاکتور است که به اختصار به آن PI گفته می‌شود.
پروفرما به نوعی شبیه قرارداد است؛ یعنی بعد از اینکه مشتری خواسته خودش را در LOI یا Letter of intent اعلام کرد و در واقع فهمیدید که مشتری به چه کالایی نیاز دارد، می‌خواهد آن را با چه شرایط و قیمتی بخرد و چگونه مبلغ آن را پرداخت خواهد کرد، باید برای او پیش فاکتور صادر کنید.
در معامله با مشتریان صادراتی، پروفرما به تنهایی کارتان را با ۹۵ درصد مشتری‌ها راه می‌اندازد و معامله را تمام می‌کند. بنابراین باید در پیش فاکتور بسیار حرفه‌ای رفتار کنید. اما در یک پروفرما چه مواردی مطرح می‌شود؟

معرفی شرکت در پروفرما

اولین موردی که ذکر آن در پروفرما ضروری است، اسم شرکت شماست، بنابراین باید نامی را انتخاب و به مشتری خود اعلام کنید.
آیا ضرورت اعلام نام به مشتری به این معناست که باید شرکتی را ثبت کنید و پیش از شروع کار، مالیات بدهید؟
ممکن است شما هم مانند بسیاری از افراد چنین ذهنیت‌هایی داشته باشید، اما نگران نباشید. چون ما در آراد برندینگ از سال‌ها پیش با این دغدغه‌ها سر و کار داشته‌ایم و پاسخ همه آن‌ها را می‌دانیم.

چرا باید لوگو داشته باشیم؟

مورد بعدی که بعد از نام شرکت در پروفرما اهمیت دارد، آرم تجاری است که در اصطلاح به آن لوگو هم گفته می‌شود.
اگرچه وجود لوگو در پیش فاکتور ضروری نیست، اما استفاده از لوگو جلوه‌ای رسمی و شکیل به پروفرما می‌بخشد و شما را حرفه‌ای‌تر نشان می‌دهد.
برخی افراد گمان می‌کنند لوگوی خوب باید شکیل و پرنقش و نگار باشد و معیار آن‌ها در انتخاب لوگو، فقط زیبایی بصری است. اما باید بدانید که معیار برند شدن و شناخته شدن صرفا زیبایی نیست، بلکه معیار اصلی خدماتی است که ارائه می‌شود.
مثلا صفحه اول گوگل و رنگ‌های به کار رفته در آن را در نظر بگیرید. آیا طراحی این صفحه از نظر بصری بسیار زیباست یا فقط طرح‌های ساده‌ای می‌بینید که در آن رنگ‌های آبی و سبز به کار رفته؟
چرا گوگل قوی‌ترین موتور جستجو در دنیاست؟ مگر نه اینکه یاهو از نظر ظاهر و طراحی، زیباتر از گوگل است، پس چرا نمی‌تواند به جایگاه گوگل برسد؟

ارائه اطلاعات تماس در پروفرما

در پروفرما حتما باید آدرسی را ذکر کنید، این آدرس می‌تواند آدرس شرکت شما و یا آدرس تامین‌کننده شما باشد. همچنین لازم است شماره تلفن ثابت خود را در پروفرما درج کنید. البته می‌توانید از شماره مجازی هم استفاده کنید.
از جمله اطلاعات تماس دیگری که در پروفرما ذکر می‌شود، شماره فکس است. می‌توانید از شماره فکس فروشنده استفاده کنید، اما در گذاشتن یا نگذاشتن آن در پیش فاکتور مختارید.
بسیاری از تاجران در شهرستان‌ها فعالیت می‌کنند و ما معتقدیم اگر از شماره‌های ثبت‌شده در تهران استفاده کنید، امکان رشد بیشتری دارید.
با پرداخت هشتصد هزار تومان و یا بیشتر، می‌توانید به‌راحتی شماره همراهی با پیش‌شماره ۰۹۱۲ دریافت کنید. اما اگر در شهرستانی مثل مشهد زندگی کنید، آیا این امکان وجود دارد که خط ثابتی با پیش‌شماره ۰۲۱ داشته باشید؟

شماره ثابت مجازی چیست؟

می‌توانید از شرکت‌هایی که شماره‌های مجازی با پیش‌شماره ۰۲۱ ارائه می‌دهند، خدمات بگیرید. خدمات این‌گونه شرکت‌ها بسیار ارزان است و ماهیانه حدود بیست تا پنجاه هزار تومان قیمت دارد، هم‌چنین این شماره‌ها، همراه با سانترال و منشی تلفنی رایگان عرضه می‌شوند.
بنابراین وقتی مشتری با شماره شما با پیش‌شماره ۰۲۱ تماس می‌گیرد، گوشی همراه یا تلفن ثابت شما در مشهد زنگ می‌‌خورد.
برای استفاده از چنین خدماتی، نیازی به پرداخت هزینه اضافه برای دایورت ندارید و هزینه‌های شما فقط شامل همان پنجاه هزار تومان می‌شود که ماهیانه پرداخت می‌کنید.

ویژگی های ایمیل شرکتی

مورد دیگری که در پروفرما عنوان می‌شود، آدرس ایمیل است. بسیار مهم است که تاجران از چه آدرس ایمیلی استفاده کنند، اهمیت این مسئله تا جایی است که بسیاری از افراد به دلیل آدرس ایمیل نامناسبی که دارند، نزد مشتری اعتباری کسب نمی‌کنند و نمی‌توانند از او پول بگیرند.
برای نمونه ایمیلی مثل Maryam_2002@gmail.com یک آدرس ایمیل تجاری نیست و نمی‌تواند مورد استفاده تاجران قرار بگیرد.
برای معرفی مجموعه خود ابتدا باید سایت ویترینی داشته باشید و سپس با استفاده از آدرس این سایت، ایمیل info بسازید؛ مثل info@aradbranding.com یا info@aradbranding.ir. البته بهتر است از دامنه .com برای ایمیل‌های شرکتی استفاده شود.

شماره پروفرما چیست؟

برای هر پروفرما باید شماره دلخواهی را تعیین کنید که به آن Pro forma invoice number می‌گویند.
در نظر داشته باشید که این شماره فقط برای شما کاربرد دارد و جایی خارج از مجموعه شما ثبت حقیقی نمی‌شود.
برای مثال می‌توانید از حروف اول اسم خود، به اضافه تاریخ روز و شماره مشتری برای شماره پروفرما استفاده کنید. مثلا اگر این فرد دهمین مشتری امروز شماست، عدد ۱۰ را به انتهای شماره اضافه می‌کنید تا به یاد داشته باشید که این پروفرما برای او صادر شده است؛ مثل TZ-13980615-10.

دستیابی سریع به اطلاعات مشتری

ممکن است هر روز بیست یا سی مشتری با شما ارتباط برقرار کنند، بنابراین وقتی مشتری به سراغ شما می‌آید و می‌گوید شما چند ماه پیش به من پیش‌فاکتور دادید، چگونه می‌توانید به یاد بیاورید که این فرد کدام یک از مشتری‌های شماست؟
با استفاده از شماره‌ اختصاصی و منحصر به فردی که برای هر پیش‌فاکتور تعریف می‌کنید، می‌توانید این اطلاعات را به یاد بیاورید.
بدون استفاده از اعداد کار بسیار سخت می‌شود، اما با استفاده از اعداد می‌توانید به‌سرعت مشخص کنید که این فرد در چه تاریخی با شما ارتباط برقرار کرده، چه نوع پروفرمایی برای او صادر شده و درباره چه مواردی با او صحبت شده است.
همچنین می‌توانید با استفاده از شماره پروفرما او را به‌سرعت در بانک اطلاعاتی خود پیدا کنید و ببینید ارتباطات شما با او تا کجا پیش رفته است.

ثبت مشخصات خریدار

موضوع دیگری که باید در پروفرما آورده شود، نام و آدرس شرکت خریدار است.
مشتری پیش از این در LOI اسم شرکت خود، مشخصات و آدرس آن را اعلام کرده و لازم است شما هم این نام و آدرس این شرکت را در پروفرما ثبت کنید.

تاریخ صدور پروفرما

لازم است تاریخ صدور پروفرما در آن ثبت شود، اما نباید از تقویم شمسی برای تاریخ زدن استفاده کنید و یا اعداد فارسی را به کار بگیرید، بلکه باید از تاریخ میلادی استفاده کنید و اعداد آن نیز باید به انگلیسی ثبت شود. برای نشان دادن تاریخ صدور پروفرما از عبارت Pro forma invoice date استفاده می‌کنیم.

پس از ثبت تاریخ، باید مشخص کنید که پروفرمای صادرشده برای مشتری تا چه زمانی اعتبار دارد.

تعیین مدت اعتبار پروفرما

ما در کشوری زندگی می‌کنیم که قیمت کالاها روز به روز تغییر می‌کند، پس باید مدت اعتبار را در پروفرما ذکر کنید تا مشخص شود این پروفرما از زمان صدور تا چه تاریخی اعتبار دارد.
البته به خاطر داشته باشید که تمام موارد در پیش فاکتور به زبان انگلیسی نوشته می‌شود؛ مثلا عبارت Validity date of PI مدت اعتبار پروفرما را نشان می‌دهد.
سعی کنید برای تاریخ اعتبار پروفرما، از عبارت «تا فلان مدت» استفاده نکنید؛ چون این مسئله ابهام ایجاد می‌کند و مشخص نیست این مدت شامل روزهای اداری است یا روزهای تعطیل هم محاسبه می‌شود.
باید برای تاریخ اعتبار پروفرما عدد مشخص کنید؛ مثلا اگر تاریخ صدور پروفرما ششم سپتامبر باشد، تاریخ مشخصی را تعیین کنید. مثلا این پیش فاکتور تا دهم سپتامبر ۲۰۱۹ اعتبار دارد.
اگر برای تعیین مدت اعتبار پروفرما، از عباراتی مثل «تا یک هفته» یا «تا چهارشنبه» استفاده کنید، در آینده دچار مشکل می‌شوید.

تعیین روش های حمل و نقل محصول

لازم است نحوه و وسیله حمل و نقل را نیز در پروفرما تعیین کنید که به اصطلاح به آن Shipment یا Transport means می‌گویند.
مثلا این موضوع باید در پروفرما به اطلاع مشتری برسد که قرار است بار از کدام پورت ارسال شود، کما اینکه خود مشتری باید در LOI پورت مقصد را اعلام نماید و تعیین کند که بار باید به کدام پورت ارسال شود.
بنابراین هم پورت مبدا مهم است و هم پورت مقصد و هر دو باید در پروفرما ذکر شوند.

لزوم پای بندی فروشنده به تعهدات

مواردی که در پروفرما مطرح می‌کنید، بسیار اهمیت دارد. اگر در پیش فاکتور حرفی بزنید، مثلا بگویید این پیش فاکتور تا این تاریخ اعتبار دارد، اما بعد از آنکه مشتری پول را فراهم کرد و دوباره به سراغ شما آمد، بگویید قیمت عوض شده، این فرد می‌تواند از شما شکایت کند.
وقتی مشتری تا تاریخی که شما مشخص کردید پول را فراهم کرده، انتظار دارد جنس را تحویل بگیرد. بنابراین اگر بر خلاف گفته خود در پروفرما عمل کنید، طرف مقابل می‌تواند از شما شکایت کند و خسارت بگیرد.

ادامه ی مقاله در لینک زیر:

ثبت قیمت و مشخصات محصول در پروفرما + فیلم

دیدگاه خود را ثبت نمایید.

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.


15 پاسخ
  1. Avatar
    اعظم مسلمی پور گفته:

    با سلام واحترام
    اطلاعات خوبی در اختیار کاربر یا تاجر قرار می دهید ولی تا کاری به صورت تجربی انجام نشود هرگز اون تاجر در اراد نمی توانید معنی پرو فرما را در کند
    پس ابتدا باید کار به صورت تجربی انجام شود . متشکرم

    پاسخ
  2. Avatar
    اعظم (رونیا) مسلمی پور گفته:

    سلام وقت بخیر
    اطلاعات مفیدی در زمینه تجارت دارید . امیدوارم بتوانم از تجربیات واموزشهای شما بنحو احسن بهره ببرم . و با تجربه شما بزرگ‌ترین تاجر خانم در ایران بشوم . تمام سعی ‌وتلاش خودم را در این راه بکار خواهم برد . سپاسگزارم
    موفق وسربلند باشید. رونیا .

    پاسخ
    • Avatar
      احمد رحیم دل گفته:

      سلام. اطلاعات بسیار جالب و کلیدی رو ارائه میدهد. منتها وقت لازمه تا با تکرار و تمرین راه بیفتیم. ممنون از زحماتتون.

      پاسخ
  3. Avatar
    ناشناس گفته:

    سلام وقت بخیر.
    توضیحات بسیار عالی است ‌.امیدوارم در موقع انجام

    کار هم همینطور پیش بریم .

    پاسخ
  4. Avatar
    زهرا سینایی گفته:

    سلام وقت بخیر .

    اطلاعات داده شده بسیاار عالی است ‌امیدوارم در عمل

    و موقع انجام کار هم به همین خوبی بتونیم انجام

    بدیم .

    با تشکر فراوان.

    پاسخ
  5. Avatar
    شهلا حردانی گفته:

    شهلا حردانی

    سلام وقت بخیر

    اطلاعات داده شده بسیارمفید وعالی است

    ولی کاربایدبصورت عملی انجام شودتانتیجه

    مطلوب وتجربه حاصل شود

    امیدوارم بتوانم به نحواحسنت ازتجربه شما

    بهره ببرم وبزرگترین تاجر خانم ایران شوم

    باتشکروسپاس فراوان

    پاسخ
  6. Avatar
    داود پناهی گفته:

    باسلام

    اطلاعات بسیار مفیدی است باید در عمل با تکرار و تمرین و گذشت زمان یاد بگیریم تا ملکه ذهن شود تا روزی که
    یک کار عادی و پیش پا افتاده تلقی گردد. موفق باشید

    پاسخ
  7. Avatar
    رضا بهادری پور گفته:

    با سلام
    مطالب خوب واموزنده هست خوب درکش مطمئن باشین در زمان کار بیشتره ممنون بهادری پور

    پاسخ
  8. Avatar
    محمد عابدی گفته:

    سلام وقتتون بخیر من در جواب همه دوستان اینو بگم
    اول به اندازه تلاشی که می کنی نتیجه میگیری ولی بعد به اندازه نتیجه ای که میگیری تلاش نمی کنی
    این یعنی هر کاری اولش سخته ولی آخرش قشنگم
    موفق باشید

    پاسخ
  9. Avatar
    بهزاد غلامی گفته:

    سلام، همه مادنبال زندگی ایده آل هستیم ومن به یقین رسیدم که تنهاشرکت آرادبرندینگ هست آرزوهای دست نیافتنی که همیشه در حسرتش بودم باعث میشه به تمام اونها برسم، و لازم میدونم ازمدیریت و تمامی اساتید محترم تشکروقدردانی کنم

    پاسخ
  10. Avatar
    Ebrahim haghdost گفته:

    آموزشهاکه فوق العاده هست انصافا،بنده که نهایت سوءاستفاده رامیبرم،وخسته نباشیدوخداقوت به همتون میگم،وازنظربنده یه باگی که دارین اینه که مشخص نمیکنیدکه مثلا توچه مرحله ای پرایس وتوچه مرحله ای پکینگ وتوچه مرحله ای fcoوتوچه مرحله ایPIفرستاده بشه برای مشتری وما همه اینهاراباهم قاطی کردیم،اگه بیشترراهنمایی بکنیدممنونتون میشیم،ومطمئنم بهترین تاجردنیامی شوم ،به خودم ایمان دارم وتواین مسیریه پرادایم شیفت فوق العاده زدم،فقط امیدوارم توادامه مسیرتنهامون نگذاریدتاانشاالله همه مون به درامدهای مورددلخواهمون برسیم،دم غیرت تک تکتون گرم!!!!

    پاسخ
  11. Avatar
    Ebrahim haghdost گفته:

    اشتباه چاپی شدوپارادایم شیفت درست میباشد،درضمن اگه امکانش هست ترتیب فرستادن این پکینگ لیست ومابقی رابرام بفرستید،ممنونتون میشم دوستان خوبم

    پاسخ