در جلسه قبل 8 سند مورد نیاز حمل و نقل بین المللی را بیان کردیم:
پیش فاکتور Proforma Invoice
فاکتور تجاری Commercial Invoice
فهرست ریز محصولات Packing list
گواهی مبداء Certificates Of Origin
دستورالعمل حمل ونقل Instruction Of Letter Shipper’s
بارنامه Bills of Lading
لیست کالاهای خطرناک Dangerous goods form
حواله بانکی Bank draft
زمانیکه پیش فاکتور ارائه می شود که راجع به معامله مذاکرات اولیه صورت گرفته، اما کماکان خریدار برای پرداخت به شما هیچ الزامی ندارد. با صدور پیش فاکتور بحث تجاری بین فروشنده و خریدار شروع می شود. سپس خریدار برای مذاکره بیشتر با شما تماس می گیرد یا صرف نظر می کند. زمانیکه پیش فاکتور را صادر می کنید شرایط را خوب بسنجید و قیمتی بگویید که قیمت خوب باشد
گاهی در یک فروش مجبور می شوید هزینه های دیگری را هم انجام دهید، بنابراین باید در پیش فاکتور هزینه ها به صورت ریز درج شوند تا خریدار بدانند برای چه چیزهایی پول پرداخت می کند و نسبت به معامله درست تصمیم بگیرد. بعد از خرید بعضی از کشورها براساس پیش فاکتور یا فاکتور، نسبت به یکسری موارد مالیات دریافت می کنند و برخی موارد مالیات ندارند. مثلا کرایه حمل و نقل و... مالیات ندارد.
حتما باید تاریخ پیش فاکتور و زمان اعتبار آن را مطابق با نرخ ارز و نرخ اجناس تعیین کنید.
پیدا کردن مشتری در این روزها یک نعمت است. اگر مشتری پیدا کردید باید او را نگه دارید. اگر یک مشتری جذب کنید و اعتمادسازی کنید و سپس جنس با کیفیت و قیمت مناسب به او بدهید، طبق قانون نانوشته تجارت می تواند -16 15 نفر دیگر را به شما اضافه کند. اما اگر نتوانید این مشتری را حفظ کنید، طبق همان قانون، 25 مشتری را از شما دور می کند که با خودش می شود 26 نفر!
تمام این ذهنیت با یک پیش فاکتور صحیح اتفاق می افتد.
فاکتور تجاری Commercial Invoice
بعد از نهایی شدن مذاکره و ارسال پیش فاکتور و سپس جواب مثبت خریدار، «فاکتور تجاری» صادر می شود. فاکتور تجاری یک سند پولی بین تامین کننده و مشتری است. تامین کننده می تواند تولید کننده و صادر کننده باشد. اولین فرق پیش فاکتور Proforma Invoice با فاکتور تجاری Commercial Invoice این است که پیش فاکتور هیچ تعهدی برای پرداخت به خریدار نمی دهد. در آنجا فقط شرایط و کیفیت محصول را برای فروش عرضه می کنید؛ و تنها با فاکتور تجاری است که خریدار ملزم به پرداخت مبلغ خواهد بود. فاکتور تجاری یکی از اصلی ترین اسنادی است که گمرک در تعیین حقوق گمرکی استفاده می‌کند.
پس از ارسال فاکتور پیش فروش به مشتری بین المللی و دریافت سفارش، باید کالا را برای حمل آماده کرد. باید با آن کالا، فاکتور تجاری آماده شود.
اطلاعات فاکتور تجاری مانند اطلاعات پیش فاکتور است. یعنی در 90 درصد مواقع همان اطلاعات است. اگر چه باید شامل جزئیات دیگری باشد که قبلا نمی دانستید. به عنوان مثال شما اکنون کشتی حمل و نقل را رزرو کرده ید و باید اسم کشتی را در فاکتور درج کنید. اگر شماره بارنامه را دارید اکنون در فاکتور تجاری درج می شود. اگر اطلاعات بانکی گرفته اید باید در فاکتور تجاری درج شود. پس اطلاعاتی که بعد از نهایی شدن قرار داد به دست می آید باید در فاکتور تجاری ثبت شوند.
سیاهه تجاری، صورتحساب تجاری، سیاهه خرید، فاکتور سندی است حاوی اطلاعاتی در خصوص کالا یا کالاهای فروخته شده که فروشنده به نام خریدار صادر می کند. خریدار باید شخصیت حقیقی داشته باشد و اسم او درج شود. اگر شرکت است که شخصیت حقوقی دارد باید درج شود. فروشنده یا صادر کننده، سیاهه تجاری را با نام خریدار صادر می کند. اما گاه ممکن است این سیاهه به نام نماینده بازرگانی خریدار یا وارد کننده نیز باشد. فروشندگان یا صادر کنندگان فرم های خاص خود را برای صدور سیاهه تجاری در اختیار دارند اما نکات مندرج در آنها تقریبا مشابه است.
نام و نشانی خریدار و فروشنده، تاریخ و شماره سفارش خرید، مشخصات کامل کالا در صورت امکان، قیمت واحد کالا، قیمت نهایی آن با توجه به شرایط حمل، شرایط پرداخت قیمت کالا، شماره ها و علائم دقیق بسته ها یا محموله ها، وزن بسته ها یا کمیت محموله ها، نام کشتی و... در فاکتور درج شود تا در ارگانهای مربوطه دچار مشکل نشوید.
در بعضی مواقع به موجب مقررات کشور صادر کننده لازم است که سیاهه تجاری توسط اتاق بازرگانی کشور صادر کننده گواهی و امضاء شود. لذا به استناد این گواهی، شخص تاجر، قیمت و کیفیت محصول او تماماً تأیید خواهد شد. پس از تأیید اتاق بازرگانی، کنسولگری کشور هم باید گواهی مذکور را تایید و امضاء کند. با این دو نوع تأیید، زمانیکه فاکتور به گمرک کشور و ارگانهای دیگر می رود بسیاری از مشکلات احتمالی سریعتر رفع و رجوع خواهند شد. پیش فاکتور و فاکتور برای خریدار یک الزام است تا با در دست داشتن آن برای اموری مانند ترخیص کالا و پرداخت عوارض و مالیات اقدام نماید.
Commercial Invoice
اطلاعات کامل مندرج در یک سیاهه تجاری Commercial Invoice عبارتند از:
? EXPORTER نام و نشانی صادر کننده
در اینجا صادر کننده می تواند فروشنده هم باشد. در پیش فاکتور با عنوان Seller توضیح داده شد. Seller یعنی فروشنده و EXPORTER یعنی صادر کننده.
? CONSIGNEE نام و نشانی گیرنده
در پیش فاکتور گفتیم Buyer خریدار است. اینجا می گوییم CONSIGNEE . منظور همان کسی است که از شما خرید کرده است.
? INTERMEDIATE CONSIGNEE گیرنده واسطه، یا خریدار واسطه
گاهی بین شما یک نفر هست که خریدار آن را واسطه کرده جنس را از شما بگیرد. چون شما جنس را به خریدار واسطه می دهید پس هم نام خریدار و هم نام گیرنده واسطه را می نویسید.
? FORWARDING AGENT عامل حمل و نقل
نام شرکتی که حمل و نقل بار را به عهده گرفته است در این قسمت ثبت می شود.
? COMMERCIAL INVOICE NO شماره فاکتور تجاری
فاکتور تجاری یک شماره دارد که باید آن شماره در بخش ثبت شود.
? CUSTOMER PURCHASE ORDER NO شماره سفارش خرید مشتری
اگر مشتری شماره سفارش به شما داده است، آن ر ا در این قسمت درج می کنید. به طور مثال این پیش فاکتور به شماره سفارش ... از طرف مشتری صادر شده است.
? B/L, AWB NO شماره بارنامه
این گزینه برای زمانی مورد استفاده قرار می گیرد که بارنامه «هوایی» است.
? COUNTRY OF ORIGIN کشور مبدأ
منظور کشوری است که محموله در آنجا ساخته شده است.
? DATE OF EXPORT تاریخ صادرات
? TERMS OF PAYMENT شرایط پرداخت
شرایط پرداخت براساس توافق به صورت نقدی، LC، اعتبارات اسنادی و... در این قسمت درج می شود.
? EXPORT REFERENCES مراجع صادرات
هر مرجعی که به شما شماره داده باشد می توانید در این بخش درج کنید.
? AIR / OCEAN PORT OF EMBARKATION بندر بارگیری کالاها
محل بارگیری محموله در این قسمت درج می شود.
? EXPORTING CARRIER/ROUTE مسیر صادرات، خط سیر
در این قسمت اعلام می کنید که محموله از چه مسیری و با چه وسیله ای صادر می شود.
? PACKAGES بسته بندی
تعداد پکیج های محموله در این قسمت نوشته می شود:
▪️ QUANTITY مقدار
▪️ NET WEGHT وزن خالص
▪️ GROSS WEGHT وزن ناخالص
▪️ DESCRIPTION OF MERCHANDISE شرح کالاها
▪️ UNIT PRICE قیمت واحد
▪️ TOTAL VALUE ارزش کل
? PACKAGE MARKS علامتهای بسته
اگر پکیج ها علامت هایی دارند باید کاملا درج شود: مانند شکستنی، قابل اشتعال، کالای خطرناک... . زمانی که به کالاهای خطرناک رسیدیم توضیحات خاص خودش را ارائه خواهیم داد.
? CHARGES پرداختی (بدهی) های متفرقه
بدهی های متفرقه ای داریم در این قسمت درج می شود. بعد از اینکه فاکتور به دست خریدار رسید، باید از ریز هزینه ها کاملاً مطلع باشد زیرا طبق فاکتور، گمرک کشور مالیات های لازم را دریافت می کند.
? CERTIFICATIONS گواهی ها، اعلامیه ها
ده مورد متعلق به فاکتورهای تجاری صادراتی در فایل پاورپوینت ذکر شده است. همه موارد را با دقت مطالعه کنید.
وقتی فاکتور پیش فروش صادر می کنید، در قسمت آخر آن یک قسم نامه آمده است. یعنی صحت و درستی موارد ذکر شده را تأیید میکنید. لذا تا زمان اعتبار فاکتور اجازه فسخ آن را ندارید. زیرا طرف به شما اعتماد می کند و جهت انجام روال لازم به سراغ بیمه و سایر ارگانهای می رود، بنابراین شما باید تا پایان زمان درج شده در فاکتور به تمام تهعدات پایبند باشید.
بین فاکتور تجاری و فاکتور پروفرما فرق آنچنانی نیست. اصلی ترین فرق این است که پیش فاکتور صرفاً خریدار را به پرداخت وادار نمیکند. اما سیاهه تجاری خریدار را به پرداخت الزام می کند.
پر کردن پروفرما برای شما الزام قانونی می آورد و شما باید به تعهداتتان پای بند باشید.
باید فاکتور تجاری دقیق و درست پر شود. اگر جایی بود که به کار شما ربط نداشت یا مجبور بودید خالی بگذارید این جمله را بنویسید: NA . فقط این حروف را بگذارید به این معنا که احتیاجی نبوده و آن قسمت را پر نکرده اید.
وقتی بدانید که چگونه مدارک کالای صادراتی خود را به درستی آماده کنید، کالاهای شما به موقع ارسال می شود. لذا سریعتر مبلغ کالای خود را دریافت می کنید و با مقررات صادرات و واردات مطابقت خواهید داشت.
اعتباری که به دست می آورید خریدار روی شما حساب دیگری باز می کند و مطمئنا دوباره سراغ شما خواهد آمد. گمرک هم شما را خواهد شناخت.
بخش سوالات:
? سوال: نام کشتی را بعد از اینکه بارگیری شد به ما می دهند، پس در پیش فاکتور یا فاکتور تجاری چه نامی ثبت شود؟
? اگر اسم کشتی را نداشتید نمی نویسید.
? سوال: آیا اتاق بازرگانی ما را به عنوان صادر کننده قبول دارد؟
? شما باید خودتان را قبول داشته باشید که صادر کننده هستید، بعد همه دنیا مجبورند که شما را قبول کنند. اعتماد به نفس داشته باشید و کارتان را ادامه دهید. همه آنهایی که امروز شما را سرزنش می کنند یا انرژی منفی میدهند یک روزی به شما خواهند گفت رئیس! بنابراین کارتان را ادامه دهید و به هیچ چیزی جز کارتان فکر نکنید.
? سوال: فاکتور فروش چه زمانی باید صادر شود؟
? وقتی شما مذاکره کردید فاکتور را آماده می کنید. ثبت و صدور فاکتور و حمل و نقل همزمان با هم انجام می شوند. فاکتور فروش یک نوع رسید است.
? سوال: برای ارسال محموله چه مدارک شخصی لازم است؟
? هیچ مدرک شخصی ارسال نکنید. فقط همان اطلاعات را ارسال کنید. اگر اطلاعات اضافی بدهید شاید استفاده غلط شود و صدماتی به شما وارد شود. البته بنا به الزامات بعضی کشورها ممکن است مواردی اضافه می شوند که می توانید از خریدار سوال کنید که آیا اطلاعات دیگه ای می خواهید؟، ولی از شخص خودتان همان اطلاعات مذکور، کافی است.
? سوال: اصل فاکتور را چگونه به دست خریدار بفرستیم؟
? فاکتور را با ایمیل می فرستید اما اصل فاکتور با پست و با خود بار ارسال می شود. در گمرک فاکتور را نگاه می کنند. کارهای اصلی را خریدار با پروفرما انجام داده است. فقط زمانی که کشتی بار زده می شود بارنامه را به بانک یا گمرک می برند. بعد از اینکه جنس رسید فاکتور فروشی که با خود بار ارسال شده توسط گمرک مورد بررسی قرار خواهد گرفت و اطلاعات قبلی را با فاکتور مقایسه خواهند کرد.