کمپانی پروفایل چیست؟
کمپانی پروفایل، فایلی است که در آن خود و مجموعه‌تان را معرفی می‌کنید. از جمله مواردی که در یک کمپانی پروفایل ارائه میشود عبارت‌اند از: اهداف و مسیر کاری، خدمات و محصولات، شیوه‌های بسته‌بندی، متدهای حمل و نقل محصول، خدمات و روش‌های پرداخت، معرفی تولیدی یا کارخانه تولیدکننده محصول، استانداردها و گواهی‌نامه‌ها، شرکای کاری، مدیران مجموعه و غیره.چگونه خود را معرفی کنیم؟
متاسفانه در کشور ما کمپانی پروفایل و کاتالوگ را یکی می‌دانند و تصور می‌کنند داشتن یک کمپانی پروفایل یا کاتالوگ برای معرفی مجموعه تجاری کافی است. داشتن ساختار مناسب در کنار معرفی کامل، در سیستم کاری شما بسیار تاثیرگذار است، به‌گونه‌ای که مشتریان به خاطر رفتار شما و کافی بودن اطلاعاتی که ارائه می‌دهید، به مجموعه شما اعتماد می‌کنند. شیوه صحیح رفتار با مشتری شاکله‌هایی دارد؛ مثل اینکه چگونه دیده شوید و چه مواردی را بیان کنید تا مخاطب برای برقراری ارتباط با شما، کمترین میزان سوالات را داشته باشد.مزایای کمپانی پروفایل
بسیاری از تاجران توان بالایی در مکالمه به زبان انگلیسی ندارند یا ممکن است مخاطب آن‌ها هم در مکالمه به زبان انگلیسی چندان قوی نباشد و برای مذاکره با مشکل مواجه شوند. بنابراین داشتن کمپانی پروفایل کامل، سوالات مشتری را به حداقل می‌رساند و این برای مخاطبی که در مکالمه به زبان‌های خارجی ضعیف باشد، بسیار سودمند خواهد بود. در اینجا این سوال مطرح میشود که وقتی می‌توان تمام اطلاعات لازم را از طریق سایت در اختیار مشتری گذاشت، پس چه نیازی به کمپانی پروفایل است؟ پاسخ این است که بر خلاف کمپانی پروفایل، شما در سایت نمی‌توانید اطلاعات خود را در قالب یک فایل جامع قرار بدهید، بلکه اطلاعات شما در منوها و بخش‌های مختلف پراکنده میشود و فرد باید برای کسب اطلاعات مورد نیازش در سایت جستجو کند و کار برای او سخت میشود.
بهترین روش ارائه اطلاعات به مشتری
در کمپانی پروفایل این امکان وجود دارد که اطلاعات بر اساس ترتیب و شاکله مشخصی طبقه‌بندی شوند، این خصوصیت به همراه منسجم بودن اطلاعات، زیبای بصری و ظاهری متفاوت با سایت ایجاد می‌کند. علاوه بر زیبایی و کیفیت بصری، در کمپانی پروفایل این امکان وجود دارد که اطلاعات خود را با کیفیت، اندازه، فونت و هر شکلی که دوست دارید نمایش بدهید. در کمپانی پروفایل بیش از آنکه محتوا صحبت کند، عکس‌ها صحبت می‌کنند. بنابراین حتما باید برای کمپانی پروفایل خود عکس‌های اختصاصی داشته باشید تا کار و محصول‌تان خوب دیده شود.ارتباط آسان با مشتریان خارجی
یکی از مزایای کمپانی پروفایل این است که شما می‌توانید به‌راحتی آن را به چند زبان ترجمه کنید. کمپانی پروفایل در نهایت بین ده تا بیست صفحه میشود و متن آن به‌تنهایی به پنج یا ده صفحه هم نمی‌رسد. بنابراین می‌توانید با پرداخت هزینه اندکی، کمپانی پروفایل خود را به هر زبانی که می‌خواهید، ترجمه کنید. مثلا اگر مخاطبان چینی دارید، می‌توانید به‌راحتی آن را به چینی ترجمه کنید. در این صورت نیازی به طراحی مجدد کمپانی پروفایل برای هر گروه از مخاطبان نیست و فقط کافی است که متن ترجمه‌شده جایگزین شود. اکثر تاجران دنیا از ایمیل و یا برخی پیام‌رسان‌ها برای مکاتبات و مذاکرات تجاری خود استفاده می‌کنند و ارسال کمپانی پروفایل از این طریق باعث میشود که راحت‌تر بتوانند اطلاعات کسب کنند و نسبت به مجموعه شما اطلاعات کامل‌تر، جامع‌تر و قابل اعتمادتری به دست بیاورند.تفاوت کمپانی پروفایل و کاتالوگ
بر خلاف تصور موجود، کمپانی پروفایل با کاتالوگ متفاوت است. کاتالوگ فایلی است که در آن فقط به معرفی محصول و بیان مشخصات آن پرداخته میشود، اما هدف کمپانی پروفایل، معرفی مجموعه و توانمندی‌های آن است، نه معرفی محصولات و شاخصه‌های آن‌ها. بنابراین در یک کمپانی پروفایل علاوه بر معرفی خدمات و سیستم کاری مجموعه و ارائه رزومه شرکت، محصولات فقط به‌صورت کلی معرفی می‌شوند و در انتها نیز اطلاعات تماس قید میشود.
در کاتالوگ چه بنویسیم؟
در کاتالوگ به‌صورت مشخص به معرفی یک محصول یا محصولات مختلف و پارامترهای کمی و کیفی آن‌ها پرداخته میشود. به عبارت دیگر، specification یا تمام داده‌های به‌خصوصی که مخاطب برای خرید حرفه‌ای محصول نیاز دارد، باید در کاتالوگ بیان شود، بنابراین در کاتالوگ مواردی مثل مشخصات محصول، اندازه، کیفیت، وزن و ظرفیت‌های آن ذکر میشود. [av_notification title='' color='blue' border='solid' custom_bg='#444444' custom_font='#ffffff' size='normal' icon_select='no' icon='ue800' font='entypo-fontello' admin_preview_bg=''] به دلیل تغییرات مداوم محصولات و افزایش یا کاهش تعداد آن‌ها، در کمپانی پروفایل به معرفی جزئی محصولات نمی‌پردازیم، اما در کاتالوگ می‌توانیم اطلاعات را بر اساس نیازهای مخاطبین و تغییرات محصولات، کم و زیاد کنیم و تغییر بدهیم. [/av_notification] در کاتالوگ حتی می‌توان ظرفیت تولید محصول، تنوع کیفی آن و حداقل و حداکثر مقدار سفارش را هم مشخص کرد.شناسایی نیازهای مشتری
فرایندهای تجاری باید بر اساس اصول مشخصی پیش برود. وقتی مشتری می‌خواهد کالایی را بخرد و شرکت عرضه‌کننده آن نتواند خودش را به خوبی معرفی کند، نباید توقع داشته باشند که از آن‌ها خرید شود. بنابراین هر چه بهتر مخاطب خود را درک کنید و نیازهای او را در کاتالوگ و کمپانی پروفایل در نظر بگیرید، بهتر می‌توانید محصول و مشخصات آن را ارائه بدهید و اعتماد مخاطب را برای همکاری با خود جلب کنید. کاتالوگ در اینکه مخاطب بپذیرد شما واقعا محصول را در اختیار دارید، موثر است و حتی با کاتالوگ می‌توانید به مخاطب نشان بدهید که کالا را در مقصد دقیقا با چه شرایط و کیفیتی تحویل می‌گیرد. بنابراین در تکمیل و آماده‌سازی کاتالوگ، اصول کار را رعایت کنید.اهمیت اطلاعات در تجارت
ارائه درست داده‌ها به شما کمک می‌کند که جزئیات کاملی را درباره حوزه فعالیت و محصول خود در اختیار مشتریان بگذارید، بنابراین باید سعی کنید کمپانی پروفایل جامعی تهیه کنید. بسیاری از مجموعه‌های بزرگ اطلاعات کاملی در اختیار مشتریان خود قرار نمی‌دهند، در حالی که نقص اطلاعات در ارتباطات تجاری و تجارت بین‌الملل بسیار زیان‌آور است و برای تاجران یک امتیاز منفی حساب میشود.