? ارتباط بین خریدار و فروشنده در نخستین گام با درخواست اطلاعات و قیمت آغاز می شود. گاهی خریدار نیاز خود را می داند و میشناسد، اما به دلیل پیچیدگی های کالاهای مربوط به آن نیاز، خریدار قادر به تعیین دقیق تقاضای خود نیست. به عنوان مثال خریدار می داند که نیاز به یک دستگاه چاپ روی کارتن دارد. اما نمی تواند تقاضای خود یا مشخصات فنی آن دستگاه را تعیین کند. در این گونه موارد با توجه به تخصص فروشنده در محصول مورد بحث، خریدار با ارائه اطلاعات اولیه و درخواست طرح پیشنهادی که اصطلاحا به آن رکوئست پروپوزال یا طرح پیشنهادی می گویند. گاهی اوقات خریدار دقیقا می داند که به چه کالا و چه مشخصات فنی نیاز دارد. با ارائه اطلاعات فنی مربوطه از فروشنده درخواست قیمت و تعریف شرایط معامله را دارد. در این حالت تشریح کامل نیاز خریدار و اعلام مشخصات فنی و دیگر شرایط مورد نیاز برای اعلام قیمت از اهمیت خاصی برخوردار است. باید اطلاعات لازم و مسائل مؤثر بر قیمت را به صورت شفاف به فروشنده یا تاجر که شما هستید اعلام نموده باشد تا شما بتوانید قیمت را با در نظر گرفتن شرایط مذکور محاسبه و اعلام کنید. به عنوان یک راهکار توصیه می شود نویسنده خودش را در جایگاه فروشنده قرار دهد و اطلاعات مورد نیاز را تحلیل کند و سپس این اطلاعات را در نامه LOI یا استعلام قیمت بیاورد و به فروشنده ابلاغ کند. تا فروشنده بتواند قیمت را با کمترین زمان ممکن اعلام کند. خیلی اوقات به دلیل عدم تحلیل شرایط معامله و ارائه اطلاعات لازم از طرف خریدار، مجبور می شوید چندین بار مکاتبه کنید. بهتر است کلیه اطلاعات مورد نیاز فروشنده را در یک نامه ساماندهی کنید. این را خریدار باید در نظر داشته باشد. یعنی اگر طرف مقابلتان این را در نظر ندارد، به او توصیه کنید که letter of intent را برای من بفرست. اولین مورد مطرح در مذاکره، سوال در مورد قیمت است. لیست قیمت را بعنوان یکی از زیرساختهای برند بیزینس خود آماده کرده ایم.
? به طور مثال برای پسته ارگانیک اکبری یک لیست قیمتی تعیین می‌کنیم. در یک لیست فاکتور کیفیت را مد نظر قرار می‌دهیم و به آن گرید می دهیم.
? در این هنگام فرصتی را می گیریم که با مشتری بیشتر مذاکره کنیم. این به ما کمک می کند که بهتر و راحت‌تر زیرساختهای اعتمادسازی را در ذهن مشتری ایجاد کنیم. در ادامه مذاکرات از خریدار می خواهیم که برای ما نامه استعلام قیمت بنویسد. یا بگوید که با چه مشخصات فنی یا کیفیتی این کالا را می خواهد؟ چه قیمتی می خواهد؟ وقتی خصوصیات یک کالا مشخص می شود، تأثیر اصلی را در محاسبه قیمت خواهد داشت. این قیمت در بین رقبا در اکثر مواقع نزدیک به هم است. یکی از دوستان که در حوزه خرما بود میگفت بعد از مدتها مطالعه و بررسی و آزمایش دیدم که با تعویض و تغییر نوع بسته بندی جعبه خرما می توانم نتایج خیلی خوبی بدست آورم. بسیاری از کسانیکه در این حوزه هستند خبر ندارند. با اضافه کردن نیم سانت در ارتفاع بسته بندی خرما باعث شد که این نتایج شگفت انگیز را به دست آورم و طول عمر خرمای مضافتی بیشتر از ۲ هفته شده است. یعنی اگر مثلا ۴-۵ روز طول میکشید که شکرک بزند و ترش بشود، با اضافه کردن نیم ساعت باعث شد که هوای بیشتری در کارتن جریان داشته باشد و خرما ماندگاری بیشتری پیدا کند.
? یکی از دوستان قیمت کالا را براساس FOB ، CIF، CFR داده و طرف مقابل گفته این قیمت بالا است. در پی این موضوع، مطالعاتی پیرامون قیمت بین المللی و داخلی انجام می دهد. مشکل را در بسته بندی پیدا کرده بود. با تغییر در بسته بندی توانسته بود در حجم ۲۰ تن کالا، هزینه ای حدود ۱۶ میلیون تومان صرفه جویی کند. یعنی با افت قیمت تمام شده، توانست مزیت رقابتی خوبی در بازار به داشته باشد.
نامه LOI
نامه های تجارت بین المللی دارای ۵ بخش است.
? بخش اول تاریخ است. شرکتی که این نامه را دریافت می کند. به دست چه کسی برسد؟ موضوع نامه چیست؟
? بخش دوم: Greeting / salutation یا سلام و احوالپرسی نامه است.
? بخش سوم بدنه اصلی نامه است که ۳ پاراگراف دارد.
?بخش چهارم، سلام و احوالپرسی انتهایی نامه یا همان Salutation/Greeting )باتشکر – آقای فلان – مدیر خرید – و مهر و امضاء( است.
? بخش پنجم، بخش ریز اطلاعات تماس است. شامل آدرس، تلفن، موبایل، فکس و ایمیل و...
موضوع نامه Sub: Requisition upon a quotation
Requisition upon a quotation : یعنی نامه استعلام بها و مظنه گرفتن.
? Date: 12 October 2020 در دوازnه اکتبر ۲۰۲۰ نوشته شده است.
? To: Shynzeng Co به چه شرکتی نوشته شده است؟
?For the attention of the sales manager: به مدیر فروش نوشته شده است.
? Dear Sir/ Madam: جایی که یک نامه رسمی است و اسم طرف مقابل و جنسیت را نمی دانیم.
? در مورد ساختار کلی نامه های بازرگانی نکات لازم عرض شد. و اما نکاتی مهم در مورد این نامه که در زیر بیان می شود:
? انتخاب صحیح واژگان کلیدی در مکاتبات تجارت بین المللی
هر کاری زبان تخصصی خاص خود را دارد. نویسنده باید حداکثر تلاش خود را به کار ببرد که از واژگان تخصصی و حرفه ای استفاده کند. باید تلاش خود را بکنید تا واژگان حرفه ای و تخصصی را یادبگیرید. این واژگان علاوه بر اینکه حرفه ای بودن نویسنده را نشان می دهد، گاهی به صورت ناخودآگاه روی ذهن خواننده تأثیر می گذارد. از طرفی انتخاب صحیح لغات کلیدی باید با توجه به شناختی باشد که از خواننده نامه داریم. نامه ای که برای یک تاجر آلمانی می نویسیم با نامه ای که برای یک تاجر چینی می نویسیم، یکسان نیست.
? انتخاب صحیح واژگان کلیدی:
مورد اول: Description & Specification
یعنی نویسنده باید شرح کالا را به همراه توصیف و مشخصات فنی مورد نظر خود را به فروشنده ابلاغ کند. بدون داشتن مشخصات فنی اقدام به محاسبه و اعلام قیمت دقیق نشود. خریدار باید قبل از مکاتبه راجع به کالای مورد نظر اطلاعات لازم را کسب کند.
به محض اینکه مشتریان سراغ شما آمدند و برای شما شماره تماس گذاشتند اول با آنها صحبت کنید و بعداً مکاتبه کنید. مشتری در این مکاتبات دنبال قیمت است. یک پیغام برای مشتری می گذارید با این محتوا که مشخصات فنی کالای مدنظر خود را توصیف کنید تا قیمت دقیق تری براساس خواسته شما و کالا عرضه شود.
? بخشی از این اطلاعات شامل موارد زیر است:
مورد اول Description & Specification است.
مورد دوم که در محاسبه قیمت تأثیر دارد Quantity یعنی مقدار سفارش کالا است.
مورد بعدی که در محاسبه قیمت تأثیر دارد Quality & Standard است. یک کالا با یک طرح و ظاهر ممکن است از کیفیت های متنوعی برخوردار باشد. خریدار باید مشخص کند که چه کیفیت و استانداردی را مد نظر دارد. برخی کشورها استاندارهای الزامی دارند و باید آن کالا مشمول آن موارد باشد. گاهی اوقات برای تکمیل فرآیند ترخیص، اخذ گواهینامه انطباق با استاندارد ضرروی است.
Packing, Marking &Labeling یعنی بسته بندی کالا.
? Country of Origin گاهی اوقات خریدار نمی تواند مستقیماً با یک تولید کننده ارتباط برقرار کند. مجبور می شود از شرکت های توزیع کننده منطقه ای یا بین المللی استفاده کند. در این گونه موارد، تعیین کشور سازنده به دلایل متعددی مهم است. بهتر است خریدار یا فروشنده مشخص کند که کالا باید ساخت کدام کشور باشد. این موضوع بر فروش، بازاریابی و شرایط قانونی ورود کالا موثر است.
? Terms of Delivery منظور اینکوترمزها است. کدام هزینه ها به عهده خریدار است و کدام هزینه ها به عهده فروشنده است.
? Terms of Payment منظور شرایط پرداخت است. پرداخت نقدی، پیش پرداخت، وصولی، اسنادی، و... .
? Currency منظور واحد پولی است. همه این موارد در محاسبه و اعلام قیمت مؤثر است.
We are very much honored to introduce ourselves as one of the leading general trading companies in Iran in the field of automobile and machine parts ?
? یعنی بسیار خوشحالیم خود را بعنوان یک شرکت بازرگانی بزرگ مهم در بازار لوازم خودرو ایران به شما معرفی کنیم.You are kindly requested to issue us a firm quotation for the quantity of 1200 sets of tractor piston and piston rings on the base of CFR Bandar Abbas port in Euro. The product should originally be made in Japan with the following specifications.
? بااحترام، از شما تقاضا می شود مظنه قیمت برای تعداد ۱۲۰۰ پیستون تراکتور براساس تحویل در CFR بندرعباس و به ارز یورو را به ما ارسال یا اعلام بفرمایید. محصول مورد نظر باید اصالتاً ساخت ژاپن باشد و دارای خصوصیات فنی زیر باشد:
… :Model: N...130 grade
… :Model: N…۷۵ gra
Ineluctable to state that the requested document should reach my attention utmost 16 October 2020. Your urgent assistance would be granted a priority.
? سند درخواست شده باید تا پایان وقت اداری روز ۱۶ می ۲۰۲۰ به نظر اینجانب برسد. قابل ذکر است پاسخ های سریع در اولویت خواهند بود.
Yours faithfully ? . ................. Mr? Purchasing manager ?
امضاء مدیر خرید و تدارکات [av_notification title='' color='blue' border='' custom_bg='#444444' custom_font='#ffffff' size='large' icon_select='yes' icon='ue800' font='entypo-fontello' admin_preview_bg=''] اگر نامه را در واتساپ می فرستد ویا در واتساپ مکاتبه می نمایید خیلی لزومی به رسمی یا غیر رسمی بودن مکاتبه نیست. با ارسال نامه استعلام بهائ ما متوجه نوع دقیق کالایی را که می خواهد را بهتر متوجه می شویم که او چه می خواهد. اگر اطلاعات صحیحی از خواسته او و کالا داشته باشیم می توانیم تغییرات لازم را ایجاد کنیم. وقیمت دقیق تری را محاسبه و اعلام نماییم. [/av_notification]
? در مورد ساختار کلی نامه های بازرگانی نکات لازم عرض شد. و اما نکاتی مهم در مورد این نامه که در زیر بیان می شود:
? انتخاب صحیح واژگان کلیدی در مکاتبات تجارت بین المللی
هر کاری زبان تخصصی خاص خود را دارد. نویسنده باید حداکثر تلاش خود را به کار ببرد که از واژگان تخصصی و حرفه ای استفاده کند. باید تلاش خود را بکنید تا واژگان حرفه ای و تخصصی را یادبگیرید. این واژگان علاوه بر اینکه حرفه ای بودن نویسنده را نشان می دهد، گاهی به صورت ناخودآگاه روی ذهن خواننده تأثیر می گذارد. از طرفی انتخاب صحیح لغات کلیدی باید با توجه به شناختی باشد که از خواننده نامه داریم. نامه ای که برای یک تاجر آلمانی می نویسیم با نامه ای که برای یک تاجر چینی می نویسیم، یکسان نیست.
? انتخاب صحیح واژگان کلیدی:
یعنی رهبر بازار Leading. (Market Leader)
(Trading. (Import, Export, Commercial or Business
یعنی: تجارت (واردات، صادرات، تجارت، کسب و کار) تمام این لغات در یک راستا و مترادف هستند. این دو کلمه دارای معانی خاصی هستند. در ابتدای کار این دو کلمه تصور مثبت و مهم از شرکت نویسنده در ذهن خواننده ایجاد می‌کند. این دو واژه خواننده را به سمتی سوق می دهد که کل نامه را بخواند. واژه Leading به معنی این است که شرکت فرستنده نامه، رهبر بازار است. یعنی در کشور خود یک حرفی برای گفتن در تجارت دارد و شناخته شده است. وزن این واژگان را حس کنید. ? اهمیت لغات و واژگان خاص در نامه استعلام قیمت:Issue - Forward - Dispatch - Furnish - Convey - Provide - Send - Firm
تمام این واژگان معنی send را می دهند. ولی در جاهای متفاوتی به معنی ارسال کردن هستند. برای مفاهیم مختلفی به معنای ارسال کردن از تک تک این واژگان استفاده می کنند. ? واژه Issue در نقش اسم و فعل به کار می رود. در نقش اسم به معنای موضوع و مبحث است. اما در بخش فعل به معنای صادر کردن به کار می رود. این واژه معمولاً برای ارسال اسناد استفاده می شود. یعنی خواننده نامه سند مورد درخواست را صادر و ارسال کند. هر سندی در صورتی معتبر است که توسط مرجع خاص خودش صادر شده باشد. به عبارتی دیگر اسناد باید توسط مرجع صلاحیت دار خود صادر شوند. از این واژه در صورتی استفاده می کنیم که خواننده نامه صلاحیت صدور سند مربوطه را داشته باشد. مثلاً نمی توانیم از فروشنده درخواست ارسال یا سند بارنامه را داشته باشیم. زیرا این سند باید توسط شرکت حمل صادر شود. ? بنابراین واژه Issue برای صدور و ارسال اسنادی است که خواننده نامه صلاحیت و اختیار صدور آن را دارد استفاده می شود. ? واژه Forward به معنای ارسال و فرستادن است. اما با توجه به معنی آن معمولاً برای مواقعی که فرستنده آن را از یک شخص دیگری دریافت نموده استفاده می شود. مثلاً پیغامی در واتساپ به دست ما می رسد و آن را فوردوارد می کنیم. این واژه برای ارسال اسنادی که خواننده صلاحیت صدور آنها را ندارد مورد استفاده قرار می گیرد. مثلاً وقتی خریدار از فروشنده می خواهد که بارنامه و گواهی بازرسی را ارسال کند، از این واژه استفاده می کند. فروشنده به ترتیب این اسناد را از شرکت حمل و شرکت بازرسی دریافت می کند و برای خریدار Forward می کند. ? واژه Dispatch برای ارسال نمونه استفاده می شود. ? واژه Furnish برای کاتولوگ و بروشور و دیگر ابزار بازاریابی استفاده می شود. این واژه به مفهوم تجهیز یا مبله کردن هم به کار می رود. مثلاً می گوید که «من دنبال یک خانه فول فرنیش می گردم». یعنی خانه ای که وسایل مبل و یخچال و... دارد. در کار ما به معنای send است که برای ارسال و دریافت کاتولوگ به کار می رود. ? واژه بعدی Convey است که دو معنی دیگر آن send و اعزام کردن است که برای انسان و افراد به کار می رود. ممکن است که نیاز به اعزام کارشناس بیمه جهت ارزیابی یک خسارت یا اعزام کارشناس شرکت مادر جهت بررسی شرایط شرکت متقاضی نمایندگی باشد. از این واژه برای درخواست فرستادن یک بازرس استفاده می شود. ? واژه بعدی Provide به معنی فراهم کردن است. معمولاً برای ارسال اطلاعات، پروفایل، برنامه کسب و کار و کاتولوگ استفاده می شود. با یک نگاه ساده می توانیم به جای همه این کلمات، از واژه send استفاده کنیم. اما بهتر است چه بعنوان خواننده نامه و چه بعنوان نویسنده نامه های تجاری و... این اطلاعات را داشته باشیم و از استفاده صحیح واژگان مطلع باشیم. معنای واژه Firm یعنی محکم و شرکت است. اما در این متن منظور از این واژه یعنی خریدار قدرت چانه زنی بالایی برای خودش متصور شده است. از فروشنده می خواهد که آخرین و بهترین قیمت خود را اعلام کند. این واژه تا حدودی تهاجمی بوده و قدرت چانه زنی و کم حوصله بودن خریدار را به رخ می کشد. ? واژه Following Specifications or زمانی کاربرد دارد که براساس ویژگیها و خصوصیات فنی کالا قیمت گذاری می شود. ? از واژه Bellow Specifications – Priority به عنوان جایگزین Following Specifications or می توان استفاده کرد با این تفاوت که توضیحات بعد Following Specifications or آورده می شود اما در Bellow Specifications توضیحات در پایین یا انتهای نامه یا در پیوست آورده می شود. ? استفاده از واژه Priority الویت را نشان می دهد. به خواننده القا می کند که این نامه برای چندین شرکت ارسال شده و هر کدام که سریع‌تر پاسخ دهند از اولویت برخودار خواهند شد. (I, My, Our Company) از این حروف درشت می توان در نامه استفاده کرد. از مشتری می خواهیم که به ما نامه LOI را بنویسد. لغات زیر اطلاعات مورد نیاز یک تاجر یا فروشنده جهت محاسبه و ابلاغ قیمت است که مشتری اگر این اطلاعات را به شما بدهد می توانید قیمتی به او بدهید که در مقایسه با قیمتهای جهانی از گران بودن قیمت ایرادی نگیرد. براساس این ویژگیها در همه جای دنیا و در اکثر کالاها معمولاً قیمتها نزدیک به هم در می آید. این موارد می تواند در محاسبه قیمت تأثیر بگذارد.
مورد اول: Description & Specification
یعنی نویسنده باید شرح کالا را به همراه توصیف و مشخصات فنی مورد نظر خود را به فروشنده ابلاغ کند. بدون داشتن مشخصات فنی اقدام به محاسبه و اعلام قیمت دقیق نشود. خریدار باید قبل از مکاتبه راجع به کالای مورد نظر اطلاعات لازم را کسب کند.
به محض اینکه مشتریان سراغ شما آمدند و برای شما شماره تماس گذاشتند اول با آنها صحبت کنید و بعداً مکاتبه کنید. مشتری در این مکاتبات دنبال قیمت است. یک پیغام برای مشتری می گذارید با این محتوا که مشخصات فنی کالای مدنظر خود را توصیف کنید تا قیمت دقیق تری براساس خواسته شما و کالا عرضه شود.
? بخشی از این اطلاعات شامل موارد زیر است:
مورد اول Description & Specification است.
مورد دوم که در محاسبه قیمت تأثیر دارد Quantity یعنی مقدار سفارش کالا است.
مورد بعدی که در محاسبه قیمت تأثیر دارد Quality & Standard است. یک کالا با یک طرح و ظاهر ممکن است از کیفیت های متنوعی برخوردار باشد. خریدار باید مشخص کند که چه کیفیت و استانداردی را مد نظر دارد. برخی کشورها استاندارهای الزامی دارند و باید آن کالا مشمول آن موارد باشد. گاهی اوقات برای تکمیل فرآیند ترخیص، اخذ گواهینامه انطباق با استاندارد ضرروی است.
Packing, Marking &Labeling یعنی بسته بندی کالا.
? Country of Origin گاهی اوقات خریدار نمی تواند مستقیماً با یک تولید کننده ارتباط برقرار کند. مجبور می شود از شرکت های توزیع کننده منطقه ای یا بین المللی استفاده کند. در این گونه موارد، تعیین کشور سازنده به دلایل متعددی مهم است. بهتر است خریدار یا فروشنده مشخص کند که کالا باید ساخت کدام کشور باشد. این موضوع بر فروش، بازاریابی و شرایط قانونی ورود کالا موثر است.
? Terms of Delivery منظور اینکوترمزها است. کدام هزینه ها به عهده خریدار است و کدام هزینه ها به عهده فروشنده است.
? Terms of Payment منظور شرایط پرداخت است. پرداخت نقدی، پیش پرداخت، وصولی، اسنادی، و... .
? Currency منظور واحد پولی است. همه این موارد در محاسبه و اعلام قیمت مؤثر است.