یکی از مهم ترین مراحل تجارت، ارتباط با مشتری است. بسیاری از مشتریان در همین مرحله است که تصمیم می گیرند از شما خرید کنند و یا سراغ تأمین کننده دیگری بروند. از مهم ترین شیوه های ارتباط با مشتری در تجارت بین الملل، مکاتبات از طریق ایمیل است. برای اینکه بتوانید یک ارتباط و مکاتبه موفق از طریق ایمیل داشته باشید باید نکات زیادی را رعایت کنید تا مشتری متوجه حرفه ای بودن شما شود. در این مقاله به بیان نکات طلایی یک ایمیل تجاری می پردازیم تا با رعایت آن ها بتوانید بیش از پیش اعتماد مشتریان خود را جلب کنید. ایمیل تجاری یک ایمیل تجاری ایمیلی است که شما در اختیار کسانی قرار می دهید که قصد ارتباط با شما را دارند و از این طریق با آن ها مکاتبه می کنید. بسیاری از افرادی که به سایت شما مراجعه می کنند و فرم ها را پر می کنند، معمولا یک آدرس ایمیل نیز وارد می کنند.
در این مقاله به بیان نکات مکاتبه از طریق سرویس های ایمیل می پردازیم.
عنوان یا subject ایمیل
یک ایمیل از بخش های متفاوتی تشکیل می شود. مهم ترین و کلیدی ترین بخش ایمیل قسمت عنوان یا subject است. علت اهمیت این بخش به این خاطر است که مخاطب شما با دیدن عنوان ایمیل نسبت به خواندن متن ایمیل ترغیب می شود. در عنوان ایمیل حتما باید نام مخاطب خود را ذکر کنید تا با دیدن آن متوجه شود که این ایمیل مرتبط با خود اوست و این ایمیل به خطا برای او ارسال نشده است. مطلب دیگری که حتما باید در عنوان ایمیل وجود داشته باشد، نام محصول است. در کنار نام محصول، اسم شرکت و یا برند باید به صورت مختصر قرار بگیرد. همچنین در عنوان ایمیل به صورت کوتاه باید بیان کنید که قصد بیان چه مطلبی را دارید.
دقت کنید که ابتدای جمله حتما با حرف بزرگ شروع شود و نام مخاطب یا مشتری نیز حتما با حرف بزرگ شروع شود. نوشتن نام مخاطب با حرف کوچک نوعی بی احترامی به حساب می آید و شما را ضعیف جلوه می دهد. در ارسال ایمیل از هر دو طریق ایمیل شرکتی و ایمیل شخصی اقدام کنید تا از رسیدن ایمیل به مشتری مطمئن شوید.
متن ایمیل
بعد از اینکه با یک عنوان مناسب و حرفه ای مخاطب خود را نسبت به خواندن متن ایمیل ترغیب کردید، باید از او با یک متن مناسب استقبال کنید. چنانچه متن ایمیل خسته کننده و غیر حرفه ای به نظر بیاید، مشتری هیچ انگیزه ای برای ادامه ارتباط با شما نخواهد داشت. اولین نکته در شروع متن ایمیل این است که از hello استفاده نکنید! اگرچه به خودی خود اشکالی ندارد اما استفاده از hello در آغاز متن ایمیل های تجاری، مرسوم نیست. بهتر است که ایمیل را با Dear Sir/Madam شروع کنید و نام مشتری را ذکر کنید. در انتهای این شروع یک ویرگول قرار می دهید و از خط بعدی متن ایمیل را شروع می کنید. [av_notification title='' color='orange' border='dashed' custom_bg='#444444' custom_font='#ffffff' size='large' icon_select='no' icon='ue800' font='entypo-fontello' admin_preview_bg=''] در متن ایمیل باید در عین حال که صمیمیت را رعایت می کنید، در نهایت احترام با مخاطب خود مکاتبه کنید. استفاده از اصطلاحات و الفاظی که مرسوم نیستند می تواند مخاطب را نسبت به شما سرد کند. [/av_notification] در متن ایمیل با تشکر کردن از مشتری بابت درخواست داده شده، شروع به تعریف و توضیح کمپانی خود می کنید و آمادگی خودتان را برای پاسخگویی و ارائه اطلاعات دیگر اعلام می کنید. در این مرحله اعلام قیمت نمی کنید. چنانچه در متن ایمیل ها دچار مشکل بودید و یا احساس کردید که نیاز به اصلاح دارد می توانید به مشاوران آراد برندینگ مراجعه کنید تا اصلاحات لازم را انجام دهند و از این طریق یک ارتباط و مکاتبه موفق تری را تجربه کنید.
امضا یا Signature
در پایان ایمیل باید امضای شما وجود داشته باشد که به خوبی دیده شود. برای اینکه یک امضای خوب و حرفه ای درست کنید می توانید از سایت www.mail-signatures.com استفاده کنید. در این سایت قالب های آماده برای طراحی امضای شما وجود دارد که با وارد کردن اطلاعات مورد نیاز می توانید یک امضا تهیه کنید و از آن در ایمیل خود استفاده کنید.
