? اسناد مکاتباتی در صادرات چیست؟ ? خیلی از اسناد مهم هستند و ما توجه کافی به آن ها نمی کنیم. اسناد دو مرحله دارند که امروز در مورد مرحله اول با شما صحبت می کنم اسنادی که قبل از معامله با مشتری مراوده انجام می شود و اسنادی که بعد یا حین معامله انجام می شود. این دو سند دو مدل سند برای موضوعات مختلف استفاده می شود. امروز می خواهیم اسنادی را که قبل از معامله و قرارداد باید مکاتبه و بین خریدار و فروشنده جابجا بشود تا یک معامله خوب فراهم بشود.
? اولین سند و مهمترین سند و خیلی جا که این مسئه را مطرح می کنیم درخواست رسمی است یعنی شما باید در یک مراوده مثبت به سمتی بروید که مشتری به شما بگوید که من این کالا را می خواهم اما این کاملا منسوخ شده است بله در قراردادهای بزرگ و شرکت های رسمی بزرگ درخواست شان را به صورت رسمی اعلام می کنند اما مسئله ای که وجود دارد این است که چند میلیارد دلار از معاملات دنیا و سهم بسیار زیادی از معاملات دنیا معاملاتی است که بدون درخواست رسمی انجام می شود. 
? اکثر مشتری هایی که به سراغ ما می آیند و با ما کار می کنند چیزی به این اسم را شاید نشناسند پس اگر من از آن ها توقع درخواست رسمی داشته باشم بی فایده است و برای مشتری رنجش ایجاد می کنم و مشتری پس می زند و می ترسد و یا نمی خواهد ادامه بدهد و یا این که دیگران خیلی راحت تر به او جواب دادند پس درخواست رسمی را کنار می گذاریم. ما از مشتری اطلاعات را می گیریم در مذاکره باید این اطلاعات را بگیریم یا در واتساپ می زنیم یا در مذاکره تلفنی یا صوتی این اطلاعات را می گیریم در درخواست رسمی این موارد هستند یعنی بگوییم که چه کیفیتی و چه کمیتی و چه مقدار می خواهید چطور پرداخت می کنید و برای کجا می خواهید و چه نرخی مد نظرتان است معمولا خیلی خوب جواب نمی دهند چون باید یک مقدار سطح مذاکره تان بالاتر باشد تا بتوانید مشتری را وارد این پروسه کنید. 
? اما در بحث محلی که قرار است کالا تخلیه بشود به شما اطلاعات خوبی می دهند این ها اطلاعات اولیه ای است که ما به آن ها نیاز داریم پس ما از مشتری این اطلاعات را می خواهیم و در قبالش باید جواب بدهیم شما می توانید جواب را طی متن ساده به مشتریتان بدهید و یا طی یک سند رسمی اعلام کنید که جذابتر آن این است که طی سند رسمی باشد. 
? اما این که این سند چه باشد می تواند یک سربرگ باشد و داخل آن این اطلاعات را نوشته باشید که با این قیمت و با این شرایط و می تواند داخل یک اینفورما اینویس باشد که یک پیش فاکتور است می تواند داخل یک FCO که پیشنهاد رسمی چند صفحه ای باشد این ها را توضیح بدهیم که چطور تهیه و ... شده است پس این ها می تواند جزء اسنادی باشد که من تحویل می دهم دیگر چه سندی باید بدهم تا بتوانم یک قرارداد موثر داشته باشم و قراردادی که نتیجه آن یک پول و یک درآمد خوبی بشود. 
? اینجا تنها چیزی که ما به آن نیاز داریم اسناد رسمی که می تواند وجود کالا را ثابت کند این هم می تواند باشد مثلا اگر کالایی ارسال شده است شما می گویید این سند ارسال کالا وجود دارد و این بارنامه به عنوان سندی است که این کالا را موجود دارم و یا ممکن است یک کالایی در انبار دپو شده باشد و شما می توانید سند دپو انبار را به آن ها بدهید یا ممکن است ویدئو یا رسانه یا عکس هایی باشد که نشان بدهد که شما دسترسی به این کالا دارید که اکثر شماها از این مورد آخر استفاده خواهید کرد و موارد یک و دو کمتر برای شما اتفاق می افتد. 
? یا بعد از یک دوره ای این مسائل برای شما می افتد و در ابتدای کار این مسائل برای شما خیلی کمتر است. پس با ویدئو و رسانه سعی می کنیم که این کالا را در اختیار داریم این ها جزء اسناد رسمی در مکاتبه و مراوده کردن اولیه است یعنی ما نشان می دهیم که این کالا را داریم و به مخاطب مان احترام می گذاریم. حالا بعدش که این اسناد را خواند ممکن است که در این میان یک مذاکره ای بشود که بگویند قیمت شما بالا است و یا در مورد چیزهای دیگر صحبت کنید که در نهایت یک جمع بندی بشود می گوید خیلی خب حالا می خواهم بخرم این جا ممکن است همزمان از شما یک قرارداد هم بخواهد یا ممکن است نخواهد شما بدانید که خیلی از معاملات در قالب پرفورما اینویس انجام می شود. 
? در قالب یک پیش فاکتور که فقط شما سعی کنید یک پیش فاکتور کاملتری بزنید و شرایط را در آن بنویسد و خیلی در ترم قرارداد نروید و سعی کنید که یک پرفورمای کامل بدهید من پرفورما را توضیح دادم که می تواند مثل یک قرارداد برای مخاطب باشد و تفسیر آن به اندازه قرارداد سخت نیست و بندها و مفادهای آن مشتری را می ترساند اما اگر مشتری اسرار بر قرارداد داشت شما همراه پرفورما باید یک قرارداد هم به آن ها بدهید این ها اسنادی هستند که برای مذاکره قبل از قرارداد است که ان شاالله در یک فایل دیگر در مورد اسنادی که بعد از قرارداد مورد نیاز است صحبت خواهم کرد.