اتفاقاً تاثیر آن لیست قیمتی که ما در اول کار برای خودمان تهیه می کنیم. چه قدر می تواند در مذاکرات و مکاتبات ما و چک و چانه زدن های ما با طرف مقابل مان مهم باشد.
اتفاقاً تاثیر آن لیست قیمتی که ما در اول کار برای خودمان تهیه می کنیم می تواند چقدر در مذاکرات و مکاتبات و چانه زنی ما با طرف مقابل ما مهم باشد.
در جایی مشتری درخواست تخفیف می کند یا آنجایی که اعتراض می کند که قیمت شما بالاست چقدر آن لیست قیمت (Price List) می تواند بعنوان ابزار در دست ما، طرف مقابل ما را خریدار ما را بشنویم خوب و دغدغه خاطر ایشان را متوجه شویم و برای آن برنامه بریزیم.
بعد بررسی های خریدار و نهایی شدن شرایط معامله فروشنده اقدام به صدور performa invoice یا پیش فاکتور می کند و به احتمال زیاد با قرارداد فروش بین طرفین قرارداد به امضاء می رسد.در گام بعد خریدار ضمن ارائه پیش فاکتور به وزارت بازرگانی در حوزه صادرات اقدام به ثبت سفارش می کند.بعد از اخذ مجوز ورود این برای واردات و وارد کننده می باشد، وارد فرآیند پرداخت بازرسی، حمل و نقل بین المللی شده و نهایتاً کالا از گمرک مقصد ترخیص می شود.نقطه مقابل آن اگر شما کالایی را صادر می کنید، مشتری شما بعد از اینکه پیش فاکتور را تایید کرد و تبدیل به قرارداد شد می تواند با آن به وزارت بازرگانی کشور خودش رفته و ثبت سفارش را انجام دهد.بعد از اینکه مجوز ورود را دریافت کرد، فرآیند بعدی آن فرآیند پرداخت به شما می باشد.و حتی می تواند بازرسی باشد یعنی در اینجا کشور ما بایک شرکت بازرسی شما از طرف ایشان یا خودش مستقیماً پیدا می کنند و می فرستد کالای خریداری شده بازرسی شود و مطابق با آن استانداردها و آن ویژگی هایی باشد که در پیش فاکتور به توافق رسیده است.و همچنین حمل و نقل بین المللی و نهایتاً اینکه کالا از گمرک مقصد یعنی از گمرک ما ترخیص می شود و به سمت گمرک خریدار ما یا کشور مان حرکت می کند.اینجا ملاحظه می فرمایید به لحاظ انگلیسی «مراحل نهایی کردن سفارش»
? Request for a quotation
? یعنی همان درخواست اعلام بهاء(قیمت)
? Bargain about conditions
? مذاکره و مکاتبات ما شروع می شود و درباره شرایط چانه زنی را انجام می دهیم درباره قیمت، تخفیف، مقدار سفارش، نحوه دریافت پول، نحوه ارسال اسناد تجاری، موارد گمرکی، و همه این مواردی که ممکن است در مذاکره پیش بیاید.
? Approve the quotation/request for a proforma invoice
? بعد از اینکه مشتری قیمت را تایید می کند، درخواست پیش فاکتور از ما می کند.
? Approve the proforma invoice/forward a confirmation or contract
? سپس مشتری پیش فاکتور را تایید می کند، و این تاییدیه که یا خودش قرارداد شود و یا اینکه قرارداد فروش بین فروشنده و خریدار به امضاء برسد.
? The order is submitted/ plan the payment, transportation, inspection
? بعد از اینکه قرارداد تایید نهایی شد و امضاء شد، ثبت سفارش انجام می شود.
برای پرداخت، حمل و نقل، بازرسی چه در کشور فروشنده یا خریدار بخواهد کالای خود را بازرسی کند و چه اینکه در گمرک خودش بخواهد کالای خود ر ابازرسی کند برنامه ریزی صورت می گیرد.
نامه نهایی کردن سفارش
Sub: Pl dated…
While acknowledging the receipt of your formal Proforma Invoice dated as above, we are planning to administer the payment on the base of the agreed contract No…( Pl No…). To save time, you are kindly requsted to start the packaging and coordination the shipment (book the container), Kindly advise the ETD of the vessel to have an exact schedule.
Looking forward to hearing from you.
یک نمونه از نامه نهایی کردن سفارش را ملاحظه می فرمایید.
همانطور که عرض کردم همین نامه ها هرکدام حداقل دارای ۵۰ تا ۱۰۰ الی ۱۵۰ عدد لغت تخصصی در حوزه کاری صادرات می باشد و می تواند بسیار در قدم به قدم کار و یادگیری زبان ما کمک کار باشد.
موضوع این نامه تاریخ پیش فاکتور می باشد این موضوع یک موضوع خاصی است.
یک نامه خلاصه در مورد «نهایی کردن سفارش»:
[ضمن تشکر از دریافت پیش فاکتور نهایی به اطلاع می رساند ما در حال برنامه ریزی اجرای پرداخت طبق شرایط قرارداد هستیم. خواهشمند است بسته بندی را شروع کرده و رزرو کانتینر را هماهنگ بفرمایید و لطفاً درخواست می شود که (زمان تقریبی حرکت) کشتی را به ما اعلام بفرمایید.
منتظر اطلاع شما هستیم.
در مورد این نامه در توضیح مواردی هست که دانستن این موارد برای ما بعنوان یک تاجر و یک فروشنده بسیار حائز اهمیت می باشد. ETD(Estimate Time Departure) یعنی زمان تقریبی حرکت کشتی می باشد. برای تمامی وسایل نقلیه این اصطلاح و اصطلاحات مشابه این استفاده می شود.
موضوع انتخاب شده برای این نامه «تاریخ پیش فاکتور» ممکن است نویسنده از انتخاب این عنوان اهداف مختلفی را دنبال کرده باشد شاید هدف تاکید بر زمان و تلاش جهت سرعت بخشیدن به کار باشد. از طرف دیگر عناوین اینچنینی در برگیرنده تاریخ، یا شماره اسناد اگر اینجا باشد. می تواند مبین دقت و نظم نویسنده نیز باشد.
در این نامه روش پرداخت مشخص نشده است. اما نویسنده صریحاً به فروشنده اعلام می کنند که در حال برنامه ریزی جهت پرداخت می باشد و از فروشنده می خواهد جهت استفاده بهتر از زمان «to save the time» برای صرفه جویی در زمان بسته بندی کالا را شروع کرده و همزمان کانتینر مورد نظر را رزور کنید. بدیهی است که این نامه برای شرایطی مناسب خواهد بود که خریدار می داند کالا بسته بندی نشده و ضمناً حمل و نقل بین المللی با توجه به قاعده انتخاب شده اینکوترنز بر عهده فروشنده می باشد. منظور از ETD که عرض کردم یعنی زمان تقریبی شروع حرکت توسط کشتی.
نامه خرید و سفارش کالا کمتر از حداقل مقدار سفارش
Sub: trial order
You are kindly informed that, this is a trial order and further bulk orders will follow if our complete satisfaction is met in this trial order.
You kind attention to the above would be highly valued for our future mutual business relations.
نامه بعدی «نامه خرید و سفارش کالا کمتر از حداقل مقدار سفارش» می باشد. در بحث های قبلی عنوان کردیم که شرکت ها معمولاً یک حداقل مقدار سفارش را در تجارت خود لحاظ می کنند. به عبارت دیگر سفارش هایی که کمتر از یک حد معین باشد را نمی پذیرند. مهم ترین دلیل عدم قبول سفارشهای اینچنینی اقتصادی و به صرفه نبودن آنها می باشد. اما از طرف دیگر خیلی از اوقات خریدار به دلایل مختلف مایل است کمتر از آن حد کالا سفارش دهد.
شرکت ها در تجارت یا به دنبال یک مشتری بزرگ و مناسبی هستند که سفارش های جاری آنها قابل توجه باشد یا به دنبال مشتریانی هستند که در آینده نزدیک سفارش های بزرگتری را داشته باشند.
در صورتی که نتوانیم در حال حاضر سفارش های بزرگی را بهتر است آینده جذابی را برای طرف مقابل ما به تصویر بکشیم حتی خریداران می توانند این کار را برای شما انجام دهند خریداران می توانند آینده بهتری را برای شما به تصویر بکشانند که شما را متقاعد کنند که مقدار کمتری کالا را به شما سفارش بدهند.
بهترین دلیل برای خرید های کمتر از حد تعیین شده آزمایشی بودن سفارش به معنی آن است که سفارش دهنده می خواهد کیفیت خود کالا را، قدرت خرید بازار خود را، و نیاز بازار خود را و دیگر جوانب این امر نظیر هزینه ها، شرایط ورود کالا از کشور مبدا به کشور مقصد آزمایش کند.
? نامه فوق در همین راستا می باشد:
(سفارش آزمایشی)
احتراماً به اطلاع شما می رسانیم که این یک سفارش آزمایشی می باشد. و اگر رضایت مندی کامل ما با این سفارش آزمایشی جلب بشود سفارش های با حجم بیشتر پیگیری خواهند شد. توجه شما به این موارد فوق برای ما به ویژه برای ارتباطات تجاری آینده مشترک ما بسیار ارزشمند خواهد بود.
در توضیح این نامه بایستی عرض کنم که عبارت trial order «سفارش آزمایشی» می باشد سفارش آزمایشی به معنای خرید نخستین برای راستی آزمایی موارد متعددی می باشد که در بخش های قبلی هم حتی به آنها اشاره شده است.
? واژگان مربوط به انواع سفارش
? می خوام یک نکته ای را عرض کنم. من در هر جلسه در مورد یک نامه ای مثل نامه استعلام قیمت یا در مورد اسناد یا اسناد اعتباری یا در مورد حمل و نقل یا پرفورم این ویس یا هر موردی که بحث می کنیم. اصطلاحات و واژگان مخصوص آن را در اسلاید های مان داریم. و همین ها را اگر به مرور و به تکرار گوش کنیم بسیار کاربردی خواهند بود. به ویژه زمانی که واقعاً به آن سمت حرکت کنیم که بتوانیم آن خدمتی را که قرار است برای دوستان انجام دهیم. در حوزه زبان آن موقع شما آماده تر و راحت تر هستید. و زودتر نتایج خوب را می گیرید.
در ابتدای فرآیند تجارت خریدار ضمن ارائه اطلاعات مشخصی از فروشنده درخواست قیمت می کند. جلسه قبل در مورد Loi صحبت کردیم. Letter of invert (نامه درخواست قیمت) با آن نامه ویژگی های کالای درخواستی مشتری ، نحوه پرداخت، براساس کدام اینکوترنز باشد همه این موارد را به ریز خریدار از فروشنده می پرسد.
فروشنده قیمت و دیگر شرایط اولیه معامله را در قالب مضنّه به اطلاع خریدار می رساند. خریدار در گام بعد ضمن بررسی قیمت و دیگر شرایط اقدام به چانه زنی و درخواست اصلاح مواد احتمالی، همچون روش پرداخت یا دیگر موارد خواهد کرد. که جلسه قبل در مورد نامه چانه زنی صحبت داشتیم.
? معمولاٌ «سفارش فوری» سفارشی می باشد که بیشتر برای شرکت در نمایشگاه ها ما به یک نمونه سریع نیاز داریم در اینگونه سفارشات معمولاً از حمل و نقل هوایی استفاده می شود و همانطور که عرض کردم هدف از این سفارش ها معمولاً برای حضور در نمایشگاه ها یا موارد فوری و ضروری دیگر مبادلات باشد.
نکته دیگری که در نامه قبلی وجود دارد
[av_notification title='' color='silver' border='' custom_bg='#444444' custom_font='#ffffff' size='large' icon_select='no' icon='ue800' font='entypo-fontello' admin_preview_bg='']
«ارائه سفارش های بیشتر را موکول کرده است به جلب رضایت کامل خریدار از این سفارش»
[/av_notification]
در این نامه حتی می توان بحث قیمت و آنالیز هزینه را نیز مطرح کرد و از فروشنده خواست جهت رسیدن به قیمت تمام شده دقیق قیمت مورد نظر را با توجه به سفارش های بزرگ بعدی به ما اعلام کند. یا در نقطه مقابل آن مشتری ما بدین طریق می آید بحث قیمت و آنالیز هزینه ها را مطرح می کند و به ما می گوید اگر با این «سفارش آزمایشی» با من قیمت را راه بیاید، هزینه ها را کمک کردید که زیاد نشود و با کمترین هزینه های ممکن این سفارش انجام شود ما سفارش بزرگتر بعدی را حتماً از شما خواهیم گرفت.
مثلاً خریدار می خواهد که از فروشنده بخواهد که قیمت اعلامی خود در این سفارش کوچک را مثلاً اگر ۵۰۰ عدد کالا باشد معادل قیمت یک سفارش بزرگ مثلاً ۵۰۰۰۰ عددی از آن کالا در نظر بگیرد و اعلام کند تا بتواند تخمین دقیقتری از هزینه سفارش انجام شده خود را داشته باشد.
? وقتی ما با یک چنین سفارشی مواجه شویم چه کار باید بکنیم؟
اینجا بستگی به تصمیم ما خواهد داشت که به سفارش با چه عنوانی نگاه کنیم؟ بعنوان تبلیغات خودمان؟ یا ماهم خریدار خود را محک بزنیم؟ به چقدر سود کالای خود را محاسبه کنیم و اعلام قیمت کنیم؟ آیا اصلاً سودی روی کالای خود داشته باشیم؟ یا نداشته باشیم یا بیشتر در مورد این تلاش کنیم که چکار می توانیم بکنیم که هزینه های ما به حداقل برسد؟ با چندین شرکت حمل و نقل می توانیم صحبت کنیم آن کمترین را انتخاب کنیم و هر موردی که می توانید انتخاب کنید که ما بتوانیم از دست ما برمیاید که بتوانیم مطالعه و بررسی کنیم ببینیم که کدام فاکتور می توانیم به آن تاسی داشته باشیم و در کاهش قیمت آن بتوانیم دخیل باشیم و وارد شویم.
? در مورد آخرین جمله این نامه:
«برای روابط آتی تجاری متقابل ما بسیار ارزشمند خواهد بود.»
به بیانی دیگر اینجا فروشنده در آینده تجارت خود می تواند روابط جذاب متقابلی با خریدار داشته باشد. اما این مستلزم آن نکته می باشد که بتواند شرایط خریدار را در حال حاضر بپذیرد یعنی بپذیرد که این « سفارش آزمایشی» را برای مشتری تهیه کند.
یک نکته بسیار مهم در مکاتبات تجاری این می باشد که بزرگنمایی بیش از حد به هیچ عنوان توصیه نمی شود. «به اندازه بود باید نمود» اما گاهی اوقات برای سپری شدن یک دوره زمانی سخت که ما مشتری نداریم ممکن است کمی بزرگنمایی کنیم. اما اگر این موضوع تبدیل به روند بشود اعتماد طرف مقابل سلب خواهد شد و اطمینان ایجاد شده و اعتماد ساخته شده ممکن است از بین برود.
