مهم‌ترین مهارتی که یک مدیر می تواند داشته باشد اجرای همزمان چندین کار با اهمیت در یک دوره و بازه زمانی است واگذاری کارها یکی از مهارت‌های اساسی مدیران مؤثر است بدون توانایی واگذاری مؤثر و درست، نمی‌توانید استعداد ذاتی خود به عنوان مدیر را آشکار کنید.
تعریف مدیریت عبارت است از «کسب نتیجه از طریق دیگران» در ذات این تعریف ایده واگذاری مؤثر کارها، وظایف و مسئولیت‌ها به کارمندان نهفته است توانایی و اشتیاق شما برای واگذاری کارها تعیین‌کننده پیشرفت و موفقیت در کسب‌وکار است.
فواید واگذاری
واگذاری کارها فواید و مزایای متعددی دارد واگذاری به شما امکان می‌دهد تا حوزه کاری‌تان را از آنچه می‌توانید انجام دهید به آنچه می‌توانید کنترل یا مدیریت کنید، گسترش دهید به این معنی که در طول روز کاری می‌توانید بر کارهای محدودی تمرکز کنید که فقط خودتان از عهده انجامشان بر می‌آیید.
- بیشتر بخوانید: کسب درآمد دلاری
انها با ظرفیت کامل خود کار می‌کنند کارهای آن‌ها از زمانی که برای انجامشان در اختیار دارند بسیار بیشتر است مدیر برای انجام همه کارهای مهم باید هر کاری که از عهده دیگران ساخته است را به آن‌ها واگذار کند این حقیقتی محض در زندگی کاری است.
واگذاری کارها قابل یادگیری است خوشبختانه، واگذاری کارها مهارتی است که می‌تواند بهبود یابد شما در ابتدا هر مهارتی را با یادگیری روش انجام آن می‌آموزید و سپس مدام تمرینش می‌کنید تا به عادت بدل شود مثل رانندگی.
بسیاری از مدیران هرگز درباره واگذاری کارها آموزش ندیده‌اند در نتیجه هر بار که رفتار جدیدی را می‌آموزید در ابتدا احساس ناشی‌گری دارید با این حال هر چه بیشتر واگذاری کارها را تمرین کنید، برایتان ساده‌تر می‌شود.
با افسانههای مانع از واگذاری مؤثر مبارزه کنید افسانههای بسیاری در مدیریت وجود دارد که اغلب مانع از واگذاری کارها توسط مدیران می‌شود شاید این افسانهها درست یا نادرست باشند اما موانعی ذهنی برای مدیر هستند شاید بعضی از این افسانهها و موانع را بشناسید اما از همه آن‌ها آگاه نیستید.
هرگاه واگذارکننده ضعیفی را می‌بینید احتمالا یک یا چند مورد از این افسانهها در کارش وجود دارد:
افسانه ۱: زمان کافی برای واگذاری وجود ندارد گاهی افراد آن‌قدر پرمشغله و غرق در وظایف هستند که گمان می‌کنند زمان کافی برای توقف و تشریح کارها برای شخص دیگری را ندارند آن‌ها فقط می‌خواهند کار را به سریع‌ترین شکل ممکن انجام دهند.
افسانه ۲: کارمند به اندازه کافی شایسته نیست مدیران اغلب توانایی افرادشان را دست‌کم می‌گیرند اما تنها راه امتحان شایستگی واقعی افراد واگذاری کارهای بیشتر از آنچه قبلا انجام داده‌اند و سپس دادن آزادی عمل به آن‌ها برای اشتباه کردن و درس گرفتن از اشتبا‌هات است.
افسانه ۳: اگر می‌خواهید درست انجام شود، باید شخصا انجامش دهید این سوءتفاهم با نتیجه منطقی‌اش ضامن شکست در مدیریت است.
اگر واقعا باور داشته باشید که باید همه کارها را شخصا انجام دهید و بخواهید که کار را به موقع و با استاندارد کیفی قابل‌قبول انجام دهید، کارهای بیشتر و بیشتر و وقت کمتر و کمتری خواهید داشت این افسانه باعث عقب‌ماندگی شده و شما را محکوم می‌کند که به جای پیشرفت در مدیریت همواره عملکرد یکسانی داشته باشید.
- بیشتر بخوانید: ایده های ناب اقتصادی
افسانه ۴: در صورت واگذاری، افراد گمان می‌کنند که در جریان کارها نیستید اغلب، مدیران خودرای هستند خودمحوری به کارشان گره خورده است آن‌ها می‌خواهند دیگران فکر کنند که بر کار مسلط هستند و همیشه می‌دانند چه خبر است بنابراین از واگذاری کارها اجتناب می‌کنند.
افسانه ۵: وقتی در کاری ماهر هستید، باید شخصا انجامش دهید بسیاری از افراد ماه‌‌ها و سال‌ها را صرف ارتقای مهارتی می‌کنند که آن‌ها را قادر می‌سازد تا پیشرفت کنند، ارتقاء یابند، و کارمند زیردستی داشته باشند.
دام این است که انجام درست این کار گوشه امنی ایجاد می‌کند و شما مدام تلاش می‌کنید تا به گوشه امن همان وظیفه آشنای قدیمی بازگردید ساده و معمولی کار کنید که شخص دیگری هم می‌تواند انجامشان دهد قانون «۷۰ درصد» را به کار گیرید.
اگر شخص دیگری می‌تواند این کار را تا ۷۰ درصد به خوبی شما انجام دهد، کار را به او واگذار کنید وقتتان را برای انجام کارهای معدودی آزاد کنید که فقط از عهده شما برمی‌آید.
نقطه شروع واگذاری
نقطه شروع واگذاری مانند نقطه شروع همه مدیریت‌های موفق این است که قبل از هر اقدامی زمانی را به تامل درباره کار اختصاص دهید با دقت به کاری که باید توسط شما یا دیگران انجام شود بیندیشید.
یک روش خوب این است که اهداف کار مخصوصا کار پیچیده را بنویسید و سپس چک‌لیستی از همه اقداماتی تهیه کنید که باید برای اتمام به موقع کار با کیفیت مطلوب انجام دهید.