نقش اسناد تجاری در اعتماد سازی قرارداد

⚫ اسناد پیش از تسویه حساب ? در بستن قرارداد، معامله و صادرات چه اسنادی بعد از قرارداد باید جابه‌جا شده و چه چیزهایی باید به مشتری داده که مشتری پذیرفته و تسویه حساب به ما دهد؟ ما در ترم‎‌‌های آموزشی حمل و نقل کالا گفتیم که در بسیاری از کالاها مبلغی را به عنوان پیش پرداخت گرفته و بقیه هزینه بعد از این که کالا را آماده کردیم طی چند مرحله دریافت می‌کنیم پس ما یک سری از اسناد را بعد از کانترک باید به مشتری بدهیم؛ این کار را ما برای جلب اعتماد برای ادامه کار و تسویه حساب کامل یا این که مشتری بتواند حتی در گمرک مقصد کالا را اظهار کند، تحویل بگیرد و از آن استفاده کند، انجام داده تا در مراحل بعدی بتوانیم با آن پیش برویم. بعضی مواقع این اسناد کم و یا زیاد شده، اما کلیات را به شما خواهم گفت تا بدانید. [aparat src="aScY7"] ⚫ اعتماد سازی با اسناد ? ما در مورد بستن قرارداد در فایل دیگری به صورت مختصر صحبت کردیم. بعد از بستن قرارداد می‌خواهیم به مشتری مدارک جدیدی داده تا بتوانیم اعتمادش را جلب کنیم. پیش پرداخت را که می‌دهد به او پرفورما داده و شروع به آماده کردن کالا می کنیم. اولین چیز لازم، تمام اسناد و مدارکی است که نشان دهد شما در حال انجام دادن کار هستید. ممکن است فیلم از خط تولید یا کالا، عکسی از برندی که خواسته برایش چاپ کنید و یا هر چیزی که می‌تواند نشان‌دهنده اسم و شرایط او و تازه بودن این ویدئو باشد. ⚫ رسیدهای ارسالی برای مشتری ? این موارد عامل اعتماد مخاطب شده و باعث می‌شود که جلوتر آمده و به قرارداد بعدی فکر کند. پس یک قسمت ویدئو، عکس و رسانه است که همه قابل اهمیت هستند. وقتی کالا را به گمرک فرستادیم در مسیر ارسال به گمرک، شماره تریلی، شماره راننده، شماره بارگیری یا تصویر بارنامه، حتی به فارسی هم که باشد به مخاطبتان ارسال کنید. این موارد همه سبب اعتمادسازی خواهد شد. بار بعد از رسیدن به گمرک باسکول شده و به انبار می‌‌رود؛ بعد قبض باسکول و انبار را به مشتری ارسال می‎‌کنید. بعد از داخل شدن به کانتینرهای گمرک، سریال نامه و مشخصات داشته و بعد از تحویل، برگه رسید دارد، ارسال کانتینرها به محوطه بار برای بارگیری نیز رسیدهایی دارد؛ همه این رسید‌ها را برای مشتری ارسال می‌کنیم. ⚫ شرکت‌های بازرسی کالا ? هر چه بیشتر این رسیدها را برای مشتری ارسال کنید، قبول خواهد کرد که شما واقعی‌ بوده و بهتر می‌تواند با شما پیش برود. کانتینرها که بارگیری می شوند اگر مشتری هم هزینه‌اش را پذیرفت کار بازرسی بار هم برای شما انجام شود، شرکت هایی هستند که از نظر تعداد کارتون یا قوطی، وزن خالص و ناخالصی را بارگیری کردید عکس و فیلم می گیرد و این ها را در یک فایل پی دی اف در چند مرحله به شما می دهد و شما می توانید این را برای مشتری خودتان بفرستید چون بازرسی یک شرکت بین المللی است این سند را می بیند اعتمادش جلب می شود تا این جا می توانید یک مرحله دیگر پول را دریافت کنید یا اعتماد و رضایتش را بیشتر جلب کنید. ⚫ اسناد استعلام آمادگی کالا ? بعد در قبال این کار اگر بخواهید کنترل بشود کیفیت آزمایشگاهی کنترل می شود که با این کیفیت کالا را به شما تحویل دادند بعد که بازرسی هم انجام شد گمرک یک اظهار نامه به آن می زند و اظهار گمرک را می توانید برایش بفرستید و یک برگه دیگر به نام تالی است که می توانید این را برایش بفرستید و این مدارک را به کشتی رانی تحویل می دهید این شماره کشتی رانی و مسیر کشتی رانی را هم به او می دهید تا خودش زنگ بزند از کشتی رانی استعلام کند که بله ما این را تحویل گرفتیم و می خواهیم بارگیری کنیم این هم یکی از سندهایی است که لازم است و می تواند موثر باشد یعنی اطلاعات تماس شرکت حمل و نقل دریایی می تواند برای خاطب اعتمادساز باشد بلاخره آن شرکت ها می توانند یک استعلام هایی بگیرند و مخاطب باور کند که کالا آماده است یا نیست. ⚫ اسناد بعد از بارگیری ? حالا ما یک چنین کاری را انجام دادیم بعدش باید چکار کنیم؟ بعد اگر بارگیری که انجام شد ممکن است بگوییم ده درصد پرداخت بعد از این که بارگیری انجام شد اصطلاحا بارنامه صادر شد اینجا بارنامه را بهش می دهیم و این ها می تواند ارزشمند باشد. دیگر چه سندی باید به آن ها بدهیم؟ یک سند که شامل این می شود که من این کالا را با مشخصات دقیق بارگیری کردم مثلا یک نفر می گوید آقا من 20 تن می خواهم به شما خرما بدهم اما آیا در کانتینر دقیقا 20 تن خرما بارگیری می شود؟ نه مثلا 21500 بارگیری می شود 22 تن بارگیری می شود و خالصش 19800 تن می شود اگر کارتون هایش را کم کنیم مثلا این عدد می شود آن عدد دقیق در آن سند می خورد یک برگه دیگری که باید به مشتری بدهیم پکینگ لیست است این که این کالا در چه شرایط و بسته بندی هایی ارائه شده است این هم برای اظهار در گمرک مقصد مورد نیاز است. ⚫ اسناد وابسته به نیاز مشتری ? اگر مشتری گواهی مبدا که از اتاق بازرگانی می خواهند باید از اتاق بازرگانی بگیرید و به آنها تحویل بدهید این هم جزء سندهایی است که مشتری ها نیاز دارند. بعضی ها گواهی بهداشت و قرنطینه و امثال این ها را هم نیاز دارد و گواهی سیب سلامت خیلی برای آن ها مطرح نیست بعضی از کالاها به چنین چیزهایی نیاز دارند و اکثر کالا به چنین چیزی نیاز ندارند چون کشورهای مقصد اکثرا بازرسی و گواهی بهداشتی خودشان را ملاک قرار می دهند و خیلی کمتر به گواهی بهداشتی کشور ارسال کننده اهمیت می دهند چون استانداردهایشان فرق می کند و بعضی از مشتری ها ممکن است بخواهد. اگر خواست به آن ها تحویل بدهید. پس ما یک سری اسناد و مدارک برای قبل از بارگیری و بعد از بارگیری نیاز است که به مشتری ارسال کنید.