قسمت بعدی در بخش اول موضوع نامه است
در واقع بخش پایانی قسمت اول می باشد، در انتخاب موضوع نامه همیشه باید به این دو تا نکته توجه کنیم، اول اینکه موضوع نامه قطعاً باید مرتبط با متن نامه باشد یا خیلی خلاصه تر و به بیان دقیق تر اگر بخواهیم بگوییم باید چکیده نامه باشد و خواننده باید در ذهن خودش حدس بزند که متن اصلی در مورد چه چیزی است یعنی خواننده با دیدن این عبارت باید به موضوع یا کلیت نامه و هدف نگارنده این نامه پی ببرد یا حدس بزند که چه چیزی است.
ایجاد نگرش مثبت در خواننده
نکته بعدی که خیلی مهم است این است که عبارت مربوط به موضوع باید باعث شود که خواننده نامه، این نامه را با نگرش مثبت بخواند و به بیان دیگر عبارت مربوط به موضوع نامه نباید تاثیر منفی در خواننده ایجاد کند یا نگرش منفی به گیرنده نامه بدهد.
تخفیف گرفتن از طریق نامه
به عنوان مثال در صورتی که نویسنده یک بار راجع به قیمت مثلاً چانه زنی کرده و تخفیف گرفته است، اما تخفیف گرفته شده از طرف آن شرکت آن فرد را قانع نکرده است و قصد دارد که مجدد راجع به قیمت چانه زنی کند و تخفیف بگیرد و از فروشنده بخواهد که دوباره تخفیف دهد.
عبارت زیادی را اینجا می تواند به عنوان موضوع نامه استفاده کند مثلاً discontent یا discontent additional یعنی دیسکانت اضافی یا more discontent یعنی دیسکانت بیشتر.
ولی اگر حتی شما به عنوان خواننده این نامه باشید با دیدن موضوع نامه چه حس و حالی به شما دست می دهد؟ در اغلب اوقات فروشندگان وقتی اسم تخفیف می آید از این موضوع فراری هستند، پس چه کار کنیم؟
این اصطلاحات discontent یا discontent additional یا more discontent، به احتمال خیلی زیاد یک دیدگاه یا حس و حال منفی به آن خواننده نامه خواهد داد به جای این عبارت ها بهتر است از اصطلاحاتی مثل price analysis (تحلیل قیمت)، analysis market )تحلیل بازار(، cost analysis (تحلیل هزینه)، competitive market analysis or price revision (تجزیه تحلیل بازار رقابتی یا اینکه یک تحلیل در مورد قیمت)، به عنوان موضوع نامه ای که می خواهیم تخفیف مجدد بگیریم استفاده کنیم.
که اتفاقاً برای طرف مقابل هم خوشایند می شود و هم مشتاق می شود که بببیند حالا که شما این قیمت ها را آنالیز کرده اید به چه نتایجی رسیده اید یا بازار را تحلیل کرده اید به چه نتیجه ای رسیده اید.
پس بخش اول نامه مربوط به تاریخ نامه، گیرنده نامه، اسم شرکت و موضوع نامه شد که اگر کاغذ یا صفحه ای را در نظر بگیرید، این بخش سمت چپ بالای نامه نوشته می شود.
بخش دوم نامه های تجارت بین المللی: احوالپرسی اولیه نامه
یعنی در اول هر نامه این قسمت وجود دارد، که البته در نامه های فارسی هم ما این قسمت را داریم مثلاً ریاست محترم شرکت فلان، سلام علیکم، احتراماً .... و اینطوری توضیح می دهیم که در انگلیسی هم این بخش را داریم و به آن salutation می گویند.
خطاب قرار دادن در نامه
خطاب قرار دادن در مواقع مختلف تفاوت دارد و باید برای نوشتن آن هم دقت کنیم به عنوان مثال زمانی که اسم شخص مخاطب را نمی دانیم خطاب ما متفاوت خواهد بود یا ممکن است فرد مورد خطاب ما مونث باشد که باز هم کلمه متفاوتی برای آن استفاده می کنیم.
گاهی اوقات ما اطلاعاتی از جنسیت طرف مقابل نداریم و بایستی عبارت دیگری را به کار ببریم همه این موارد در نامه نگاری بسیار مهم هستند و نشان دهنده تسلط نگارنده نامه هستند که چند تا از آنها را در اینجا با همدیگر بررسی می کنیم.
برای خطاب کردن در مورد جنسیت آقایان، اگر طرف مقابل آقا باشد، در انگلیسی ما دو تا اصطلاح یا دو تا کاراکتر داریم که بیشتر از کاراکتر مستر (mr) استفاده می شود ولی در مکاتبات از سر (sir) استفاده می شود ولی برای خانم ها سه تا کاراکتر متفاوت وجود دارد، می دانیم که طرف مقابلمان خانم است و متاهل هم هست در اینجا از کلمه miss استفاده می کنیم.
می دانیم که طرف مقابلمان یک خانم مجرد است از کلمه mis استفاده می کنیم یا می دانیم که طرف مقابل ما خانم است ولی نمی دانیم که متاهل یا مجرد است و جنسیتش هم برای ما فرقی ندارد از کلمه ms استفاده می کنیم.
برای مردی که نامش را نمی دانیم از کلمه sir و برای خانمی که اسمش را نمیدانیم از madam استفاده می کنیم، وقتی هم که مطمئن نیستیم طرف مقابلمان مرد است یا زن اصطلاح sir/madam را به کار می بریم.
چهار تای مورد بعدی هم جمع مواردی است که تا اینجا گفتیم، جمع mr می شود mises، جمع miss می شود madams، جمع عبارت ms هم می شود mises and mis.
استفاده از کلمه dear در نامه
دانستن این ها هم برای استفاده در قسمت احوالپرسی اولیه نامه بسیار کاربردی و مهم است، برای توضیح بیشتر در این مورد که چند تا استثنا ممکن است پیش بیاید، آنجایی که نمی دانیم طرف مرد است یا زن است، همانطور که می دانیم اول این اصطلاحات برای خانم ها یا آقایان از آن از کلمه dear استفاده می کنیم مثلاً dear sir یا dear madam.
و اتفاقاً بهتر است در بیشتر اوقات که نامه مان بسیار رسمی است یا اینکه اولین بار است این نامه را می نویسیم فامیلی طرف مقابل را استفاده کنیم مثلاً dear mr smith، معمولا این اشتباه است که از dear mr jan smith و اسم کوچکش را هم استفاده کنیم مگر این که دیگر ارتباط گرفتیم، با همدیگر داد و ستد کردیم و تا حدودی همدیگر را شناختیم، اینجا می توانیم حتی از dear jan استفاده کنیم و اسم کوچکش را بنویسیم و فامیلیش را هم استفاده نکنیم.
پس همه این عبارت هایی که گفتیم مثل mr، miss، sir، madam و ... را می توانید بعد از کلمه dear استفاده کنید.
مخاطب قرار دادن چندین فرد در نامه
بعضی وقت ها دیده می شود که برای احوالپرسی، زمانی که اطلاعاتی از مخاطب در دست ما نیست یا چندین مخاطب را در طرف مقابلمان داریم از اصطلاح To Whom It May Concern استفاده می کنند.
جنبه مخاطب قرار دادن یک فرد در این جمله دیده نمی شود ولی معمولاً در نامه های رسمی که برای چند مرجع ارسال می شود از این اصطلاح استفاده می کنند، باید توجه داشته باشیم که اتفاقاً معمولاً ابتدای تمام کلمات با حرف بزرگ نوشته می شود یعنی برای هر کلمه حرف اولش بزرگ می شود، مفهوم این اصطلاح یعنی خطاب به مسئول مربوطه.