در ادامه به شما می‌آموزیم که در پروفرما باید چه مطالبی عنوان شود، چگونه باید آن را برای مشتری صادر کرد و این سند چه تعهداتی برای فروشنده ایجاد می‌کند.
پروفرما یا پیش فاکتور چیست؟
Pro forma یا Pro forma invoice به معنی پیش‌فاکتور است که به اختصار به آن PI گفته میشود. پروفرما به نوعی شبیه قرارداد است؛ یعنی بعد از اینکه مشتری خواسته خودش را در LOI یا Letter of intent اعلام کرد و در واقع فهمیدید که مشتری به چه کالایی نیاز دارد، می‌خواهد آن را با چه شرایط و قیمتی بخرد و چگونه مبلغ آن را پرداخت خواهد کرد، باید برای او پیش فاکتور صادر کنید. در معامله با مشتریان صادراتی، پروفرما به تنهایی کارتان را با ۹۵ درصد مشتری‌ها راه می‌اندازد و معامله را تمام می‌کند. بنابراین باید در پیش فاکتور بسیار حرفه‌ای رفتار کنید. اما در یک پروفرما چه مواردی مطرح میشود؟
معرفی شرکت در پروفرما
اولین موردی که ذکر آن در پروفرما ضروری است، اسم شرکت شماست، بنابراین باید نامی را انتخاب و به مشتری خود اعلام کنید. آیا ضرورت اعلام نام به مشتری به این معناست که باید شرکتی را ثبت کنید و پیش از شروع کار، مالیات بدهید؟ ممکن است شما هم مانند بسیاری از افراد چنین ذهنیت‌هایی داشته باشید، اما نگران نباشید. چون ما در آراد برندینگ از سال‌ها پیش با این دغدغه‌ها سر و کار داشته‌ایم و پاسخ همه آن‌ها را می‌دانیم.
چرا باید لوگو داشته باشیم؟
مورد بعدی که بعد از نام شرکت در پروفرما اهمیت دارد، آرم تجاری است که در اصطلاح به آن لوگو هم گفته میشود. اگرچه وجود لوگو در پیش فاکتور ضروری نیست، اما استفاده از لوگو جلوه‌ای رسمی و شکیل به پروفرما می‌بخشد و شما را حرفه‌ای‌تر نشان میدهد. برخی افراد گمان میکنند لوگوی خوب باید شکیل و پرنقش و نگار باشد و معیار آن‌ها در انتخاب لوگو، فقط زیبایی بصری است. اما باید بدانید که معیار برند شدن و شناخته شدن صرفا زیبایی نیست، بلکه معیار اصلی خدماتی است که ارائه میشود. مثلا صفحه اول گوگل و رنگ‌های به کار رفته در آن را در نظر بگیرید. آیا طراحی این صفحه از نظر بصری بسیار زیباست یا فقط طرح‌های ساده‌ای می‌بینید که در آن رنگ‌های آبی و سبز به کار رفته؟ چرا گوگل قوی‌ترین موتور جستجو در دنیاست؟ مگر نه اینکه یاهو از نظر ظاهر و طراحی، زیباتر از گوگل است، پس چرا نمی‌تواند به جایگاه گوگل برسد؟
ارائه اطلاعات تماس در پروفرما
در پروفرما حتما باید آدرسی را ذکر کنید، این آدرس می‌تواند آدرس شرکت شما و یا آدرس تامین‌کننده شما باشد. همچنین لازم است شماره تلفن ثابت خود را در پروفرما درج کنید. البته می‌توانید از شماره مجازی هم استفاده کنید. از جمله اطلاعات تماس دیگری که در پروفرما ذکر میشود، شماره فکس است. می‌توانید از شماره فکس فروشنده استفاده کنید، اما در گذاشتن یا نگذاشتن آن در پیش فاکتور مختارید. بسیاری از تاجران در شهرستان‌ها فعالیت میکنند و ما معتقدیم اگر از شماره‌های ثبت‌شده در تهران استفاده کنید، امکان رشد بیشتری دارید. با پرداخت هشتصد هزار تومان و یا بیشتر، می‌توانید به‌راحتی شماره همراهی با پیش‌شماره ۰۹۱۲ دریافت کنید. اما اگر در شهرستانی مثل مشهد زندگی کنید، آیا این امکان وجود دارد که خط ثابتی با پیش‌شماره ۰۲۱ داشته باشید؟
شماره ثابت مجازی چیست؟
می‌توانید از شرکت‌هایی که شماره‌های مجازی با پیش‌شماره ۰۲۱ ارائه می‌دهند، خدمات بگیرید. خدمات این‌گونه شرکت‌ها بسیار ارزان است و ماهیانه حدود بیست تا پنجاه هزار تومان قیمت دارد، همچنین این شماره‌ها، همراه با سانترال و منشی تلفنی رایگان عرضه می‌شوند. بنابراین وقتی مشتری با شماره شما با پیش‌شماره ۰۲۱ تماس می‌گیرد، گوشی همراه یا تلفن ثابت شما در مشهد زنگ می‌‌خورد. برای استفاده از چنین خدماتی، نیازی به پرداخت هزینه اضافه برای دایورت ندارید و هزینه‌های شما فقط شامل همان پنجاه هزار تومان میشود که ماهیانه پرداخت می‌کنید.ویژگی های ایمیل شرکتی
مورد دیگری که در پروفرما عنوان میشود، آدرس ایمیل است. بسیار مهم است که تاجران از چه آدرس ایمیلی استفاده کنند، اهمیت این مسئله تا جایی است که بسیاری از افراد به دلیل آدرس ایمیل نامناسبی که دارند، نزد مشتری اعتباری کسب نمی‌کنند و نمی‌توانند از او پول بگیرند. برای نمونه ایمیلی مثل Maryam_2002@gmail.com یک آدرس ایمیل تجاری نیست و نمی‌تواند مورد استفاده تاجران قرار بگیرد. برای معرفی مجموعه خود ابتدا باید سایت ویترینی داشته باشید و سپس با استفاده از آدرس این سایت، ایمیل info بسازید؛ مثل info@aradbranding.com یا info@aradbranding.ir. البته بهتر است از دامنه .com برای ایمیل‌های شرکتی استفاده شود.
شماره پروفرما چیست؟
برای هر پروفرما باید شماره دلخواهی را تعیین کنید که به آن Pro forma invoice number می‌گویند. در نظر داشته باشید که این شماره فقط برای شما کاربرد دارد و جایی خارج از مجموعه شما ثبت حقیقی نمی‌شود. برای مثال می‌توانید از حروف اول اسم خود، به اضافه تاریخ روز و شماره مشتری برای شماره پروفرما استفاده کنید. مثلا اگر این فرد دهمین مشتری امروز شماست، عدد ۱۰ را به انتهای شماره اضافه می‌کنید تا به یاد داشته باشید که این پروفرما برای او صادر شده است؛ مثل TZ-13980615-10.دستیابی سریع به اطلاعات مشتری
ممکن است هر روز بیست یا سی مشتری با شما ارتباط برقرار کنند، بنابراین وقتی مشتری به سراغ شما می‌آید و می‌گوید شما چند ماه پیش به من پیش‌فاکتور دادید، چگونه می‌توانید به یاد بیاورید که این فرد کدام یک از مشتری‌های شماست؟ با استفاده از شماره اختصاصی و منحصر به فردی که برای هر پیش‌فاکتور تعریف می‌کنید، می‌توانید این اطلاعات را به یاد بیاورید. بدون استفاده از اعداد کار بسیار سخت میشود، اما با استفاده از اعداد می‌توانید به‌سرعت مشخص کنید که این فرد در چه تاریخی با شما ارتباط برقرار کرده، چه نوع پروفرمایی برای او صادر شده و درباره چه مواردی با او صحبت شده است. همچنین می‌توانید با استفاده از شماره پروفرما او را به‌سرعت در بانک اطلاعاتی خود پیدا کنید و ببینید ارتباطات شما با او تا کجا پیش رفته است.
ثبت مشخصات خریدار
موضوع دیگری که باید در پروفرما آورده شود، نام و آدرس شرکت خریدار است. مشتری پیش از این در LOI اسم شرکت خود، مشخصات و آدرس آن را اعلام کرده و لازم است شما هم این نام و آدرس این شرکت را در پروفرما ثبت کنید.تاریخ صدور پروفرما
لازم است تاریخ صدور پروفرما در آن ثبت شود، اما نباید از تقویم شمسی برای تاریخ زدن استفاده کنید و یا اعداد فارسی را به کار بگیرید، بلکه باید از تاریخ میلادی استفاده کنید و اعداد آن نیز باید به انگلیسی ثبت شود. برای نشان دادن تاریخ صدور پروفرما از عبارت Pro forma invoice date استفاده می‌کنیم پس از ثبت تاریخ، باید مشخص کنید که پروفرمای صادرشده برای مشتری تا چه زمانی اعتبار دارد.
تعیین مدت اعتبار پروفرما
ما در کشوری زندگی می‌کنیم که قیمت کالاها روز به روز تغییر می‌کند، پس باید مدت اعتبار را در پروفرما ذکر کنید تا مشخص شود این پروفرما از زمان صدور تا چه تاریخی اعتبار دارد. البته به خاطر داشته باشید که تمام موارد در پیش فاکتور به زبان انگلیسی نوشته میشود؛ مثلا عبارت Validity date of PI مدت اعتبار پروفرما را نشان میدهد. سعی کنید برای تاریخ اعتبار پروفرما، از عبارت «تا فلان مدت» استفاده نکنید؛ چون این مسئله ابهام ایجاد می‌کند و مشخص نیست این مدت شامل روزهای اداری است یا روزهای تعطیل هم محاسبه میشود. باید برای تاریخ اعتبار پروفرما عدد مشخص کنید؛ مثلا اگر تاریخ صدور پروفرما ششم سپتامبر باشد، تاریخ مشخصی را تعیین کنید. مثلا این پیش فاکتور تا دهم سپتامبر ۲۰۱۹ اعتبار دارد. اگر برای تعیین مدت اعتبار پروفرما، از عباراتی مثل «تا یک هفته» یا «تا چهارشنبه» استفاده کنید، در آینده دچار مشکل می‌شوید.
تعیین روش های حمل و نقل محصول
لازم است نحوه و وسیله حمل و نقل را نیز در پروفرما تعیین کنید که به اصطلاح به آن Shipment یا Transport means می‌گویند. مثلا این موضوع باید در پروفرما به اطلاع مشتری برسد که قرار است بار از کدام پورت ارسال شود، کما اینکه خود مشتری باید در LOI پورت مقصد را اعلام نماید و تعیین کند که بار باید به کدام پورت ارسال شود. بنابراین هم پورت مبدا مهم است و هم پورت مقصد و هر دو باید در پروفرما ذکر شوند.