نامه نهایی کردن سفارش:
Sub: Pl dated While acknowledging the receipt of your formal proforma invoice dated as above, we are planning to administer the payment on the base of the agreed contract no… (Pl no…). To save time, you are kindly requested to start the packaging and coordinate the shipment (book the container). Kindly advise the ETD of the vessel to have an exact schedule. Looking forward to hearing from you.
زیر: Pl مورخ ضمن تایید دریافت فاکتور غیر رسمی خود به تاریخ بالا، ما در حال برنامه ریزی برای پرداخت هزینه براساس قرارداد توافق شده شماره ... (pl شماره...) هستیم. برای صرفه جویی در وقت، لطفا شروع به بسته بندی و هماهنگی حمل و نقل کنید (ظرف را رزرو کنید). با مهربانی به ETD کشتی توصیه کنید تا یک برنامه دقیق داشته باشد. انتظار دارم که جواب را از خود شما بشنوم.
در نامه نهایی کردن سفارش چه نکاتی وجود دارد؟
1. متن اصلی نامه این را می رساند که ممکن است نویسنده از انتخاب این عنوان اهداف مختلفی را داشته باشد. شاید هدف تاکید بر زمان و تلاش جهت سرعت بخشی به کار باشد.
2. از طرف دیگر عناوین دربرگیرنده تاریخ و یا شماره اسناد می تواند مبین دقت و نظم نویسنده باشد. همین یک عنوان در این نامه مفهوم بسیاری در خود دارد.
3. در این نامه روش پرداخت مشخص نشده است اما نویسنده به صراحت به فروشنده اعلام می کند که در حال برنامه ریزی جهت انجام پرداخت است. از فروشنده می خواهد جهت استفاده بهتر از زمان بسته بندی کالا را شروع و هم زمان کانتینر مورد نیاز را هم رزرو کند.
4. این نامه برای شرایطی مناسب است که خریدار می داند کالا بسته بندی نشده است و ضمنا حمل و نقل بین المللی هم با توجه به قاعده انتخاب شده یعنی اینکوترمز است که بر عهده فروشنده است.
منظور از ETD در نامه نهایی کردن سفارش چیست؟
منظور از ETD زمان تخمینی یا زمان مورد انتظار شروع حمل است که چقدر زمان می برد تا از کشور مبدا به دست خریدار برسد. در واقع این تاریخ زمان تقریبی شروع حمل و نقل بین المللی را نشان می دهد.
معمولا توصیه نمی شود از ETD استفاده شود مگر عبارت مورد نظر یک عبارت شناخته شده بین المللی باشد. اولین گزینه ای که در جستجو گوگل بالا می آید از تعریف ETD در مورد بازرگانی است. Estimated Time of Delivery که Estimated Time of Departure ظاهر می شود.
در صورت استفاده از مخفف ها چه موردی باید رعایت شود؟
یک عبارت شناخته شده بین المللی که می توان از آن استفاده کرد. در صورتی که از کلمات مخفف شده یا عبارت های ملی یا منطقه ای استفاده می کنید بهتر است داخل کلمات کامل عبارت مورد نظر را بنویسید.
به عنوان مثال: Considering the rules of regulation in Blyth by IRICA با توجه به قوانین تنظیم در Blyth توسط IRICA. IRICA یعنی مرکز و مدیریت گمرک جمهوری اسلامی ایران است.
IRICA یک عبارت ملی است و اگر بخواهید از آن استفاده کنید باید کلماتی که کامل کننده مربوط به عبارت است را داخل پرانتز بیاورید. کلمه vessel یعنی شناور دریایی یا همان کشتی که وسیله حمل است.
نامه خرید و سفارش کالا کمتر از حداقل مقدار سفارش:
Sub: trial order You are kindly informed that, this is a trial order and further bulk orders will follow if our complete satisfaction is met in this trial order. Your kind attention to the above would be highly valued for our future mutual business relation.
زیر: دستور آزمایشی با مهربانی به شما اطلاع داده می شود، این یک سفارش آزمایشی است و در صورت تامین رضایت کامل ما از این سفارش آزمایشی، سفارشات عمده دیگری دنبال می شود. توجه مهربانانه شما برای روابط تجاری متقابل آینده بسیار ارزشمند خواهد بود.
مهمترین دلیل عدم قبول سفارشات کمتر از حد معین شده
در نامه سه جمله ای بالا مطالب تاثیرگزار ارائه شده است. شرکت ها معمولا حداقل مقدار سفارش را در تجارت خود لحاظ می کنند. به بیان دیگر سفارش هایی که کمتر از حد معین هستند را نمی پذیرند. مهمترین دلیل عدم قبول سفارشات این چنین اقتصادی و به صرف نبودن آن ها است.
شما به عنوان فروشنده و صادرکننده یا به عنوان خریدار از فروشنده (در خارج از ایران است) متوجه هستید که در سفارشات یک حداقلی تعیین شده است که از آن کمتر نمی توان سفارش داد چرا که اقتصادی نخواهد بود.
شرکت ها در تجارت به دنبال چه مشتریانی هستند؟
در اغلب مواقع افراد مایل هستند کمتر از آن حدی که تعریف شده کالا را بخرند، معمولا شرکت ها در تجارت به دنبال مشتری بزرگ و مناسبی هستند که سفارش های جاری آن ها قابل توجه باشد یا به دنبال مشتریانی هستند که در آینده نزدیک سفارشات بزرگی داشته باشند.
در صورتی که نتوانید اکنون سفارشات بزرگی داشته باشید بهتر است آینده جذابی را برای طرف مقابل به تصویر بکشید. این کار را می توان در نامه خود به راحتی با نوشتار بسیار زیبا آینده جذاب همکاری خود و او را در یک تصویر به خوبی ترسیم کنید.
نکاتی که در متن نامه خرید و سفارش کالا کمتر از حداقل مقدار سفارش وجود دارد؟
1. بهترین دلیل برای خرید کمتر از حداقل مقدار تعیین شده سفارش آزمایشی خوانده شدن آن است. یک خرید نخستین است برای موارد متعدد دیگری که به دنبال خواهد داشت.
آزمایشی بودن این سفارشات یعنی این که سفارش دهنده می خواهد کیفیت کالا، قدرت خرید بازار کالا، نیاز بازار برای کالا، هزینه ها، شرایط ورود به بازار را مورد آزمایش و بررسی قرار دهد.
2. سفارشات بزرگ در آینده نزدیک اتفاق می افتد.
3. در صورتی که رضایت کامل از این سفارش جلب شود.
4. اگر رضایت ما جلب شود سفارشات متعددی در راه خواهد بود.
5. اعلام قیمت مثلا پانصد عدد از کالای مورد نظر را به عنوان درخواست آزمایشی است. اما قیمت را برای پانصد عدد لحاظ نکند.
فرض را بر این گذارد که پنج هزار از این کالا را می خواهید قیمت پنج هزار عدد را اعلام کند. تا بتوانید تخمین دقیق تری را از هزینه های اصلی خود در آینده داشته باشید.
6. توجه مهربانانه شما برای روابط تجاری متقابل آینده بسیار ارزشمند خواهد بود. با نوشتن این جمله تلاش شده است خواننده را برای ایجاد رابطه متقابل جذاب وعده دهد.
فروشنده در آینده تجارت خود می تواند روابط متقابل جذاب خریدار داشته باشد. اما این مستلزم آن است که فروشنده پذیرا باشد.
7. نکته بسیار مهم در این نوع مکاتبات این است که بزرگ نمایی بیش از حد به هیچ عنوان توصیه نمی شود.
برخی مواقع برای سپری شدن یا گذراندن یک دوره بسیار سختی ممکن است کمی بزرگ نمایی هم شود. ولی اگر این موضوع تبدیل به روندی در ارتباطات تجاری شود موجب سلب اعتماد طرف مقابل خواهد شد اعتماد ایجاد شده را به راحتی از دست خواهد رفت.
اگر این نامه سفارش به دست شما برسد جذابیتی برای شما دارد؟
اولین چیزی که به ذهن فروشنده می رسد این موارد است:
1. حتما یک پتانسیل خوبی به عنوان یک مشتری دارد که با این نامه به من نشان می دهد.
2. موضوع نامه هم (سفارش آزمایشی) بسیار جذاب انتخاب شده است.
3. مشخصات نویسنده نامه که فرد منظمی است، نمی خواهد بی گدار به آب بزند، همه مسائل را قبل از هر چیزی می خواهد بررسی کند، با یک برنامه ریزی درستی دارد تجارت خود را پیش می برد.
4. با پذیرش فروشنده این فرصت را به او می دهد، کالا را می فرستد و یا جواب نامه می دهد و در این مسیر قرار می گیرد.
واژگان مربوط به انواع سفارش ها و توضیحات آن ها:
1. Bulk order: سفارش بزرگ یعنی سفارش قابل توجه و بزرگ برای کالاهای فله و غیر فله به کار می رود.
هرچند عبارت bulk برای کالاهای فله و بدون بسته بندی استفاده می شود ولی وقتی در کنار کلمه order قرار می گیرد به بزرگ و قابل توجه بودن ترجمه می شود.
2. Substantial order: سفارش اساسی به معنای سفارش بزرگ برای کالاهای مختلف می باشد.
3. Considerable order: سفارش قابل توجه به معنای سفارش بزرگ و ارزشمند است.
4. Trial order: سفارش آزمایشی یعنی سفارش اولیه برای آزمایش موارد مختلف از جمله: کیفیت،کشش بازار و ...
در صورت موفقیت آمیز بودن این سفارش آزمایشی همان گونه که در نامه آمده بود سفارش های بزرگ تری در راه خواهد بود و این جمله در دید فروشنده بسیار جذاب است.
5. Conditional order: سفارش مشروط به معنای سفارشی که موکول اتفاق افتادن یک یا چند شرط است.
به عنوان مثال سفارشی که در توان فروشنده در تحویل کالا در زمان تعیین شده این مورد معتبر خواهد شد یا سفارشی که در صورت اعطاء پنج درصد تخفیف معتبر خواهد بود.
6. Urgent order: سفارش فوری یعنی این که کالای مورد معامله باید به سرعت در یک بازه زمانی تعیین شده ارسال و حمل گردد.
در این گونه سفارشات معمولا از حمل و نقل هوایی استفاده می شود. کالا با اهدافی همچون حضور در نمایشگاه یا موارد فوری دیگر مبادله می شود.