مشخصات فروشنده ( SELLER )
SELLER فروشنده کالا است. فروشنده کالا شما هستید و باید اطلاعات و مشخصات خودتان را در این قسمت درج کنید. در ستون اول بخش " مشخصات فروشنده " اسم و آدرس و اطلاعات تماس تان را درج می کنید. اگر شرکت شما دفتر خاصی ندارد، یک آدرس تقریبی بنویسید؛ مثلا قم- شهرک شکوهیه – فاز 4 .مشخصات خریدار ( BUYER )
BUYER خریدار کالا است. شما باید اسم و آدرس و اطلاعات تماس خریدار را در قسمت " مشخصات خریدار " درج کنید. مقابل قسمت مشخصات فروشنده شماره FCO و تاریخ آن را درج می کنید. شکل جدولها و اسم فونت و سایز و رنگ آن در FCO کاملا اختیاری است و هر گونه که دوست دارید می توانید طراحی کنید.گزارش قیمت ( PRICE SUMMARY )
PRICE SUMMARY یعنی به مشتری قیمت کالایتان را اعلام می کنید.
ممکن است همین قسمت PRICE SUMMARY چندین صفحه شود؛ چون به مشتری گزارش کامل قیمت را می دهید.
PRICE SUMMARY چند پارامتر دارد
1- DESCRIPTION یعنی توضیحات؛ اگر محصول تان چند آیتم دارد در این قسمت چند آیتم کالایتان را توضیح دهید.
2- QUANTITY ( M T ) یعنی تعداد و وزن؛ محصول شما اگر بر اساس تن یا کیلوگرم سنجیده می شود تعداد تن و کیلوگرم آن را در این قسمت یادداشت می کنید و اگر هم بر اساس سانتی متر یا متر معکب سنجیده می شود سانتی متر یا متر معکب محصول را در این قسمت با 5% TOLERANCE ( یعنی اختلاف ) در زمان تحویل بار می نویسید.
3- UNIT PRICE این هم واحد اندازه گیری دیگر محصول است؛ مثلا متر مربع یا سانتی متر یا کیلوگرم و گرم است؛ در هر واحد قیمت کالا شما چند است؟ مثلا کالا شما بر اساس لیتر است قیمت یک لیترش چه قیمتی است؟ در این قسمت باید قیمت کوچک ترین واحد اندازه گیری را بنویسید.
4- AMOUNT یعنی قیمت کل؛ در این قسمت جمع کل قیمت کالایتان را می نویسید.
5- DELIVERY FOB یعنی شما متعهد می شوید کالا را با همین قیمت به روش FOB به مشتری بفروشید.
اعتبار ( VALIDITY )
تاریخ اعتبار FCO را در این قسمت درج می کنید.اورجینال یا منشا کالا ( COUNTRY OF ORIGIN )
در این قسمت نام کشور مبدا و صادرکننده کالا را بنویسید، اگر می خواهید در زمان تحریم دچار مشکل نشوید بهتر است در این قسمت بنویسید Any Countryin In Middle Fast یعنی کشور مبدا یکی از کشورهای خاورمیانه است. اگر مشتری از شما پرسید :" من کالا را از ایران خرید می کنم اما چرا دقیق نام ایران ذکر نمی شود؟ " در جوابش بگوید :" چون ما نمی خواهیم مشکلات تحریم مانع تجارت مان شود از این اصطلاح استفاده کرده ایم ".مقصدهای ممکن ( DESTINATION: Any Port )
DESTINATION یعنی کالا به کدام کشور ارسال شود. اگر در قسمت DESTINATION عبارت " Any Port " نوشته شود؛ یعنی بار باید به هر پورتی که مشتری می خواهد ارسال شود.نحوه پرداخت ( PAYMENT TERMS : T T )
نحوه پرداخت اصطلاحات مختلفی دارد اما اصطلاح معروف و رایج آن T T یا LC است؛ یعنی شما می توانید با روش T T به توافق برسید یا به روش LC . در روش T T معمولا 50% از مبلغ کل قرارداد اول پرداخت می شود ( هر چند پرداخت 50% از کل قرارداد در مبالغ زیاد برای شرکت های تازه کار سخت و مشکل است ) و 50% باقی مانده بعد از دریافت کالا پرداخت می شود.پیش پرداخت
در بحث پیش پرداخت کالا باید به گونه ای برنامه ریزی کنید که در مرحله اول مشتری به شما مبلغی را پرداخت کند و بعد شما به دنبال تامین، کالای او باشید و در مراحل بعد نیز باید به گونه ای عمل کنید که اگر مشتری در هر مرحله ای نخواست پول شما را پرداخت کند، نه شما ضرر کنید و نه تولیدکننده.
هر قدر مبلغ پیش پرداخت کمتر باشد، شرایط برای شرکت های تازه کار بهتر و راحت تر است و هر قدر مبلغ پیش پرداخت بیشتر باشد، شرکت های تازه کار باید هزینه اعتمادسازی بیشتری پرداخت کنند؛ یعنی باید طرف مقابل را کاملا متقاعد کنید که شما شرکت معتبری هستید تا با شما معامله کند.
اگر تاجری نمی تواند از مشتری پیش پرداخت دریافت کند باید میزان ریسک کارش را کم کند؛ یعنی اگر قرار است ده کانتینر بار به کشوری صادر کنید، ده کانتینر را به یک کانتیتر کاهش دهید.
اگر مشتری از شما بخواهد کالا را در چند مرحله ارسال کنید، شما باید در هر مرحله اسناد و مدارکی مبنی بر آماده کردن کالا برای مشتری ارسال کنید تا یک FCO کامل و جذاب داشته باشید.
آنالیز یا پارامترهای کمی و کیفی کالا ( SPECIFICATLON STANDARD DATA AS FOLLOWING )
پارامترهای کمی و کیفی برای اندازه گیری کیفیت کالا. نکته مهم این است که چیزی به اسم استاندارد قطعی وجود ندارد؛ یعنی زمانی که مشتری می خواهد از شما خرید کند یک واحد استاندارد را برای اندازه گیری واحد کمی و کیفی در نظر دارد، نه اتحادیه اروپا؛ یعنی لازم نیست کالای شما برای اخذ استاندارد اتحادیه اروپا به اروپا ارسال شود. استاندارد کشور خریدار مهم نیست بلکه پارامترهای اندازه گیری برای مشتری که نمایانگر محصولی که خرید می کند باشد؛ مهم است. در یک صورت نمونه کالا برای اخذ مدرک استاندارد به خارج از ایران فرستاده می شود که تجهیزات کنترل کیفی در ایران موجود نباشد که در اکثر کالاها تجهیزات کنترل کیفی آن موجود است. استاندارد کالا را شرکت های بازرسی انجام می دهند.پروسه خرید و فروش ( BUYING AND SELLING PROCEDURE )
شما زمانی که می خواهید کالایی را بفروشید باید به مشتری خود مراحل و مسیرهای خرید و فروش را اعلام کنید؛ هر قدر پروسه خرید و فروش دقیق تر و جزئی تر باشد مشتری راحت تر می تواند کار کند. مجموعه آراد چند مسیر از پروسه خرید و فروش را تعیین کرده است که به برخی از آنها اشاره می شود 1- زمانی که خریدار FCO را دریافت کرد، باید آن را تایید کند و کپی FCO را امضاء کند و تا قبل از پایان اعتبار FCO آن را برای فروشنده ارسال کند. 2- در مرحله بعد فروشنده یک پروفرما اینویس برای خریدار ارسال می کند؛ در پروفرما اینویس شما می توانید تاریخ هم ذکر کنید اما اگر تاریخ ذکر شد باید تا پایان آن تاریخ کالا به همان قیمتی که در پروفرما اینویس قید شده است به مشتری فروخته شود. 3- قرارداد را دو طرف ( فروشنده و خریدار ) امضاء کنند و برای یکدیگر ارسال کنند. 4- پنج روز پس از امضاء قرارداد خریدار باید پول را در وجه فروشنده در بانک مورد تایید ارسال کند و بعد از آن زمانبدی حمل و نقل را دو طرف توافق می کنند. اگر در حین کار مراحل دیگری هم دارید مثلا پرداخت چند مرحله ای است باید در این قسمت چند مرحله بودن پرداخت را هم بیان کنید.مدارک مورد معاوضه ( DOCUMENTS WILL BE ISSUED )
فروشنده به خریدار می گوید اگر با من معامله کنید پس از انجام کار مدارک و اسناد را به شما تحویل می دهم. مدارک مورد معاوضه عبارتند از 1- COMMERCIAL INVOICE یا فاکتور رسمی. 2- CERTIFICATE OF QUANTITY AND/OR QUANTITY ISSUED یعنی گواهی بر اساس آنالیز بیان شده صادر می شود. 3- FULL SET OF BILL OF LADING SHOULD ISSUE TO ORDER OF CONSIGNEE . اگر مشتری نیاز به بارنامه داشته باشد، بارنامه را به اسم خود مشتری صادر می کنید یا به نام بانک. 4- CERTIFICATE OF ORIGIN یعنی گواهی مبدا. گواهی مبدا را دو گونه می توان صادر کرد یاتوسط شرکت بازرسی یا توسط اتاق بازرگانی. 5- INSURANCE TO BE COVERED BY BUYER AT HIS COST . اگر کالا نیاز به بیمه دارد باید توسط خریدار بیمه شود. 6- FCO قابلیت جابجایی به اسم فرد دیگر ندارد. 7- اگر قرار است LC صادر شود، باید اعتبار شش ماه داشته باشد. 8- همه هزینه های بانکی و کمسیون ها را باید خریدار پرداخت کند. 9- اگر فروشنده موارد جدیدی بخواهد به FCO اضافه کند سه روز مهلت دارد.FORCE MAJEURE
FORCE MAJEURE شامل حوادث مثل طوفان، جنگ، زلزله و کلیه بلایای طبیعی می شود.داوری ( ARBITRATION )
درباره داوری چند نکته وجود دارد
1- زبان مشترک را مشخص کنید.
2- محل داوری ( مثلا پاریس یا تهران ) را مشخص کنید.
3- شخص تامین کننده هزینه های داوری را باید مشخص کنید.
4- محل داوری معمولا اتاق بازرگانی است.
در انتهای FCO اطلاعات خریدار و فروشنده و محل مهر و امضاء آنها است که باید دو طرف FCO را مهر و امضاء کنند.