از دوستانی که تماس گرفتند و راجع به این آموزش ها اظهار نظر کردند خیلی سپاس گذارم، نظر لطفشان را به من رساندند انتقادات و پیشنهاداتی که به من دادند بسیار جالب بود و مورد توجه قرار گرفت و حتماً در مورد آنها تجدید نظر خواهم کرد. در ادامه مباحث فرآیند های تجارت بین الملل فارغ از محیط و ساختار تجاری که ما در آراد برای شما تولید می کنیم.
و همانطور هم که بارها با شما در مورد آن صحبت کردیم و گفتیم که با استاندارد های ما شما نیاز ندارید که دنبال بازار هدف بروید و آن را پیدا کنید و در واقع بازار هدف است که شما را پیدا می کند و به سمت شما می اید. امروز می خواهم درباره پلن B تجارت شما که استفاده از ظرفیت های خالی بازاریابی و پر کردن آن می باشد صحبت کنم، این بخش بر می گردد به بازاریابی سیستماتیک و خوب است که نکاتی را راجع به آن بدانید و فرصت های آزادی که دارید را اجرا کنید که قطعاً می تواند مفید باشد و برای شما سود آوری داشته باشد. 
معرفی نامه شرکت تجاری قسمت اعظمی از تجارت ها و صادرات و فروش شرکت ها و تاجران بزرگ از طریق یک نامه آغاز می شود«نامه بازاریابی صادراتی و معرفی شرکت یا واحد تجاری به شرکت ها یا تجار خارجی» یک نامه رسمی و در عین حال یک اعلام آمادگی همکاری با مشتریان احتمالی آینده است که در بسیاری از موارد همراه با موفقیت و ضریب بازده بالایی هم دارد و معمولاً هم به همکاری در آینده ختم نمی شود اما خیلی از شرکت ها و تجار آن را جدی نمی گیرند و در اجرای آن کوتاهی می کنند.
قبل از اینکه به توجیه و معرفی این نامه بپردازم می خواهم بگویم در ابتدا حتما بعد از ارسال نامه های خودتان پیگیری کنید یا از طریق تماس تلفنی، یا پیام در واتسپ، فیس بوک یا لینکدین یا هر مسیر دیگری که فکر می کنید پل ارتباطی دارید به دلیل اینکه خیلی از مواقع نامه ها به ایمیلی ارسال می شوند که واقعاً مطالعه نمی شوند یا به آدرس اشتباهی فرستاده می شود که ممکن است به دست گیرنده یا مخاطب شما نرسد.
نکته دیگری که حتماً نامه های تجاری خودتان را به گونه ای بنویسید که مخاطب فکر کند که این یک نامه اختصاصی است و فقط برای او ارسال کردید یعنی سعی کنید در هر نامه مواردی را که مربوط به مشخصات فردی مخاطب شما هست را هم قید کنید، در مجموع اگر قرار است نامه تان را برای هریک از بانک اطلاعاتی که ارسال کنید نامه شما باید منحصراً به نام همان شخص یا کمپانی ارسال بشود یعنی کاملاً به صورت اختصاصی ارسال کنید فرض هم کنید می خواهیم شروع کنیم به نگارش این نامه: مشخصاً ما قبلش باید یک هدفی از نوشتن این نامه داشته باشیم البته دانستن زبان عمومی (General English) و زبان تخصصی برای نوشتن نامه لازم است و اگر در این موضوع تسلط ندارید حتماً از یک متخصص استفاده کنید. 
نمونه معرفی نامه شرکت
نحوه مخاطب قراردادن گیرنده نامه Dear ---- چیزی که خصوصاً بین ما ایرانی ها عرف است این است که ما اینگونه نامه ها را مخصوصاً نامه های اول خودمان را عادت داریم به صورت خیلی رسمی بنویسیم یعنی روی Formal بودن آن اصرار داریم، و طبق عادت هم معمولاً با «Dear Sir/Madam» شروع می کنیم که خیلی هم ضرورت ندارد تا این حد رسمی باشد حتی به نظر من یک نامه غیر رسمی بنویسید بیشتر انرژی دارد.
مثلاً اگر دارید با آسیا کار می کنید با Dear Mr یا Dear Mrs یا اسم و فامیل آن شخص شروع کنید این خیلی بهتر از آن «Dear Sir/Madam» می باشد نوعی احترامی هم درونش است که برای آسیایی ها دارای اهمیت است. یا برای اروپایی ها هم باز به همین ترتیب حتی می توانید به اسم کوچک خطاب کنید، اگر می خواهید با امریکای شمالی مکاتبه کنید مستقیم Dear و نام کوچک برای اولین نامه هم اشکالی ندارد، این می تواند نشان دهنده این باشد که شما روی این فرد و مدیر مطالعه کردید و حتی اسم کوچک ایشان را حتی می دانید و اطلاعات شما تکمیل است. 
موضوع و عنوان نامه Sub: Introduction بعد از آن نوبت به عنوان (Subject) نامه شما می رسد که می توانید از اسم محصولتان استفاده کنید و باز هم یادتان نرود که حتماً Subject خودتان را به گونه ای انتخاب کنید که سفارشی شده باشد و برای این مشتری خاص شما ارسال بشود. 
مقدار استاندارد طول نامه موضوع بعدی متن خود نامه می باشد که لازم است این متن نامه را به 4 تا 6 پاراگراف تقسیم کنید لازم نیست نامه اول شما بیش از حد طولانی بشود، اگر توضیحات شرکت یا تجارت شما زیاد است می توانید یک فایل به پیوست نامه ارسال کنید البته باید یادتان باشد که اگر طرف حساب شما شرکت های اروپایی یا امریکای شمالی هستند فایل را به پیوست ارسال نکنید.
به دلیل اینکه آنها سیستم های امنیتی هوشمندی دارند که ممکن است ایمیل شما را به دلایل امنیتی که وجود دارد کاملاً فیلتر کنند اما می توانید به ضمیمه نامه خودتان اعلام کنید که چنانچه فایل یا کاتالوگ مورد نیاز هست می توانید برای آنها ارسال کنید. 
نکاتی راجع به متن نامه های صادراتی ? دلیلی برای ارسال نامه ابتدا دلیلی را برای طرف مقابلتان توضیح می دهید و به ایشان می گوئید علت این نامه نگاری چیست؟ متن فارسی آن را برای شما می نویسم و کلاً یک عکسی از خود نامه هم زیر همین پادکست در کانال ارسال می کنم آن را هم مطالعه کنید، شما می توانید از مضمون های مشابه به این ها هم در پاراگراف اول مشابه استفاده کنید. I am writing to introduce as a leading manufacturing and trading (---) company in the field of (polymeric recycled materials) خودتان را معرفی می کنید: «من دارم این نامه را برای شما می نویسم و قصد دارم طی این نامه خودم، شرکتم و واحد تجاری خودم را به شما معرفی کنم» در این پاراگراف حتی اسم شرکت یا برند تجاری خودتان را باید به طور کامل و بدون ترجمه بنویسید، این خیلی مهم است که اسم شرکت تان را ترجمه نکنید.
بیان نوع فعالیت تجاری شرکت شما در پاراگراف دوم نوع فعالیت تان را مشخص کنید یعنی بگوئید شما شرکت تولیدی هستید، شرکت کشاورزی هستید، شرکت بازاریابی، شرکت بسته بندی، یا تامین کننده و یا شرکت حمل کننده و کلاً هر نوع فعالیتی که در حیطه تجاری و صادراتی دارید را باری مخاطب خودتان باز کنید این لازمه شناخت نسبت به شماست، خیلی مفید است اگر طرف شما به این نتیجه برسد که شما در زنجیره تامین نفر اول هستید و اینکه قرار نیست با یک واسطه وارد مذاکره شود. باید طوری این پاراگراف را تنظیم کنید که صنعت و صنف کاری شما به طور واضح مشخص بشود.
صنعت یا فعالیت تان را مشخص کنید به طور مثال من در نامه ای که برای یکی از همین تجار در زمینه فروش ماشین آلات خط تولید صنایع غذایی فعالیت داشت برای یک شرکت در اوکراین اینگونه نوشتم: «شرکت من یک کمپانی صنعتی در زمینه تولید ماشین الات بسته بندی محصولات خوراکی می باشد که دارای سطح کیفی بالا و استاندارد های قابل رقابت جهانی می باشد.» خیلی کوتاه و کامل، نباید نوشته های شما به گونه ای باشد که از حوصله مخاطب خارج شود و در عین کوتاه بودن پیامش را کامل برساند.
? محل استقرار شما در این پاراگراف باید دفتر مرکزی یا مرکز فعالیت شما صحبت کنید، Base in Tehran واقعیتش این است که ممکن است اگر اسم ایران را بیاوریم با یک چالش هایی مواجه شویم که گاهاً نیاز هست ما راجع به مطرح کردن این موضوع حساسیت به خرج بدهیم که اگر فرضاً قرار است با مالزی، چین کشورهای حوزه و یا کشورهای هم پیمان این مراوده تجاری را انجام بدهیم استقرار ما در ایران خیلی نمی تواند مهم باشد.
اما اگر با کشورهایی مهم باشد ممکن است با آنها تنش فرهنگی وجود داشته باشد رابطه تجاری برقرار کنیم کمی باید راجع به این موضوع دقت کنیم، البته ما در آراد این مقوله را مرتفع کردیم تدابیر لازم اندیشیده شده و این محدودیت ها به بیس محصول شما می تواند مرتبط باشد مثلاً برای محصولات کشاورزی این مورد خیلی دخیل نیست اما در محصولات صنعتی این حساسیت وجود دارد یا در موارد مشابه که باعث می شود ما بررسی کنیم که در نامه اول راجع به نامه استقرار مان بنویسیم یا نه.
پاراگراف بعدی باید در رابطه با حوزه عمومی فعالیت شما صحبت کند مثلاً اگر شرکت بزرگی هستید و در حوزه جهانی کار می کنید می توانید بنویسید in global market یا اگر صرفا دارید برای کشورهای آسیای میانه کار می کنید می توانید بنویسید Cis Counteries و اگر در کشورهای حاشیه خلیج فارس کار می کنید می توانید بنویسید Middle east (خاورمیانه) حوزه فعالیت خودتان را حتماً مشخص کنید می توانید حوزه کاری خودتان را اور آسیا، آفریقا و اروپا یا آمریکا معرفی کنید به هرحال باید این پاراگراف را حتماً ایجاد کنید. I visited your booth at ---- exhibition (I am connected to you on LinkedIn), and I know that you are a reputable distribution company in ---- markets and based on the information provided on your website at -----(Values, team, products, ...). تا اینجا شمایک معرفی کلی نسبت به خودتان انجام دادید و کلاً این معرفی به سه خط هم نرسیده اما تمام پیام را منتقل کردید. 
توضیح نحوه آشنایی شما با مشتری اینجا قسمت اول نامه خودتان را به درستی انجام دادید و در قسمت دوم نامه شما باید درباره مسائل مربوط به خریدار تان هم صحبت کنید، ابتدا باید بگوئید که اصلاً شما ایشان را از کجا شناختید و چطور شناسایی کردید؟ مثلاً اینکه «من از نمایشگاه شما در فلان کشور بازدید کردم، من شما را از طریق لینکدین پیدا کردم، من با شما در فیس بوک در ارتباط هستم، من از طریق یک شرکت هم عرض با شما آشنا شدم من از طریق جستجو در گوگل و یا هر مسیری که باعث شده شما این اشخاص را پیدا کنید»
در مورد آن صحبت کنید و این خیلی هم مهم است. از مسیر حرفه ای بسیار برای طرف های خودتان خوشحال کننده هم هست و باید به آنها برسانید که براساس تحقیقاتی که انجام دادید می دانید چه مسئله ای برای آنها دارای اهمیت است و ارزشنمد است که شما می توانید تامین کننده آن باشید. One of the main products that we are empowered to supply in large quantities is (black polypropylene granule) of high quality (based on standard ---) (and as per the attached specifications) with highly competitive prices (---).
معرفی و ارائه محصول مورد نظر به مشتری صادراتی اما در بخش بعدی نوبت به ارائه محصول است یعنی شما باید در این قسمت محصول مورد نظرتان را که در واقع نیاز خرید آن شرکت است را به ایشان معرفی کنید و در نظر داشته باشید این معرفی هم مثل سایر بخش ها باید خیلی مختصر و مفید باشد.
می توانید عنوان کنید که این محصول را با استفاده از استاندارد های مورد نیاز شما تهیه شده با قیمت های خیلی رقابتی در اختیار آنها می گذارید و حتی اگر حس می کنید قیمت شما خیلی می تواند برای آنها جذاب باشد اشکالی ندارد که عدد آن هم در نامه قید شود در غیر اینصورت فعلاً این کار را انجام ندهید. We are currently exporting to ------- markets and would like to inform you that our products come in different packages (such as ---- to meet the demand of various customers. 
قسمت پایانی نامه اما قسمت انتهایی این نامه باید خیلی مختصر از سایر قسمت ها باشد و درواقع حسن ختام این نامه است درواقع بگوئید که این محصول در حال حاضر دارد به فلان کشور با فلان شرکت فروخته می شود البته توصیه بنده این است که خیلی روی این موضوع بلند پروازی نکنید و بلوف تجاری نزنید چون ممکن است از شما رزومه و کمپانی پروفایل بخواهند و نتیجه آنهم به هرحال همه تان می دانید چیست. For further queries as well as a sample, please do not hesitute to contact the undersigned.
شما یک نامه تاجری شرکتی را تهیه کردید در اینجا و ارسال کردید و می توانید در انتها هم قید کنید که برای اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید. این نامه می تواند برای شما بسیار مفید و استراتژیک باشد و آمار پذیرش بسیار بالایی هم دارد و می تواند آمار فروش شما را بالا ببرد. به دلیل ضیق وقتی که داریم و از اینکه این حجم از آموزش ها را دنبال می کنید خواستم بگویم که نشانه جدیت شما در امور تجاری شماست و می دانم ممکن است هضم آنها برای بعضی ها سخت باشد اما در هر مورد هم که سؤالی داشتید می توانید از طریق پل های ارتباطی من تماس بگیرید و مطمئن باشید در اسرع وقت نسبت به مسائل شما پاسخگو خواهم بود.