حالا باید یک راهکاری برای این مشکلات داشته باشیم، با توجه به چالش های ذکر شده من باید چه مواردی را در مذاکره تجاری در دنیای مجازی رعایت کنم تا شانس موفقیتم افزایش پیدا کند.
مواردی برای رفع چالش ها
مواردی که ذکر می کنیم خیلی ساده است پس به آنها دقت کنید، چون دقت نکردن به این موارد ساده می تواند لطمه بزرگی به شما وارد کند.
لطفاً پیغام خودتان را قبل از فرستادن یک بار دیگر بخوانید
در مذاکره چهره به چهره اگر جمله ای بیان کردید و حس کردید که طرف مقابل ناراحت شده است فورا می توانید جمله را عوض کنید اما در مذاکره مجازی یا بهتر بگویم در مذاکره تجاری در دنیای مجازی، وقتی دکمه فرستادن را روی موبایل یا ایمیل زدید یا شماره فاکس را گرفتید و نامه را فرستادید هیچ راهی برای لغو کردن ندارید، پس بهتر است اولین پیغام را خودمان با دقت بخوانیم و بررسی کنیم که این پیغام را برای چه کسی و با چه هدفی داریم می فرستیم.
استفاده از کانال های ارتباطی متعدد برای مذاکره تجاری در دنیای مجازی
نکته دوم این است که از کانال های ارتباطی متعدد برای مذاکره تجاری در دنیای مجازی استفاده کنیم و سعی کنیم از سمت کانال های ارتباطی مانند ایمیل و پیام رسان ها به سمت کانال های ارتباطی قوی مانند ارتباط تلفنی و ارتباط حضوری سوق پیدا کنیم.
همیشه از کانال های ارتباطی متعدد برای مذاکره تجاری در دنیای مجازی استفاده کنید، اگر به یک تاجر اس ام اس می زنید گاهی اوقات زنگ هم بزنید که اس ام اس های شما را تایید کند و مطمئن شوید که پیام شما درست رسیده است و یا بعد از تلفن یک ایمیل بفرستید که گفته های تلفنی شما را جمع بندی کرده باشد یعنی زنجیر وار از کانال های مختلف ارتباطی استفاده کنید.
مثلاً همه ما می دانیم که قسمت عمده نمایندگی گرفتن، تجارت کردن و یا بازرگانی، با ایمیل و فاکس انجام می شود ولی کسانی که در حوزه بین الملل کار می کنند می دانند که اگر بخواهند یک ارتباط موفق ایجاد کنند یا یک نمایندگی موفق بگیرند یا خرید و فروش موفقی داشته باشند معمولاً شرکت در نمایشگاه ها می تواند خیلی مفید باشد.
ما در نمایشگاه ها مذاکرات تجاری انجام نمی دهیم، ما همدیگر را می بینیم، ارتباط چهره به چهره برقرار می کنیم، کارت ویزیت رد و بدل می کنیم ولی اثر ایمیلی که بعد از شرکت در نمایشگاه ارسال می شود خیلی فرق می کند با ایمیلی که من بدون هرگونه آشنا شدن با شما ارسال می کنم و انتظار دارم که از آن جواب و نتیجه بگیرم.
مذاکره تجاری در دنیای مجازی با چهره شاد
نکته بعدی این است که لطفاً با چهره شاد مذاکره تجاری در دنیای مجازی را آغاز کنید شاید پذیرش این نکته که در ادامه ذکر می شود از طرف شما خیلی سخت باشد اما ثمر بخش است.
در مذاکرات مجازی، کسانی که با چهره شاد مذاکره را در دنیای مجازی شروع می کنند، مذاکره کنندگان موفق تری هستند، شما وقتی لبخند می زنید و اس ام اس می فرستید کلمات متفاوت تری تایپ می کنید و یا زمانی که لبخند می زنید و مذاکره تلفنی انجام می دهید، واژه هایی با انرژی مثبت به طرف پشت خط تلفن منتقل می کنید.
دیده شدن و یا به رسمیت شناخته شدن در یک مذاکره
نکته بعدی این است که افراد دوست دارند در یک مذاکره دیده شوند و یا به رسمیت شناخته شوند و جدی گرفته شوند که همان مفهوم شخصی کردن مذاکره است.
مفهوم شخصی کردن مذاکره این است که آدم ها دوست دارند که در یک مذاکره مجازی هم حتی دیده شوند و یا به رسمیت شناخته شوند و جدی گرفته شوند، در مذاکره چهره به چهره خود به خود این اتفاق می افتد همین که من به عنوان مشاور آراد برندینگ روبروی شما نشستم، حالات مختلف من نشان می دهد که من شما را جدی گرفتم اما در مذاکره مجازی این دام همیشه وجود دارد که من نمی دانم چقدر جدی گرفته می شوم، آیا همه حواسش به من هست؟ آیا این ایمیل فقط برای من آمده است یا برای همه فرستاده شده است و فقط عنوان آن را عوض کرده است؟
دقت کرده اید مثلاً دانشجویانی که می خواهند برای دانشگاه های مختلف اپلای کنند یک ایمیل مشابه فقط با عوض کردن تیک عنوان برای ۱۰۰ تا استاد در دانشگاه های مختلف دنیا می فرستند در صورتی که این استاد ممکن است روزانه ۱۰۰ تا ایمیل مشابه دریافت کند، پس باید این ایمیل ها را هم شخصی کنیم اما چطوری؟
پس وقتی می گوییم که آدم ها دوست دارند در فضای مجازی دیده شوند این است که پیام ها شخصی شوند یعنی طرف مقابل درک کند که این ایمیل یا پیام مال من است نه مال کسی دیگری، به شیوه های مختلفی می شود این کار را انجام دهیم.
می توانیم تحقیق کنیم، دغدغه ها را بدانیم، علایق را بدانیم، مثلاً من می خواهم به یک شرکت بازرگانی در یک شهر از آلمان ایمیل بزنم، می توانم یک سرچ کوتاهی در گوگل در مورد آن شهر انجام دهم و در شروع ایمیل خودم بنویسم که هوا ظاهراً آنجا خیلی سرد است یا دارد آنجا باران می بارد ولی در ایران مثلاً هوا صاف است.
این ایمیل به طرف بازرگانی من نشان می دهد که این ایمیل با این چند جمله کوتاه اولش، یک پیغام عمومی نیست، این متن برای آن شخص در آن شرکت تنظیم شده است، یک فرد نشسته فکر کرده و ایمیل زده است، این طور نیست که فقط عنوان را عوض کرده باشد و برای صد نفر این ایمیل را فرستاده باشد، بلکه برای آن فرد در آن شرکت یا آن شخص در آن کشور فرستاده است.
یا مثلاً شما در داخل کشور برای یک تاجر یک پیامک می فرستید و در حین نوشتن این متن این مطلب را به آن اضافه می کنید که "با خواندن این متن به یاد شهر زیبای شما مثلاً شیراز افتادم" و این حس خوبی به طرف مقابل می دهد.
طول یک پیغام یک بحث کاملاً فرهنگی است
نکته بعدی این است که در مذاکرات تجاری در دنیای مجازی، طول یک پیغام یک بحث کاملاً فرهنگی است، دوستانی که با اروپا کار کرده اند می دانند که ایمیل ها معمولا خیلی طولانی هستند و دوستانی که با کانادا کار کردند می دانند که ایمیل ها و چت ها خیلی کوتاه است و مستقیم هدف، مذاکره است.
پس کسانی که با اروپا کار می کنند معمولا باید ایمیل ها را خیلی خوب توضیح دهند و تفکیکش کنند، البته نه اینکه بخواهید کتاب بنویسید، اما کسانی که با کانادا یا آمریکای شمالی کار می کنند می دانند که در ایمیل ها و چت ها باید سریع سراغ اصل مطلب بروند و یا به قول خود انگلیسی ها پیت اسپات.
قابلیت ضبط، ثبت یا ذخیره سازی همه چیز در دنیای مجازی
نکته دیگر این است که در مذاکرات تجاری در دنیای مجازی یادمان باشد که همه چیز قابل ضبط و ثبت شدن و یا ذخیره سازی است، شما فقط شغل امروز را در نظر نگیرید، شاید ۱۰ سال آینده شما شغل دیگری داشته باشید این نکته آن قدر مهم است که اگر به آن توجه نکنیم باید در کل زندگی مان هزینه های زیادی برای آن پرداخت کنیم.
یادمان باشد در مذاکره تجاری در دنیای مجازی همه چیز قابل ثبت شدن است، تلفن ضبط می شود، ایمیل ذخیره می شود و عملاً شما نمی دانید که پیام ضبط شده شما چه زمانی و توسط چه کسی خوانده می شود، در مذاکرات تجاری در دنیای مجازی شما نمی دانید چه کسی پشت میز مذاکره حاضر است و آن طرف خط چه کسی قرار دارد.
پس راه حل ما آرادی ها به شما این است که وقتی در مذاکرات تجاری در دنیای مجازی صحبت می کنید فرض کنید جلوی کل دنیا دارید صحبت می کنید و جلوی کل دنیا دارید این مذاکرات را انجام می دهید (جلوی ۸ میلیارد نفر)، پس حرفی را بزنید که اگر فردا تیتر روزنامه شد نگران نشوید و شرمنده نباشید.
چیزی که می تواند کیفیت مذاکره تجاری در دنیای مجازی را بالا ببرد بازخورد آن است، عادت کنیم که در مذاکره تجاری در دنیای مجازی به طرف مقابل بازخورد دهیم، که اگر پیامکی توهین آمیز دریافت کردیم یا فکر کردیم توهین آمیز است به طرف مقابل پیغام دهیم که من برداشت کردم پیامک شما توهین آمیز است، بگذارید ببینیم که آیا من درست برداشت کردم یا نه.
اگر خودم هم پیغام فرستادم از طرف مقابل بخواهم که نظرش را اعلام کند تا مطمئن شوم که حرف من آن طور که دلم خواسته به او منتقل شده است یا نه.
وقتی که شما یک اس ام اس می فرستید و به طرف مقابل می گویید پیغامی که فرستادید آیا مدنظر شما همین مطلب بود، اگر جواب طرف مقابل سکوت بود یا همان را تایید کرد آن وقت شما پیامک را توهین آمیز تلقی کنید.
یا برعکس آن، شما ممکن است اس ام اسی را بفرستید که طرف مقابل بد برداشت کند یا همان طور که عرض شد مذاکرات یک بحث کاملا فرهنگی است فرهنگ ها از یک شهر به شهر دیگر و از یک کشور به کشور دیگر و حتی از یک قاره به قاره دیگر متفاوت است و صرفاً اینجا مد نظر ما مذاکرات تجاری داخل کشور نیست بلکه مذاکره تجاری در داخل و خارج کشور منظور ما است.
تفکیک حرف ها (ایمیل ها) در مذاکره تجاری در دنیای مجازی
ما اشاره کردیم که ایمیل هایی که برای اروپا می فرستید معمولاً باید طولانی باشند، اما منظورمان این نیست که در حد یک کتاب ایمیل بنویسید، منظورمان از ایمیل طولانی این است که در حد دو یا سه خط مطلب اولی را توضیح دهید، در مذاکره تجاری که شما انجام می دهید باید حرف ها را به چند ایمیل تفکیک کنید.
چون وقتی شما یک ایمیل طولانی در حد یک کتاب می فرستید یا آن را نمی خوانند یا به آن دقت نمی کنند و اگر می خواهید به چند تا موضوع اشاره کنید آنها را به چند ایمیل تفکیک کنید تا شانس سوتفاهم دو طرف کمتر شود و اثر گذاری ایمیل هم بیشتر شود.
در مذاکره تجاری در دنیای مجازی در تاریکی شلیک نکنید
نکته بعدی که می خواهیم عرض کنیم در مذاکرات تجاری در دنیای مجازی این است که یک اصطلاحی وجود دارد که خیلی علمی به آن توجه می شود و آن این است که در مذاکره تجاری در دنیای مجازی در تاریکی شلیک نکنید.
مثلاً به تاجر مورد مذاکره ایمیل زدیم ولی جواب نداده است، دوباره ایمیل می زنم و این بار با لحن تندتر که چرا جواب ایمیل من را ندادید، در صورتی که ممکن است اصلا ایمیل قبلی به دست او نرسیده است یا بین ایمیل های متعدد گم شده است یا در قسمت spam جمع شده است.
و یا در مذاکرات تلفنی در داخل کشور با توجه به مشکلات تلفنی در برخی نقاط کشور، ممکن است که طرف مقابل اصلاً گوشی همراهش زنگ نخورده باشد، پس تا زمانی که مطمئن نشدیم و بازخورد نگرفتیم، بی هدف شلیک نکنیم، قضاوت نکنیم و حدس نزنیم.
ثمر بخش بودن مذاکره تجاری در دنیای مجازی
مذاکره تجاری در دنیای مجازی می تواند خیلی ثمر بخش باشد اگر تنبلی و بی دقتی نکرده باشیم، عادت کنیم که در مذاکرات تجاری در دنیای مجازی یادداشت برداری کنیم که مثلاً من در این مکالمه تلفنی یا ایمیل، چه چیزهایی را گفتم و روند مذاکره دستم باشد، عادت کنیم که وارد بازی حدس زدن نشویم.
مشخص است وقتی به صورت مجازی با شما مذاکره می کنم شما را نمی بینم و نمی دانم که موضع شما چی است پس به جای اینکه حدس بزنم اجازه دهیم که طرف مقابل منافع و خواسته های خودش را بیان کند.