اهمیت معرفی ساختار تجاری
از جمله مواردی که باید در کمپانی پروفایل معرفی کنید، ساختار کاری شماست. بنابراین باید یک چارت ساختاری برای مجموعه خود تعریف کنید و آن را در کمپانی پروفایل به مخاطبان عرضه کنید. با طراحی چنین ساختاری نزد مخاطب اعتبار کسب می‌کنید. این موضوع بسیار مهم است که ساختاری برای مجموعه خود داشته باشید، چون برای ارائه رفتار شرکتی هم به این ساختار نیاز دارید.
چرا باید چارت سازمانی داشته باشیم؟
تاجران بازار داخلی با ایجاد این چارت و organization موفق شدند مقدار فروش خود را افزایش دهند، بنابراین صادرکنندگان و تاجران بین‌المللی باید اهمیت بیشتری برای ساختار تجاری خود قائل باشند. مدل فکر، روش نظم دادن به تفکرات و مدل رفتاری شما در نتیجه‌گیری از کارتان موثر است. بسیاری از افراد موفق، پیش از ورود به کار برای خودشان ذهنیت و ساختار کاملی ایجاد کرده‌اند، تمام الگوها را کشیده‌اند و پیش از شروع کار از رفتار و سیستم کاری خود نقشه داشته‌اند. به همین دلیل این افراد بسیار موفق‌‌تر از کسانی هستند که چنین پیش‌زمینه‌هایی را ندارند.
نحوه ایجاد چارت سازمانی
اگر هنوز چارتی برای مجموعه خود ندارید و حتی هنوز پرسنلی هم استخدام نکرده‌اید، می‌توانید با استفاده از اطرافیان خود این چارت را تعریف کنید. به آن‌ها بگویید من در حال راه‌اندازی مجموعه‌ای تجاری هستم و می‌خواهم شما را به‌عنوان حسابدار استخدام کنم، اگرچه ممکن است در ابتدا ماهیانه یک ساعت کار داشته باشید، ولی اگر سیستم من بزرگتر شود، حتما شما را به‌عنوان حسابدار تمام‌وقت جذب می‌کنم. یا مثلا از پدرتان بخواهید مدیر عامل مجموعه شما باشد و خودتان مدیریت فروش را به عهده بگیرید. با اطرافیان خود در این‌باره به توافق برسید و به آن‌ها اطمینان بدهید که قرار نیست کار خاصی انجام بدهند، فقط ممکن است هر چند ماه یک بار، چند ساعتی درگیر کار شوند.
جایگاه مدیر عامل در ساختار شرکتی
اگرچه می‌توانید خودتان را هم در چارت سازمانی به‌عنوان مدیر عامل مطرح کنید، اما بهتر است شخصی با سن بالاتر در ساختار شما مدیر عامل باشد. درست است که شما قوی‌تر هستید، اما چون خودتان پاسخ پیام‌ها، مکاتبات و تلفن را می‌دهید، بهتر است به‌عنوان مدیر عامل دیده نشوید و شخص دیگری را معرفی کنید. از طرف دیگر، ارتباط مستقیم مشتری با مدیر عامل، اعتبار شما را پایین می‌آورد. شخصی که به‌عنوان مدیر عامل معرفی می‌کنید، سهام‌دار نیست و فقط از نظر اسمی مدیر عامل است. با خود او هم در این‌باره توافق کنید و به او اطمینان بدهید که قرار نیست این مسئله در جایی ثبت شود و او مجبور به پرداخت مالیات نخواهد شد. علاوه بر این، زمانی که مشتری خارجی دارید، مدیر عامل هم باید در جلسه حضور داشته باشد، اما خودتان را صرفا به‌عنوان مدیر فروش معرفی کنید.
کاربردهای چارت سازمانی
اگر ساختار تجاری منسجم و منظمی طراحی کنید، می‌توانید در معاملات تجاری به مخاطبان خود بگویید به تایید حسابداری نیاز است یا فلان قسمت باید بررسی کند. داشتن ساختار به شما اعتبار و هویت می‌دهد و ایجاد آن ضروری است. اگر پیش از شروع کار، در ساختار خود حسابدار تعیین کنید، پس از ورود به سیستم کاری یک حسابدار خواهید داشت. اگرچه ممکن است الان حسابدار شما کار خاصی نکند، اما به هر حال حسابدار دارید. همین مسائل برای شما اعتبار می‌آورد و ساختار شما را شکل می‌دهد. بنابراین پیش از شروع کار ساختار منسجمی را برای خودتان طراحی کنید تا به موفقیت برسید و نتیجه‌های بهتری بگیرید.معرفی مدیران ارشد شرکت
بخش دیگری از ساختار تجاری که باید در کمپانی پروفایل خود به آن بپردازید، بخش مدیران است. در این بخش مدیر اصلی مجموعه، مدیران ارشد و زیرمجموعه‌های آن‌ها معرفی می‌شوند. می‌توانید چند نفر از دوستان معتبر و قابل اعتمادتان را به‌عنوان مدیران مجموعه نام ببرید. توجه کنید که قرار نیست این اسم‌ها به‌عنوان سهامداران شرکت ثبت شود تا کسی بعدها بتواند ادعایی بکند، بلکه این افراد صرفا به‌عنوان مدیر معرفی می‌شوند. بنابراین با چند نفر از افراد قابل اعتمادی که می‌شناسید، درباره راه‌اندازی مجموعه صادراتی خود صحبت کنید و بگویید قرار است اسامی آن‌ها را در جایگاه مدیران ارشد عنوان کنید. با ایجاد چنین ساختاری و مشخص کردن جایگاه مدیران، به شرکت خودتان هویت و اعتبار می‌دهید. توجه داشته باشید که باید در کمپانی پروفایل درباره جایگاه و نقش مدیران مجموعه توضیح کاملی ارائه دهید.
راه های جلب اعتماد مشتری
اگر به مشتری بگویید: «اجازه بدهید با حسابداری صحبت کنم تا فاکتور شما را صادر کنند» با اینکه بگویید: «اجازه بدهید فاکتورتان را صادر کنم» تاثیر بسیار متفاوتی در برداشت مخاطب از سیستم کاری شما و شکل‌گیری اعتماد او دارد. اگر در مکاتبات و مذاکرات ایمیلی با مشتری، از ایمیل‌های مختلفی برای accounting، CEO، direct management، sales management و نماینده‌های خود استفاده کنید، نزد مشتری اعتبار کسب می‌کنید. مثلا اگر مشتری از ایمیل accounting پیامی دریافت کند، مطمئن می‌شود که شما حسابداری دارید و به این نتیجه می‌رسد مجموعه معتبری هستید. هر چند ممکن است مدیریت همه این ایمیل‌ها به عهده یک نفر باشد، اما داشتن چنین ایمیل‌هایی باعث اعتمادسازی نزد مخاطب می‌شود. علاوه بر این، اگر برای مذاکره و صحبت با مشتری چنین ساختاری داشته باشید، می‌توانید بسیاری از چالش‌های مذاکره با مخاطب را حل کنید.