مکاتبات تجاری نامه استعلام بها چیست + فیلم

 

کسانی که به تازگی وارد این حوزه شده اند و خیلی به زبان انگلیسی مسلط نیستند و می خواهند با قرارگرفتن در این مسیر یاد بگیرند، تلاش کنند و این یادگیری را با رفتن به کلاس های متعدد شروع کنند.

امروزه در قرن 21، ما دسترسی به اطلاعات زیادی به صورت رایگان از طریق اینترنت داریم و کلاس های متعددی هستند که می توانید در آنها شرکت کنید اما روش هایی که قبلا در مورد آنها صحبت شده است، روش هایی هستند که آنها را در سیستم های آموزشی نمی بینیم.

اکثر سیستم های آموزشی بر اساس گرامر هستند که خیلی به ما نمی توانند کمک کنند و طبق این آموزش ها ما نمی توانیم صحبت طرف مقابل را متوجه شویم، وارد مذاکره شویم و حتی نمی توانیم صحبت کنیم در این مقاله ما سعی داریم که با در نظر گرفتن فرآیند بازرگانی و گام های اساسی آن، نامه های مربوط به هر گام را به صورت مستقل ارائه بدهیم و مورد بحث و بررسی قرار دهیم.

 

 

نامه استعلام بهاء یک نامه درخواست، یک استعلام است که از طرف خریدار برای فروشنده صادر می شود که خریدار دقیقا مشخص می کند که چه کالایی را تحت چه شرایطی نیاز دارد.

و حتی قیمت و نحوه پرداخت آن را نیز در این نامه ذکر می کند که اصطلاحا می گویند مشخصات کالا، نحوه پرداخت، حمل و همه مواردی که کمک می کند فروشنده با در نظر داشتن این مشخصات بتواند محاسبه کند و قیمت دقیق را در جواب این نامه به مشتری اعلام کند، خریدار بایستی در این نامه منعکس کند.

گام اول در استعلام بهاء همانطور که می دانید معمولا ارتباط بین خریدار و فروشنده در گام اول با درخواست اطلاعات و قیمت آغاز می شود و گاهی اوقات خریدار نیاز خود را می داند و می شناسد اما به دلیل پیچیدگی کالای مربوط به آن یا مربوط به نیاز خودش، خریدار قادر به تعیین دقیق تقاضای خودش نیست.

 

 

به طور مثال خریدار می داند که نیاز به یک دستگاه چاپ روی کارتن دارد اما نمی تواند تقاضای خودش را یا مشخصات فنی کالا یعنی دستگاه چاپ را نمی تواند تعریف کند که در اینگونه موارد با توجه به تخصص فروشنده در محصول مورد نظر، خریدار با ارائه اطلاعات اولیه و ارسال درخواست طرح پیشنهادی که اصطلاحا به آن Request for proposal می گویند، را از فروشنده درخواست می کند که در انتخاب نهایی به خریدار کمک کند و یک بسته پیشنهادی برای خریدار داشته باشد.

یعنی فروشنده با توجه به نیاز خریدار، می تواند یک طرح پیشنهادی به او بدهد.

مثلا دستگاه چاپ بر روی کارتنی که شما نیاز دارید، فلان مدل ها با چنین مشخصات و کیفیت و سرعت موجود هستند که می تواند از بین آن نمونه ها، نمونه مورد نظر خریدار را به او پیشنهاد دهد.

 

 

مشخصات فنی محصول اما بعضی اوقات خریدار خودش می داند که دقیقا به چه کالایی با چه مشخصات فنی نیاز دارد و با ارائه اطلاعات فنی مربوطه به محصول از فروشنده درخواست قیمت و تعریف شرایط معامله را می کند همچنین وقتی خریدار بتواند مشخصات فنی کالای مورد نیاز خودش را به صورت دقیق تعریف کند، آن را به فروشنده اعلام و درخواست اعلام قیمت یا صدور مزنه را داشته باشد، از طریق letter of intent یا نامه استعلام بهاء این کار را انجام می دهد.

عوامل موثر بر قیمت محصول در این گونه موارد تشریح کامل نیاز خریدار، اعلام مشخصات فنی و دیگر شرایط موردنیاز برای اعلام قیمت از اهمیت خاصی برخوردار هستند.

به عبارت دیگر بایستی اطلاعات لازم و مسائل موثر بر قیمت را طبق تعریف نامه استعلام بهاء، به صورت شفاف به فروشنده اعلام کند تا فروشنده بتواند قیمت را با در نظر گرفتن شرایط مذکور، محاسبه و اعلام کند.

 

 

موردی که قبل تر نیز به آن به عنوان یک راهکار اشاره شده این است که حتی نویسنده می تواند خودش را در جایگاه فروشنده تصور کند و اطلاعات مورد نیاز برای اعلام قیمت را برای خودش تحلیل کند.

سپس اطلاعات را در نامه وارد کند و به فروشنده ابلاغ کند تا فروشنده بتواند قیمت را با کمترین زمان ممکن اعلام کند.

نحوه ارائه شرایط معامله گاهی اوقات نیز به دلیل عدم تعریف شرایط معامله و ارائه اطلاعات لازم برای فروشنده از طرف خریدار، مجبور می شویم که چندین بار مکاتبه کنیم.

اطلاعات را در مراحل و نامه های متوالی و گوناگون اعلام کنیم، بهتر است همه این اطلاعات موردنیاز فروشنده را در یک نامه سازمان دهی کنیم تا از اتلاف وقت جلوگیری کنیم.

تعریف استعلام بهاء را مجدد دوره می کنیم و مواردی که گفته شد را دوباره بررسی می کنیم.

تعریف استعلام بهاء استعلام بهاء نامه رسمی تقاضای خرید و یا تفاهم نامه ای که حاوی جزئیات فعالیت بازرگانی که قرار است انجام شود، می باشد که خریدار صادر نموده و برای فروشنده ارسال می نماید.

این تفاهم نامه شامل مشخصات کالا و محصول، مقدار مورد نیاز، نحوه حمل، امور مربوط به بانک و سایر جزئیات می باشد.

 

 

توضیح بیشتر اینکه به طور دقیق مشخص می کند مشتری چه کالایی را نیاز دارد و می خواهد آن را تحت چه شرایط، قیمت و نحوه پرداختی خریداری نماید. با استفاده از این نامه فروشنده به درستی درمی یابد که باید در فروش کالا به مشتری چه مواردی را مدنظر قرار دهد.

نامه استعلام بهاء سند الزامی در مذاکرات تجاری است اما تعهدی را برای طرفین ایجاد نمی کند مگر به توافق طرفین رسیده باشد.

بخش های اصلی نامه استعلام بهاء می توانید یک نمونه از این نامه را در اینترنت جستجو کنید و ساختار آن را ببینید.

هر 5 بخش مربوط به نامه های تجارت بین المللی که به شکل استاندارد تعریف شده بود را در این نامه ملاحظه می کنید.

همانطور که می دانید به طور مثال بخش اول؛ تاریخ فلان به چه شرکتی ( اسم شرکت گیرنده) برای مدیر فروش نوشته شده، subject، درخواست قیمت است.

بخش دوم نامه 10:29، وقتی اسم و جنسیت طرف دوم را نمی دانیم از این اصطلاح مربوط به نامه های رسمی استفاده می کنیم.

Dear sir or madam بخش سوم؛ متن اصلی نامه است که از 3 پاراگراف تشکیل شده است که به تفصیل به همه موارد آن خواهیم پرداخت.

 

 

بخش چهارم نامه، سمت راست پایین، Your fearfully آقا یا خانم، سِمَت را هم می نویسیم.

مدیر خرید، مدیر تدارکات و خرید و ... بخش پنجم نامه که انتهای سمت چپ نامه است که مربوط به اطلاعات تماس است.

شامل آدرس، شماره تلفن، فکس، موبایل، ایمیل و حتی شبکه های مجازی مانند اسکایپ، فیسبوک، واتساپ و هر چیز دیگری که داشته باشین.

بخش اصلی نامه در این قسمت متن اصلی نامه را به تفصیل شرح می دهیم.

Starting paragraph یا پاراگراف اول، در این قسمت از اصطلاحاتی که قبلا در مورد آنها در بخش اصطلاحات آغازین متن اصلی نامه صحبت کردیم، استفاده می کنیم با چه اصطلاحاتی می توانیم نامه خود را شروع کنیم.

بسیار خوشحال هستیم که خود را به عنوان یک شرکت بازرگانی مهم در بازار لوازم خودروی ایران به شما معرفی کنیم.

پس در پاراگراف اول خودمان را به این صورت معرفی می کنیم.

 

احتراما از شما تقاضا می شود که یک قیمت برای تعداد 1200 ست رینگ پیستون تراکتور بر اساس تحویل در بندرعباس بر اساس قواعد CFR، که این مورد حتما باید در نامه مشخص شود، و با ارز و یا واحد پولی که مورد نظر ما است، و قواعد و قوانین کشور ما هم اجازه می دهد که از این ارز استفاده کنیم را می آوریم.

محصول مورد نظر بایستی اصالتا ساخت ژاپن بوده و دارای مشخصات فنی که در زیر آورده شده است، باشد.

Model: M130 grade …. Model: N75 grade …..

در پاراگراف آخر ناگزیر هستیم اعلام کنیم که سند درخواست شده باید حداکثر تا پایان وقت اداری روز 16 اکتبر 2020 به نظر اینجانب برسد.

قابل ذکر است که پاسخ های سریعتر در اولویت خواهند بود و بخش چهارم و پنجم را که قبلا نیز به آن اشاره کردیم.

بخش های نامه همانطور که ملاحظه کردید، کلیت نامه از 5 بخش تشکیل شده و متن اصلی از 3 بخش. نویسنده در قسمت ابتدایی خواننده را ترغیب به ادامه نامه نموده است.

چطور؟ وقتی من به عنوان خواننده یا فروشنده ای که این نامه به دستم می رسد، اولین جمله ای که می خوانم یک خبر خوبی در جمله اول است که ایشان را به عنوان یک بازاری یا کمپانی معروف و بزرگی معرفی می کند این برای خواننده جذاب است.

قسمت دوم نیاز خودش را به صورت دقیق با مشخصات فنی مشخص کرده است و در آخرین قسمت هم همانطور که ملاحظه می فرمایید، خواننده جهت پاسخگویی و اعلام سریع برانگیخته شده است.

در انتهای متن اصلی، نام نویسنده، ضمن ابراز احترام و تشکر آورده می شود.

در پایان نامه نیز اطلاعات تماس با جزئیات می نویسیم.

ساختار کلی نامه در این قمست می خواهیم ساختار کلی این نامه را بررسی کنیم.

واژگانی که داخل این متن اصلی استفاده شده و هدف از استفاده آنها و مفاهیمی که در تجارت بین المللی دارند، را با جزئیات بررسی کنیم. پاراگراف اول نامه؛ تلاش دارد. یک تصور خوبی از نویسنده و شرکت ایشان را ایجاد می کند و باعث می شود که خواننده تمام نامه را بخواند.

در پاراگراف دوم؛ نویسنده نیاز و توقعات خودش را از فروشنده و اطلاعات لازم جهت پاسخگویی به نیازها را در اختیار خواننده قرار داده است. در پاراگراف سوم؛ نویسنده نامه خواننده را ترغیب کرده که سریع پاسخ دهد و اقدام لازم را انجام دهد.

انتخاب صحیح واژگان کلیدی در نامه های بازرگانی در این قسمت می خواهیم در مورد انتخاب صحیح واژگان کلیدی در این نامه را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم. همانطور که می دانید هر صنف و کاری زبان تخصصی خودش را دارد. نویسنده باید حداکثر تلاش خود را به کار ببرد تا از واژگان درست و تخصصی و حرفه ای استفاده کند. این واژگان علاوه بر اینکه حرفه ای بودن نویسنده را نشان می دهند، گاهی به صورت ناخودآگاه روی ذهن خواننده تاثیر می گذارند.

 

قواعد نامه نوشتن در نامه اول همیشه باید خودتان را قوی و حرفه ای نشان دهید. اما در نامه های بعدی با توجه به ارزیابی که از سطح تخصص خواننده نامه به عمل می آورید ممکن است تغییراتی داشته باشد. ممکن است حتی از حالت رسمی هم خارج شود و به اسم کوچک نوشته شود و موارد دیگر.

ایجاد لحن صدا و زبان بدن با واژگان در نامه بایستی دقت کنید که انسان ها جهت تشکیل و انتقال پیام از واژگان و لحن صدا و زبان بدن استفاده می کنند. در ملاقات های رو در رو دقیقا این سه فاکتور را می بینید اما در نامه ها چطور این سه فاکتور نشان داده می شوند؟

در نگاه اول به نظر می رسد که در مکاتبات فقط می توان از واژگان بهره برد. و نامه ها دارای لحن یا پیام های غیرکلامی می توانند باشند. اما باید دقت کنید که بعضی کلمات دارای بار بوده و نقش لحن صدا یا زبان بدن را واضح می کنند.

 

 

این به این معنی است که جمله ای را که می نویسیم واژگانی که در آن جمله هستند، این جمله دارای آهنگ و ریتمی است که می تواند زبان و حتی احساس ما را نشان دهد. به عنوان مثال از نامه ای که خواندیم، این دو جمله را انتخاب کردیم:

که دارای معنای خاصی هستند، در واقع در ابتدای کار یک تصور مثبت و مهم از شرکت نویسنده در ذهن خواننده ایجاد می کنند.

استفاده از این دو واژه، خواننده را ترغیب به خواندن تمام نامه می کند. واژه Leading به این معنی است که شرکت فرستنده نامه، رهبر بازار در واقع یکی از چند شرکت بزرگ ایران است. Market leader به شرکتی گفته می شود که بیشترین سهم بازار را دارد.

Treading در این نامه به معنای تجاری به کار رفته است در حالی که می توانیم از Import, Export, commercial or business واردات، صادرات، تجارت و کسب و کار استفاده کنیم.

اما Treading در زبان انگلیسی نشان دهنده تجربه زیاد و اعتبار بین المللی است. بنابراین خواننده نامه از فرستنده ادراکات مثبتی را در ذهن خودش می سازد. و نویسنده بدون هزینه یک برند خوب را در ذهن فروشنده یا خواننده این نامه ایجاد می کند.

بدیهی است در گام های بعدی حفظ و حمایت از برند ایجاد شده واقعا امری ضروری است.
قابل ذکر است این عبارت و کلمات اهمیت زیادی دارند. اما بایستی دقت کنید که در تجارت مقدار سفارش، وفای به عهد و دیگر جوانب کار حرفه ای در بلندمدت اگر مهم تر از مکاتبات نباشد کم اهمیت تر نیستند که هر کدام جای خودشان از اهمیت خاصی برخوردار هستند.

 

نحوه انتقال اطلاعات در نامه در پاراگراف دوم؛ نویسنده به صورت واضح و صریح و مختصر پیامی را به گیرنده انتقال می دهد، مبنی بر اینکه چه چیزی می خواهد.

در این پاراگراف اطلاعات مهمی به خواننده منتقل می شود که معنای فعالیت ها و همکاری های آینده طرفین خواهد شد.

در نامه های 24:15 قیمت فروشنده جهت اعلام قیمت، به اطلاعات زیادی نیاز دارد. بعضی از این اطلاعات در نامه اول به فروشنده ابلاغ می شود.

بعضی از اطلاعات دیگر در نامه های بعد و قبل از صدور پرفورم ها بین خریدار و فرونشده حتما رد و بدل می شوند.

 

 

اطلاعات موردنیاز فروشنده جهت محاسبه و ابلاغ قیمت که ما این اطلاعات را به عنوان نویسنده و خریدار می خواهیم از فروشنده استعلام قیمت کنیم، باید در موردشان اطلاع داشته باشیم. در نامه خودمان هم باید ذکر کنیم و کمک کنیم فروشنده یک محاسبه دقیقی از آنچه که ما می خواهیم را انجام دهد و به ما ابلاغ کند. بهتر است که در مورد این اصطلاحات اطلاعات دقیق تری داشته باشیم.