در بازار داخلی، ارتباطات بین فروشندگان و خریداران معمولا از طریق پیامرسان ها صورت می گیرد و تمامی مراحل در این بستر انجام می شود. اما در بازار خارجی و بین المللی، تاجران علاقه دارند تا از طریق ایمیل، مذاکرات و مکاتبات خود را انجام دهند. اگر در پاسخگویی به ایمیل های خریداران به نحو صحیح و حرفه ای عمل نکنیم، نخواهیم توانست اعتماد لازم را برای فروش و صادرات محصول خود جلب کنیم.
شروع هدفمند ایمیل یا start by point
برای کسب بهترین نتیجه از مکاتبات ایمیلی خود، باید مشخص کنیم که به دنبال چه هدفی هستیم و چه چیزی را می خواهیم به مخاطب القاء کنیم. این مسئله، مهم ترین بخش برای شروع ایمیل است که چارچوب کلی ایمیل ما را مشخص می کند.
با توجه به گسترش ارتباطات از طریق ایمیل و حجم بالای ایمیل ها در صندوق ورودی مخاطب، ایمیلی بیشتر جلب توجه خواهد کرد و شانس خوانده شدن پیدا می کند که شروع خوبی داشته باشد.
عنوان ایمیل یا subject
مهم ترین بخش ایمیل، عنوانی است که برای آن انتخاب می شود، چرا که تنها عنوان است که در ایمیل باکس مخاطب نمایش داده می شود و متن ایمیل شما نمایش داده نمی شود.
با توجه به موضوع کار و محتوای پیام، یک عنوان مناسب باید انتخاب شود تا مخاطب را جذب کند. هدف از ارسال ایمیل، لزوما دریافت پاسخ نیست؛ بلکه هدف اصلی، پاسخ دادن است. به عنوان مثال ممکن است فردی وارد سایت ما شده باشد و فرمی پر کرده باشد که وظیفه ما پاسخ دادن به او است.
ویژگی های عنوان مناسب
عنوانی که برای ایمیل انتخاب می شود حتما باید چیزی باشد که مخاطب شما حتما آن را دیده باشد و در ذهنش موجود باشد. مثلا اگر مخاطب سایت شما را بازدید کرده است، حتما باید آدرس یا عنوان سایت در عنوان ایمیل ذکر شود؛ یا اینکه نام محصول مورد نظر در عنوان قید شود. این شیوه انتخاب عنوان، مخاطب را علاقه مند به مطالعه ایمیل شما از میان حجم بالای ایمیل هایش می کند.
در انتخاب عنوان باید متنی انتخاب کرد که متناسب با ذهنیت مخاطب و آن چیزی که به دنبالش می گردد، باشد. چرا که قطعا مخاطب شما در سایت های دیگری هم فرم پر کرده است و مثلا به دنبال قیمت محصولی می گردد. پس در عنوان ایمیلی که ارسال می کنید باید آنچه قصد بیانش را دارید به خوبی ذکر کنید؛ اگر قصد اعلام قیمت دارید حتما آن را در کنار نام محصول و سایت خود بگنجانید.
شروع خوب متن ایمیل یا start with greeting
در مکالمات روزمره معمولا با hi یا hello شروع می کنیم اما در مکاتبات ایمیلی بهتر است که از dear sir یا dear mr/madam استفاده کنیم. بهتر است در انتهای این مخاطب قرار دادن یک ویرگول قرار داده شود.
گرچه در این مقاله قصد این وجود ندارد که نکات نگارشی بیان شود اما برخی از نکات هستند که بسیار مهم هستند و جلب توجه می کنند؛ مانند اینکه کلمات حتما با حرف بزرگ شروع شوند، نام مخاطب با حرف بزرگ شروع شود تا مخاطب، بهتر شکل بگیرد. در صورتی که نام مخاطب خود را می دانید، حتما او را با اسم خطاب کنید و نام او را در ابتدای ایمیل خود ذکر کنید. با این شروع ساده، صمیمی و البته رسمی، یک حس امنیت و اعتماد در مخاطب به وجود می آید که چه بسا سبب ادامه روابط و مذاکرات شما خواهد شد.
معرفی کردن و بیان هدف ایمیل یا Tell About Yourself
در این بخش از ایمیل باید خودتان را معرفی کنید و دقیقا بیان کنید که به دنبال چه هدفی هستید.
باید مطالب با ادبیات محترمانه بیان شوند و از غلوها و تعریف های بی جا باید اجتناب کرد. متن ایمیل نیز باید کوتاه و مختصر و البته هدفمند باشد؛ چرا که معمولا مخاطبان فرصت مطالعه ایمیل های طولانی را ندارند. در ابتدا باید مخاطب را به سابقه آشنایی که با شما دارد منتقل کنید تا بهتر با شما و ایمیل شما ارتباط بگیرد و احساس امنیت و اعتماد بیشتری پیدا کند. با بیان محل و زمان آشنایی در متن ایمیل و تشکر از او بابت توجهی که او به محصول یا مجموعه شما داشته است، به خوبی می توانید این هدف را محقق کنید.
چگونگی پایان دادن به ایمیل یا close
در پایان ایمیل یک زمان یا بازه زمانی مشخص برای ادامه مذاکرات یا پاسخ به ایمیل باید مشخص کنید. مثلا به مخاطب خود بگویید که در فلان تاریخ دوباره پیگیر نظرات او خواهید شد یا بگویید طی سه روز آینده منتظر پاسخ شما خواهم بود. به طور کلی در مذاکرات تجاری به هر شکلی که انجام می گیرد، در انتهای گفتگو باید یک زمان مشخص برای نتیجه گیری یا پاسخ نهایی تعیین شود.
امضاء یا signature
در پایان ایمیل، باید امضایی از شما وجود داشته باشد. شما به عنوان ارسال کننده ایمیل باید هویت و محل های ارتباطی خود را در پایان ایمیل مشخص کنید. با کلمات احترام آمیز ابتدا نام خود را بیان می کنید و سپس موقعیت خود و نام شرکت و راه های ارتباطی را قید می کنید.
می توان در امضا، از عکس نیز استفاده کرد. این کار باعث می شود مخاطب شما بیشتر احساس امنیت و اعتماد پیدا کند. برخی نکات دیگر با وجود اینکه باید تمام اطلاعات مورد توقع مخاطب در ایمیل موجود باشد اما نیازی نیست تمام اطلاعات در متن ایمیل موجود باشد. بلکه توصیه می شود مخاطب را به فایل هایی که به صورت پیوست ارسال می شود، ارجاع دهید.
ایمیل شرکتی
ایمیل ها دارای پسوندهای متفاوتی می باشند که مشهورترین آن ها جیمیل می باشد. اما جیمیل یک ایمیل شخصی است. برای ایمیل های شرکتی از info@.... .com استفاده می شود که از اسم شرکت باید در ایمیل بهره گرفت. البته پیشوندهای تجاری دیگری هم وجود دارند که موقعیت و جایگاه شما را بهتر به مخاطب معرفی می کنند.
امنیت ایمیل ها در حفظ و نگهداری ایمیل های تجاری بسیار باید دقت کرد. با هر سیستمی نباید وارد ایمیل شد، چرا که مثلا اگر در مرحله ارائه شماره حساب برای واریز پول، با توجه به اینکه ایران از نظر سیستم بانکی بین المللی تحریم است و حساب به نام شرکت نیست و هر مرتبه باید یک شماره حساب بدهید، ممکن است یک هکر با هک کردن ایمیل شما و ارائه یک شماره حساب دیگر، ضرر بزرگی به شما وارد کند. توصیه می شود برای مباحث تجاری از سیستم عاملی غیر از ویندوز مانند لینوکس و مکینتاش استفاده شود تا امنیت بیشتری برای ایمیل های شما وجود داشته باشد.