ساختار و قالب نامه های تجارت بین المللی
قانون 20/80 که ما آرادی ها قبلا آن را توضیح دادیم اتفاقاً در یادگیری، کار و زندگی ما هم این قانون وجود دارد، در کلاس های آموزشی، یادگیری و در حرفه و کار ما این قانون به این شکل است که ۸۰ درصد فاکتورهایی که تاثیرگذار هستند تا ما راحت تر، بهتر، سریع تر و کاربردی تر مسائل را یاد بگیریم مربوط به حال و حوصله خودمان است و زمانی که در این کلاس ها هستیم اگر به لحاظ حس و حال درونی در نقطه اوجمان نباشیم کسل می شویم، مطالب از دستمان می روند و از آن هدفی که برای شرکت در این کلاس ها داریم غافل می شویم.
۲۰ درصد از فاکتورها مربوط به فاکتورهای مستقیم و مربوط به آموزش و یادگیری هستند، مثل کتاب ها، معلم، کلاس و غیره ولی ۸۰ درصدش مربوط به حال و هوای خودمان است.
امروز می خواهیم در مورد ساختار و قالب نامه های تجارت بین المللی صحبت کنیم که قبلاً مختصر به آن پرداختیم که ساختار این نامه ها چطوری است و مثال های عملی زیادی در مورد نامه استعلام قیمت، نامه درخواست تخفیف داشتیم و اینطور نامه ها را با همدیگر کار کردیم، امروز اختصاصاً به این می پردازیم که ساختار این نامه ها چه شکلی و چطوری است.
قالب نامه های تجارت بین المللی چیست؟
هر کدام از قالب این نامه های تجارت بین المللی از پنج بخش تشکیل شده اند که اگر کاغذ یا مانیتور جلوی شما است، گوشه بالا سمت چپ کاغذ یا مانیتورتان را در نظر بگیرید که در آنجا بخش اول نامه که شامل تاریخ است، خط پایین آن نام شرکت گیرنده نامه است، خط پایین آن بخش قابل توجه است یعنی آن سطری که مربوط به قابل توجه است، قابل توجه یعنی آن کسی که این نامه را می گیرد و باید بخواند و جواب دهد، بعد از آن موضوع نامه است، این بخش اول نامه می باشد.
دو خط پایین تر آن، در همان سمت چپ نامه یا کاغذتان بخش دوم است که مربوط به احوالپرسی اولیه نامه است، یک یا دو خط پایین تر از این، بدنه یا متن اصلی یعنی بخش سوم نامه شروع می شود، بخش چهارم نامه، احوالپرسی انتهای نامه یا احوالپرسی دوم است.
همان طور که در مانیتور یا در کاغذتان نگاه می کنید همه این ها سمت چپ بودند الان جایگاه بخش چهارم سمت راست پایین متن اصلی قرار می گیرد، و بخش پنجم دوباره یک یا دو خط پایین تر از بخش چهارم سمت چپ قرار می گیرد که شامل اطلاعات تماس است که همه این ها را به صورت ویژه و به صورت روان امروز می خواهیم با هم دیگر کار کنیم.
بخش اول: نحوه نوشتن تاریخ در زبان انگلیسی
در سطر اول سمت چپ فرمت بریتیش یا انگلیسی یا همان انگلستانی است، یعنی فرمت تاریخ به سبک انگلیسی ها است که اول روز است بعد ماه و در آخر سال قرار می گیرد، تقریبا برعکس آن یعنی قسمت دوم سطر اول سبک آمریکایی ها در نوشتن تاریخ است، که دو تای اولی را با هم جا به جا کردند یعنی اول ماه را قرار می دهند بعد روز و در انتها سال را قرار می دهند.
چند تا مثال مختص هر کدام از این فرمت ها خدمت شما عرض می کنیم مثلا two fourteenth of march 2020 چهاردهم مارچ ۲۰۲۰ (14th March, 2020) در زبان بریتیش هم اینطوری می توانیم بنویسیم که فقط سال به عدد است و ماه و روز به کلمه است یا ترکیب روز و سال عددی است و ماه کلمه ای است.
یک نکته مهم اینجا است که در بالای عدد ۱۴ حرف th را ملاحظه می کنید، مثلاً می خواهیم بگوییم اولین (first)، دومین (second)، سومین (Third)، چهارمین (fourth)، پنجمین (fifth)، ششمین (sixth) یا ... فقط سه تای اولی یعنی اولین (first)، دومین (second) و سومین (Third) استثنا هستند مابقی همه شان th می گیرند.
پس به این چهار تا علامت باید دقت کنید، اگر مثلاً اول مارچ باشد می شود first یعنی یک را می نویسند و بالای سمت راست آن عبارت st می گذارند، برای دوم nd و برای سوم rd و از ۴ به بالا همه اعداد th می گیرند.
یا مثل 14 March 2020 می نویسند یا همه آنها عددی هستند مثل 14/3/2020، در تاریخ آمریکایی ماه اول، روز دوم و سال سوم است، اینجا اگر اعداد مربوط به روز ۱۲ یا کمتر از ۱۲ باشد در تاریخ گذاری ها یک مقداری تشخیص این دو تا روش ممکن است ما را دچار اشکال کند.
اینجا است که از آن فرمت مثلا st گذاشتن می توانیم استفاده کنیم، این نشان می دهد که این عدد روز است و عدد بعدی ماه است یا عدد اولی ماه است و عددی که این حرف اختصاری روی آن است عدد روز ما است و این یک قاعده است، پس در بریتیش و آمریکن در واقع جای ماه و روز عوض شده است و دانستن این فرمت ها بسیار مهم است.
ماه های میلادی، نام اختصاری و تعداد روزهای هر ماه
ما به عنوان یک بازرگان که مکاتبات تجاری هم داریم حتماً باید این ها را بدانیم، حالا لزومی به حفظ کردن آن ها نیست ولی بهتر است که آنها را حفظ باشیم چون زمان زیادی هم نمی برد، ماه اول ژانویه (January )، ماه دوم فوریه (February)، ماه سوم مارچ (March)، ماه چهارم آوریل(April)، ماه پنجم می (May)، ماه ششم ژوئن (June)، ماه هفتم جولای (July)، ماه هشتم آگوست (August)، ماه نهم سپتامبر (September)، ماه دهم اکتبر (October)، ماه یازدهم نوامبر (November) و ماه دوازدهم دسامبر (December) است.
کلمات اختصاری آنها را هم می توانیم استفاده کنیم مثلاً به جای ژانویه می توانیم از jan استفاده کنیم و برای بقیه هم همینطور می توانیم کلمات اختصاری شان را بنویسیم.
همان طور که در هجری شمسی و قمری هم داریم، روزهای هر ماه ممکن است متفاوت از ماه بعدی باشد و بعضی از ماه ها ۳۰ روزه یا ۳۱ روزه است مثلا ماه فوریه ۲۸ روزه است.
بخش های یک سازمان
بعد از تاریخ در بخش اول نامه اسم شرکت را می نویسیم، هدف از نوشتن نام شرکت در بخش اول این است که طرف مقابل مطمئن می شود این نامه یک نامه عمومی نیست و صرفاً برای آن شرکت ارسال شده است و اینطوری رسمیت پیدا می کند، نوشتن این بخش یعنی نوشتن نام شرکت گیرنده نه تنها به عنوان یک احترام به طرف مقابل است بلکه اهمیت و جایگاه رابطه کاری مان را هم نشان می دهد و از دیدگاه کسی که می خواهد این نامه را بخواند یا به دستش می رسد بسیار حائز اهمیت است.
در سطر سوم یک سطری به اسم قابل توجه داریم، در آن سطر اسم شخص گیرنده یا شخصی که قرار است آن نامه را بخواند یا بخش سازمانی مربوطه را باید بنویسیم، همانطور که می دانید نوشتن این سطر در نامه های تجاری خیلی اهمیت زیادی دارد.
اگر خود شما هم یک شرکت بازرگانی داشته باشید هر روز با این مقوله در ارتباط هستید که ممکن است ده ها یا صدها نامه از طریق آدرس رایانامه یا سایتتان دریافت کنید که معمولاً با info، @ و ... هستند و یا اینکه ممکن است نیروی متخصصی که کلیه این نامه ها را مطالعه می کند و به بخش مربوطه ارجاع می دهد گاهی اوقات در شرکت حضور نداشته باشد اینجا است که نوشتن این سطر، ارجاع نامه را به شخص یا شخص مربوطه آسان می کند، پس بهتر است که در نوشتن این سطر یعنی گیرنده نامه دقت کنید.
یا اینکه بهتر است معادل انگلیسی بخش یا دپارتمانی که این نامه قرار است آنجا برود و مربوط به آنجا است را هم در این عبارت بیاوریم که می شود دپارتمان یا بخش های یک سازمان، هر سازمان بخش های متفاوتی دارد که به آن دپارتمان یا به طور اختصار dept می گویند.
البته ممکن است یک سازمانی همه این بخش ها را نداشته باشد بلکه برخی از این بخش ها را داشته باشد اما بهتر است که ما آنها را بدانیم مثلاً بخش خدمات (Services dept)، منابع انسانی (human resources)، بخش خرید (Purchase Department)، بخش تضمین کیفیت (Quality Assurance Departmen)، خدمات مشتریان (Customer Service Department)، تحقیق و توسعه (Research and Development Department)، توسعه تجارت یا کسب و کار (Department of Trade Development)، مدیریت زنجیره تامین (Tommy Chain Management Department)، بخش حمل و نقل (Department of Transportation)، بخش تولید (Production Department)، بخش حقوقی سازمان (Legal Department of the Organization)، بخش امنیت (Department of Security)، بخش بازاریابی (Marketing Department)، بخش فروش (Sales Department)، بخش مالی (Financial Department)، واحد عملیات (Operations Unit Department)، مربوط به بخش کارکنان (Staff Department)، توسعه بازار (Market Development Department)، بخش مهندسی (Engineering department)، پشتیبانی (Support Department)، حسابداری (Accounting Department) و بخش تدارکات (Procurement Department) است، دانستن این بخش ها هم برای هر بازرگانی که مکاتبات دارد خیلی مفید خواهد بود.