? ابتدا مثالی را خدمت شما عرض خواهم کرد که شاید اکثر شما ها با آن یا شبیه به آن برخورد داشتید. فرض کنید دنبال یک عکاس حرفه ای برای مراسم عروسی می گردید. پس از جستجو در گوگل یک موردی را پیدا خواهید کرد که هم به نظر می رسد کارش حرفه ای است. و هم قیمتش مناسب است.تصمیم می گیرید با ایشان قرارداد ببندید.
وقتی اطلاعات تماس ایشان را بررسی می کنید با یک ایمیل ناشناس مثلا استفاده از ایمیل شرکتی در تجارت در مورد زمینه های کاری حرفه ای تر و جدی تر که این قضیه پر رنگ تر و پر اهمیت تر می باشد. مثلاً فرض کنید یک شرکت بازرگانی یا صنعتی به دنبال یک شریک کاری برای انجام پروژه ای می گردد.
آیا اگر آدرس ایمیل شما تحت دامنه های یاهو یا گوگل باشد می تواند به شرکت شما و اعتبار آن اعتماد کند؟ پس داشتن یک ایمیل حرفه ای در کسب و کار بسیار اهمیت دارد. وجه معتبر به شرکت شما خواهد بخشید. اگر شما بخواهید در زمینه کسب و کار خودتان یک شرکت شناخته شده و یک برند معتبر در بازار باشید. داشته ایمیل حرفه ای را فراموش نکنید. داشتن ایمیل رسمی و شرکتی مانند داشتن لوگو، اسم و نشان شرکت از الزامات می باشد. ایمیل رسمی یا شرکتی ایمیلی است که تحت نام دامنه ثبت شده به نام شرکت شما می باشد. مثلاً اگر نام شرکت شما hostarad باشد دامنه متناسب با آن مانند aradhost.net ثبت می کنید.
? ایمیل آدرسهایی که به آن مکاتبات شرکت انجام می شود تحت این دامنه خواهد بود مثلاً info@aradhost.net در دنیای امروز ارتباطات علی الخصوص ارتباطات تجاری به ویژه در حوزه صادرات به سمت آنلاین و برخط پیش می روند. آمارها نشان می دهد. درصد زیادی از افراد در کسب و کار ها از ارتباطات ایمیلی از بازاریابی و تبلیغات ایمیلی e-mail marketing استفاده می کنند.به ویژه برای کسب و کار های نوپا و جدید الورود به بازار رقابت بدون حضور قدرتمند در فضای آنلاین تقریباً الان غیر ممکن شده است.
یکی از فواید اصلی داشتن ایمیل حرفه ای ایمیل رسمی قابلیت ایجاد یک استراتژی بازاریابی و مدیریت مؤثر برای اهداف بلند مدت شرکت شما است.بازاریابی ایمیلی یا همان بازاریابی از طریق ارسال ایمیل انبوه یکی از راهکارهای مرسوم در دنیای امروز کسب و کار می باشد. به نظر شما اگر ایمیل تبلیغات یا خبرنامه خود را با یک آدرس عمومی و غیر حرفه ای ارسال کنید. افراد حتی ایمیل شما را باز خواهند کرد؟ اولین چیزی که افراد می بینند ایمیل شما خواهد بود. در وهله اول آدرس ایمیل باید به اندازه حرفه ای و معتبر باشد تا افراد را ترغیب کند تا آن را باز کنند. یک آدرس ایمیل حرفه ای سطح اعتماد کسب و کار شما را در دید افراد بالا خواهد برد.
? برخی از مزایای داشتن ایمیل رسمی ? در حوزه کنترل کردن شاید یکی از بزرگترین مزایای ایمیل شرکتی نسبت به ایمیل های آزاد داشتن کنترل پنل می باشد. با وجود کنترل پنل کنترل و مدیریت تمامی حساب های ایمیلی دست شما می باشد. از طریق کنترل پنل قادر خواهید بود ایمیلی را اضافه یا حذف کنید. کلمات عبور را تغییر دهید. می توانید ظرفیت ایمیل های کارمندان خود را به دلخواه خود تغییر دهید.
می توانید در صورت فراموش شدن رمز ایمیل آن را ریکاوری کنید. حسابی را بلاک کنید. یا امکاناتی مانند باز ارسال ایمیل را برای همه ایمیل ها تنظیم کنید. همه ایمیل هایی که باز ارسال می شوند یک نسخه از آنها برای یک ایمیل خاص مثلاً برای مدیر عامل یا مدیر شرکت فوروارد شوند. مدیریت و کنترل هایی از این دست همه با وجود کنترل پنل محیا خواهد شد. این امکان در ایمیل های آزاد وجود ندارد. چون کنترل پنلی در اختیار شما قرار نخواهد گرفت. ? اعتبار بخشیدن به شرکت شما می باشد. داشتن ایمیل رسمی نه تنها وجهه حرفه ای به کسب و کار شما می بخشد به ویژه در حوزه صادرات بلکه اعتبار شرکت شما را هم افزایش خواهد داد.
در دید افراد شما را بعنوان یک شرکت جدی و واقعی هستید. همچنین شناختی از اینکه دقیقاً شما که هستید را به طرف مقابل می دهد. درصورتی که وقتی با آدرس های یاهو، گوگل ایمیل ارسال می کنید مشخص نیست دقیقا که هستید؟ یا در مورد طراحی نظم و تفکیک آدرس ایمیل ها داشتن حساب های ایمیل های مجزا برای بخش های فروش حسابداری، پشتیبانی، فنی و... شما را به عنوان یک شرکت و سازمان بزرگ معرفی خواهد کرد. مثلاً sells@araddomain.com برای بخش فروش یا support@araddomain.com یا ایمیل it@araddomian.com برای بخش انفورماتیک و سایر اعضای شرکت... شما به تفکیک اجزاء کاری شرکت می توانید قسمت اول آدرس ایمیل خود را تنظیم کنید. کاری که در ایمیل های آزاد به دلیل محدودیت اکانت های قبلا گرفته شده نمی شود به راحتی و به طور دلخواه انجام داد. وقتی شما دامنه ای را ثبت کرده باشید و ایمیل های خود را تحت آن دامنه ثبت کنید برای نام گذاری قسمت اول دامنه هیچگونه محدودیتی نخواهید داشت.
? جلب اطمینان و اعتماد مشتریان می باشد. اگر هویت ناشناسی داشته باشید خیلی جدی گرفته نخواهید شد. هرکسی می تواند یک ایمیل رایگان را برای خودش روی گوگل یا یاهو ثبت کند. چنانچه همه ما ها این را داریم. و تشخیص هویت آنشخص برای دیگران مشکل خواهد بود. داشتن حساب ایمیل شرکتی ساده ترین روش است که می توانید اعتماد مشتریان به خودتان را جلب کنید. که این موضوع یکی از اساسی ترین کسب و کار موفق در بازار می باشد.
چه در بازار داخلی و به ویژه چه در بازار خارجی یعنی صادرات. ? خدمات و پشتیبانی یکی دیگر از مزایای این موضوع باشد. با خرید دامنه و فضای میزبانی چه به صورت سرویس ایمیلی و چه هاست شما از خدمات پشتیبانی سرویس ها بهره مند خواهید شد. خدمات فنی آموزشی، پشتیبان گیری که شرکت های ارائه دهنده سرویس های هاستینگ به شما ارائه خواهند داد از بسیاری از مشکلات آتی نظیر از دست دادن اطلاعات جلوگیری می کنند. ? لینک دهی شما به سایر ابزار بازاریابی هست زمانی که شما وب سایتی دارید بنابراین ایمیل های خود را تحت عنوان دامنه وبسایت خود خواهید ساخت مثلاً آدرس وبسایت شما araddomain.ir هست ایمیل های شما تحت همین دامنه و در فضای هاست شما ساخته خواهند شد. مثلاً info@araddomain.ir در این صورت وقتی برای مشتریان خود ایمیلی ارسال می کنید. در واقع غیر مستقیم وبسایت خود راهم به آنها معرفی کرده و مشتریان را به طور ناخود آگاه به سمت وبسایت خود سوق خواهید داد. و هرچه بیشتر افراد را با وبسایت خود درگیر می کنید. 
? در آدرس ایمیل شرکت قسمت قبل از @ هم مهم است. از عبارات غیر حرفه ای نظیر photo، image و این ها استفاده نکنید. می توان به تفکیک کارمندان نام و نام خانوادگی و حروف اول و اسامی آنها را حتی درج کرد یا بر حسب نیاز بخش های مختلف شرکت مثل فروش، روابط عمومی، تدارکات و... ? کمک به برند سازی هم از دیگر مزایای استفاده یا داشتن ایمیل رسمی می تواند باشد. اگر ایمیل شما شرکتی باشد هر زمانی که یک ایمیل ارسال می کنید. نام تجاری شما نه تنها در قسمت محتوای ایمیل بلکه در آدرس ایمیل هم مشاهده خواهد شد
. آدرس ایمیل شما در خیلی از جاها ثبت خواهد شد. مثلاً در یک وبلاگ مطلبی را بنویسید یا ایمیل خود را به یک سایت دایرکتوری ارسال کنید. آدرس ایمیل شما مشاهده خواهد شد. این یکی فرصت برای شما می باشد که برای شرکت خودتان برند سازی کنید. حرفه ای تر به نظر بیایید و بیشتر دیده شوید. احتمالاً شما پست الکترونیکی خود را در کارت ویزیت درج می کنید. اگر این آدرس یک ایمیل در gmail باشد به راحتی به رشد برند شما کمکی نخواهد کرد. تنها ایمیل حرفی رسمی و شرکتی تحت دامنه می باشد که می تواند به خوبی اعتماد سازی کند.