نحوه تنظیم و صدور FCO ( پیشنهاد رسمی ) + فیلم

برای عقد قرارداد و پاسخگویی به مشتریان صادراتی لازم است تا یک پیشنهاد رسمی با نام FCO برای آنها ارسال کنیم، که در این مقاله نحوه پر کردن آن را برایتان شرح خواهیم داد.

FCO ( FULL CORPORATIVE OFFER)

FCO در پیشنهاد رسمی بعد از اینکه از مشتری درخواست را گرفتیم. یعنی مشتری به ما اعلام کرد که چه چیزی را می خواهد، صادر می شود. پس تا زمانی که مشتری به ما اعلام نکرده است برای او  FCO صادر نمی شود.

منظور از چه چیزی چیست؟ یعنی با چه کمیتی، چه کیفیتی، چه حجمی و برای کجا می خواهد. تمام این موارد را باید بدانیم و اگر ندانیم برای شمال یا جنوب کشور می خواهد. به صورت زمینی یا دریایی می خواهد. اگر اینها را ندانیم نمی توانیم FCO صادر کنیم.

 FCO

FCO یعنی اولین ارائه پیشنهاد رسمی برای مذاکره کردن با مخاطب است. بعد از صادر شدن FCO وارد مرحله معامله تجاری می شویم. یعنی صدور Performa Invoice است. امکان دارد چند مرحله قبل و بعد آن داشته باشد اما یکی از مراحل کار بعد از FCO صدور Performa Invoice و پول است.

با یک مثال این قضیه را ساده تر بیان می کنیم. مثلا امروز کسی پیش شما می آید و در خواست قیمت می کند. شما می توانید به چند روش جواب دهید. مثلا قیمت این محصول فلان عدد است. سوال می پرسد شرایط کار چگونه است؟ دوباره شما جوابی می دهید. چطور ارسال می کنید. دوباره یک جوابی می دهید.

فایل FCO

اما شما در FCO در یک پیام و یا فایل مشخصات محصول، بسته بندی، شرایط کمی و کیفی، شرایط معامله و هر چیزی که نیاز است را ارائه می کنید. و این اتفاق باعث می شود که مشتری شما در یک پیام به جواب همه سوالاتی که دارد برسد.

پس سعی کنید وقتی می خواهید با مخاطب خود وارد معامله شوید، حتما یک FCO مناسب برای خودتان تهیه کنید.

ساختار اولیه FCO را می توانید از دوستان فنی کار هر شرکت دریافت کنید. اما تکمیل کردن آن با خودتان است.

نحوه تکمیل کردن FCO

با بسم الله الرحمن الرحیم شروع می کنیم چون ما مسلمان هستیم. دیگری می تواند In the name of GOD بنویسد. یا هم چیزی ننویسد. این قسمت خیلی مهم نیست.

بهتر است بالای صفحه یک لوگو معرف شرکت خودتان یا یک سربرگ قرار دهید. اگر هم نبود اشکالی ندارد.

مرحله اول؛ DATE

ابتدای FCO، DATEرا قرار می دهند. چون مهم این است که در چه تاریخی صادر شده است. سپس REFRENCE است که یک عددی است که خودتان مشخص می کنید. پس یک تاریخ صدور و یک شماره ارجاع قرار می دهیم.

ابتدای پیام باید متن FULL CORPORATIVE OFFER نوشته شود. یعنی پیشنهاد رسمی است. دقت کنید که این دو نوع است. SUB CORPORATIVE OFFER و  FULL CORPORATIVE OFFER. SUB خلاصه متن است و FULL کامل شده آن است.

مرحله دوم؛ TO

بعد از این مراحل باید بنویسید که خطاب به چه کسی است. TO سپس اسم طرف مقابل را می نویسید. این اسم می تواند اسم شرکت باشد، شخص باشد و یا هر کس و هر چیز دیگری.

مرحله سوم؛ Attention

اگر اسم شرکتی را نوشتید، زیر این سطر می توانید اسم طرف مقابل را بنویسید. Attention سپس سمت طرف مقابل را بیان می کنید. و اگر نمی دانید فقط TO را کامل کنید و الباقی نیاز نیست.

Dear Sir, Dear Madam و یا هر چیز دیگری و حتی می توانید اسم شخص را نیز بنویسید. که این قسمت نیز سلیقه ای است اگر خواستید می توانید بنویسید.

متن اصلی FCO

We as  (اسم شرکت خودتان را می نویسید)   with full corporate and legal responsibility( با مسئولیت کامل و حقوقی) یعنی ما به عنوان شرکت فلان یا برند فلان این پیشنهاد را با شرایط و مسئولیت کامل و حقوقی بیان می کنیم.

در ادامه این طور باید بنویسید. Confirm that we are ready یعنی ما اعلام می کنیم که آمادگی این را داریم که این کار را با شما شروع کنیم. در ادامه می گوید که ما می توانیم این محصول را به طور مستقیم بفروشیم و محصول را تامین کنیم. یعنی شما تاجر این کار هستید. خودتان را به عنوان واسطه مطرح نکنید.

Referenced here under the terms and conditions set force below. یعنی شما در این قسمت تعهدات و شرایط کلی را بیان می کنید. این موارد دقیقا آن چیزی نیست که توافق کرده بودید بلکه قوانین کلی هستند.

در ادامه می گویید. This offer is not to be freely and indiscriminately circulated but is the purposes یعنی این پیشنهادی که به شما می دهیم برای همه نیست.

شما فقط باید در سطر ابتدایی نام شرکت خودتان را بنویسید و به متن های دیگر دست نزنید. این جا بیان شد صرفا به این دلیل که بدانید موضوع از چه قرار است.

FCO هر محصولی باید نسبت به خودش آماده شود و با دیگری متفاوت است. از این قسمت پایین به بعد باید مشخصات سفارشتان را بیان کنید. مثلا مشتری به شما با مشخصات و معیار هایی که خودش تعریف کرده است، محصولی سفارش داده است.

شما در این بخش این مشخصات را می نویسید و بیان می کنید که من سفارش شما را این گونه تحویل خواهم داد.

Price are based on NET WEIGHT (مبنای قیمت دهی شما)

یعنی شما به عنوان کسی که می خواهید کالا را از من بخرید، از من توقع داشته اید که قیمت کالا را بر اساس NET اعلام کنم. اگر کالای شما NET نباشد.

مثلا میگو. اگر قیمت میگو بر اساس وزن نباشد و بر اساس سایز و عددی باشد، باید بگوئید که من عددی میفروشم. اگر قیمت میگو بر اساس وزن است پس باید مشخص کنید که خالص است یا ناخالص.

مثلا گل بر اساس شاخه است. پس باید Price are based on (شاخه) را بنویسید.

مثلا سیم و کابل قیمت بر حسب متر یا کیلومتر یا هزار متر یا هر واحدی که توافق کرده اید را می نویسید. یا بر اساس وزن است.

یا مثلا خاک. بعضی از حاک ها بر اساس حجم قیمت گذاری می شوند. بعضی از خاک ها مانند بنتونیت بر اساس وزن هستند. کیوی نیز بر اساس وزن است و وزن سبد از وزن کلی کم می شود و مشتری توقع دارد که قیمت خالص را به آن ها بگوئید.

کلوچه اگر بر اساس وزن می فروشید NET WEIGHT می شود. اگر بر اساس عدد به فروش می رود باید بگوئید. محصولاتی مانند گلیم، صندلی، روتختی عددی هستند.

باید واحدی که با آن حساب کتاب کرده اید را بنویسید. مثلا می گوئید من صد کیلو به شما دادم. صد عدد، اگر کیلو است باید خالص یا ناخالص آن مشخص شود.

مثلا سنگ ساختمانی بر حسب متر است. شما بر اساس هر مترمربع، هر مترمکعب یعنی بر اساس Square meter می شود.

نکته مهم این است که قیمت بر اساس کیلو باید وزن خالص بدون بسته بندی را قیمت دهید. اگر گفته اید با بسته بندی پس قیمت با یسته بندی را می دهید.

استانداردهای کالا

بعد از این بخش باید اعلام کنید که محصول شما چه رده و استانداردهایی دارد. امکان دارد محصول شما استانداردهای مختلفی داشته باشد. مثلا محصول شما بر اساس استاندارد های ASTM  است. این مورد را باید مطالعه کنید تا یاد بگیرید. کمی زمان بر است.

HGS یک شرکت بازرسی است.  بر اساس این است که محصول شما چه معیارهای کنترل کیفی دارد. استانداردهای کلی که محصول شما بر آنها استوار است.

استانداردهای محصول را باید بر اساس آن اداره ای که ملاک قرار داده اید، معرفی کنید. مثلا کسی اداره استانداردهای ایران را قبول دارد. و یا هر چیز دیگری که قبول دارید.

سر میز مذاکره باید بگوئید که استانداردهای من این است و من طبق این معیارها مذاکره می کنم با تائیدیه . with SGS or Geochem certificate approval یعنی استانداردهای ASTM 1040 اداره فلان جا مورد تائید من است و تائید آن را یک شرکت بازرسی انجام می دهد.

شرکت بازرسی استانداردهایی که مد نظر شما هستند را تائید می کند. وقتی می خواهید کالایی بازرسی شود، به شرکت بازرسی می روید و می گوئید که ما 5 تست داریم و این ها شماره تست های ما است. و می خواهیم بر اساس همان تست ها انجام شود.

اینکه شما بفهمید محصول شما چه استانداردهایی دارد زمان می برد اما برای مرحله ابتدایی می توانید معیارهایی بر مبنای استانداردهای ایران یا استانداردهای اتحادیه اروپا و یا هر جای دیگری را معیار قرار دهید تا برای طرف مقابل نیز موضوع قابل درک تر شود.

قسمت بعدی بسیار مهم است. شما بیان می کنید که کالایی را که تحویل می دهم، کارهای Containers stuffing, Loading port terminal handling & SGS inspections or GEO-CHARM inspections charges will be in the account of our company as seller. پر کردن کانتینرها، گذاشتن کالا روی کشتی، کار بازرسی آنها و هزینه این ها را به عنوان فروشنده انجام می دهم.

به طور کلی، شما می گوئید من این خدمات را انجام می دهم و با این کیفیت و مبنا تحویل می دهم. تا این قسمت شما شرایط تحویل کالا را بیان کرده اید. حالا باید در مورد بسته بندی آنها نیز صحبت کنید.

وقتی شما پیشنهاد رسمی می دهید باید مشخصات بسته بندی کالا را نیز بگوئید. محصول شما در چه بسته بندی قرار می گیرد؟ هیچ محصولی نیست که Packing  نداشته باشد. اگر محصول فله نیز باشد، در کانتینر، در کشتی است یا در کیسه است. نهایتا یک بسته بندی برای آنها در نظر گرفته شده است.

بسته بندی

بسته بندی چند پارامتر دارد. جعبه چه طول و عرضی دارد؟ چه ضخامتی دارد؟ متریالش چیست؟ شیشه، پلاستیک، کاغذ، آهن، چوب، سنگ است؟ چه رنگی دارد؟ چه چیزهایی روی آن نوشته شده اند؟آیا بسته بندی استانداردی دارد یا خیر؟ وزن بسته بندی چقدر است؟ شکل و گرافیکش به چه صورتی است؟

اگر این اطلاعات را ندارید باید به دست آورید. اگر ندارید در طی زمان به دست می آورید. هر چه اطلاعات کامل تری داشته باشید، پرستیژ کار را افزایش می دهید. با مشتری بهتر مذاکره می کنید. هر چه اطلاعات ناقص باشند، ضعیف تر دیده می شوید و بالعکس.

نکته مهم این است که این بسته بندی تک محصول شماست. بسته بندی کانتینر و امثال آنها را باید در بسته بندی محصول مطرح کنید. باید در کاتالوگ مطرح کنید. در این قسمت خیلی به این موضوع پرداخته نمی شود.

سوالی که مطرح می شود این است که بسته بندی طبق درخواست مشتری باشد یا طبق استانداردهای داخلی ؟ بسته بندی که موجود دارید یا مشتری درخواست داده است. اگر مشتری از شما بسته بندی کیسه خواسته است و شما در جعبه ارسال کنید، شاکی می شود. پس باید نیاز مشتری خود را بدانید و بتوانید آن را تامین کنید.

مشخصات دقیق محصول

در ادامه مشخصات دقیق تری از سفارش بیان می کنید. Discription of Goods یعنی کالایی که من تحویل مشتری می دهم با این مشخصات است. چه مشخصاتی مطرح می شوند؟

1-Commodity یعنی نوع کالا یا محصولی که بیان می کنید. مواد غذایی است؟ ماهی؟ سنگ؟

به طور مثال،  Commodity روتختی، تشک، پتو می شود محصولات خواب. امکان دارد محصولات شما چند نوع باشد. مثلا چند نوع مواد غذایی است. هر چه جلوتر می رویم باید جزئیات بیشتری بیان کنید.

2-Quantity یعنی مقدار. بارها سوال شده است که MEQ در این قسمت گفته می شود یعنی چه؟ minimum order quantity یعنی در حداقل حجمی که به مشتری داده می شود چه مقدار است.

اگر کسی از شما نپرسید و گفت  MEQ را 20 تن قرار دهید.20 MT Metric Ton  یعنی به اندازه یک کانتینر یا هر عدد دیگری.

شما به مشتری می گویید اگر می خواهید به فلان قیمت این محصول را دریافت کنید حداقل باید 20 تن خرید کنید. اگر کمتر از این قیمت خرید می کنید، قیمت متفاوت تری دارد. یعنی اگر شما کمترین مقدار را 5 تن قرار داده اید و مشتری 1 تن از شما درخواست می کند، باید قیمت متفاوت تری ارائه بدهید. زیرا که در قرارداد 5 هزار تن با فلان قیمت ذکر شده بود.

3-Term of delivery یعنی چطور کالا به مشتری تحویل داده می شود. FOB, CIF, CFR, CPT, CIP, FOT و یا هر Term دیگری. پس چون کالا را من تحویل می دهم تا این قسمت تمام هزینه ها بر عهده فروشنده است. یعنی بعد از این دوره کالا به هر جای دیگری برده شود، هزینه بر عهده مشتری است.

4-Port یعنی فروشنده در کدام Port کالا را تحویل می دهد. بندرعباس؟ امارات؟ ترکیه؟ در این قسمت Port را مشخص می کنید.

5-Discharge Port یعنی در چه محلی بار تخلیه می شود. اینکه شما مختارید در هر Port که می خواهید بار را تحویل بدهید یا نه بحث مفصل تری دارد که بعدها به آن می پردازیم. شما Port که مشتری خواسته را در اینجا اعلام کنید.

6-Trans-Shipment یعنی کالا ابتدا به یک Port وارد می شود و سپس از آنجا به Port دیگری منتقل می شود. Port هوایی یعنی Port ارسال می شود فرودگاه امام در ایران.

7-Partial Shipment یعنی کالا در چند مرحله حمل می شود.

دیدگاه خود را ثبت نمایید.

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

0 پاسخ