در این مقاله پیرامون) ( performa Invoice یا همان PI صحبت می کنیم، PI جزء اسناد مکاتباتی با مشتریان است و شما در ارتباط و مذاکره با آنها و پس از تایید پیشنهاد رسمی توسط مشتری، باید از PI استفاده کنید.
دوستانی که بخش آموزشی را کامل مشاهده نکرده اند، می توانند به بخش آپارات ما مراجعه کرده، در بخش آرشیو، طرح شتاب را ببینند. طرح شتاب ایده هایی دارد که شامل نکات FCI ، مذاکرات تلفنی و نحوه مکالمه و مذاکره در واتساپ و ... است.
پیش فاکتور چیست و چرا از پیش فاکتور استفاده می شود
از pi در مرحله ای، که با مشتریان به توافق نسبی رسیده اید و برای توافق کردن نیاز به یک پیش فاکتور دارید، استفاده می شود. این پیش فاکتور برای درخواست دریافت پول است، که ممکن است این پول صد دلار باشد یا صد هزار دلار، فرقی نمی کند. در این بخش نحوه صدور PI را ارائه می دهیم، PI دارای چند بخش می باشد و معمولا یک صفحه است و در صورتی که چند صفحه شود، اطلاعات محصول به آن اضافه می شود که سبب بیشتر شدن حجم آن می شود ولی در اصل یک صفحه است.
اولین بخشpi
ابتدا وارد کردن اسم ( ( Performa Invoice در بالای صفحه است. اختصاص بخش اول pi به اطلاعات مشتری و فروشنده در بخش اول، اطلاعات Seller یا کسی که فروشنده محصول است قرار داده می شود، که می توانید در این بخش، لوگو هم درج کنید و اگر لوگویی قرار ندهید مانعی ندارد و به سلیقه شما برمی گردد.
پس در ابتدا اسم فروشنده یا شرکتی که کار و فعالیت دارد، یا اسم صراف و سپس اسم فروشنده ذکر می شود. در حالتی که اسم صراف را قرار می دهید، شماره حساب صراف را دریافت کرده و اسم شرکت صراف را در قسمت Seller قرار دهید.
می توانید اسم خود را نیز درج کنید، این امکان وجود دارد که برای مشتری دو نوع پیش فاکتور صادر کنید، یک نوع با نام خودتان و دیگری با نام شرکت خارجی خود در خارج از ایران. و منظور از شرکت خارجی در ایران همان صراف است که نباید از کلمه صراف استفاده کنید.
چرا که این کار حرفه ای نیست و باید از عنوان حساب خارج از ایران و شرکت خارجی استفاده شود. در صورتی که با صرافی در خارج از ایران ارتباط دارید، می توانید با دریافت اطلاعات حساب از آن، این بخش از pi را تکمیل کنید و مشتری می تواند از هر کدام که مایل بود استفاده کند.
اطلاعات صراف شامل: اسم شرکت، آدرس، شماره تماس و ایمیل است. در صورتی که تلفنی از صراف در اختیار ندارید، می توانید شماره تماسی از خود را وارد کنید.
Performa invoice number برای هر مشتری یا هر معامله ای که صورت می گیرد، یک شماره pi قرار می دهید. و به عنوان اطلاعاتی که از مشتری خود نیاز دارید، در آینده از آن استفاده کنید و این امکان وجود دارد که شماره pi با شماره FCO تایید شده توسط مشتری یکسان باشد، ولی حتما به این معنا نیست که باید همان را قرار دهید. Performa invoice date تاریخ صدور pi از اهمیت بالایی برخوردار است و باید تاریخ را متناسب با خود مشخص کنید تا در آینده دچار مشکل نشوید.
Validity date of pi تاریخ صادر شدن pi و مدت اعتبار آن را هم باید ذکر کنید، که به عنوان مثال می توانید سه روز یا یک هفته زمان مشخص کنید. همچنین می توانید تاریخ دقیق مشخص کنید که پیشنهاد ما این است که همین کار را انجام دهید، چرا که اگر تاریخ دقیق مشخص شود تعطیلات و مناسبات را هم در نظر می گیرید. به عنوان مثال وقتی شما تاریخ مشخص می کنید و مشتری بعد از آن تاریخ، واریز پول را انجام می دهد که جنس و کالا گران تر شده، می توانید قرارداد را فسخ کنید و پول را برگشت دهید.
ولی در صورتی که مدت زمان اعتباری برای pi تعیین کنید، تعطیلات و مناسبات شامل آن نمی شود و ممکن است با مشکل روبرو شوید. Buyer در قسمت buyer اطلاعات خریدار درج می شود، که می تواند شامل اسم، مشخصات، تلفن و ... باشد. شکل و طرح جدول بندی pi به هر شکلی می تواند باشد، اصل موضوع ساختار کلی و پارامترهای موجود در آن است که اهمیت دارد.
بخش دوم PI
Destination port این قسمت مربوط به پورت مقصد می باشد که به عنوان مثال Chittagong Bangladesh درج می شود، یعنی به کشور بنگلادش و پورت چیتاگنگ. Loading port محل بارگیری کالا و محصولات می باشد، اگر محصول شما از طریق امارات ترانس شیپ می شود، می توانید بنویسید: Port of loading: jebel ali/UAE اما اگر محصول مستقیما از طریق ایران صادر می شود باید بنویسید:
Port of loading: Bandar abbas Country of beneficiary یعنی کشور ذی نفع کدام کشور است، این پارامتر به کشور اشاره دارد که به عنوان مثال چون شرکت خریدار و مشتری شما در چین است، اسم کشور چین درج می شود. Terms of delivery این بخش مربوط به این است که شرایط تحویل کالا به چه صورتی باشد، یعنی شرایط قیمت و تحویل کالا درج می شود.
از انواع تحویل کالا می توان به این موارد اشاره کرد: CFR و CIF ، fob ، CPE ، CIP و ... Transport Means در این قسمت وسیله ی نقلیه برای حمل و تحویل کالا توضیح داده می شود. که می تواند از طریق دریا به وسیله کشتی باشد یعنی ( sea) درج شود و از طریق خشکی یا قطار باشد که (train) وارد کنید. Country of Origin گواهی مبدا کالا از چه جایی می باشد، که مبدا ما طبیعتا ایران می باشد ولی در شرایط تحریم این قسمت UAE وارد می شود.
البته قوانین تحریم، اغلب شامل کالاهای شما نمی شود. Partial shipment یعنی کالا در چند مرحله حمل شود، وقتی شما کالایی را می فروشید و در چند مرحله حمل می شود دارای Partial shipment می باشد. به عنوان مثال مشتری دویست تن کالا یا پارچه ای را سفارش داده است، که شما هر هفته پنجاه تن یا صد تن را آماده می کنید و برای بارگیری به بندرعباس ارسال می کنید و همان لحظه بارگیری و صادرات آن کالا انجام می شود. در صورتی که مقابل Partial shipment در pi کلمه Allowed وارد شده باشد، یعنی ارسال و صادرات کالا دارای چند مرحله است، ولی اگر not Allowed درج شود یعنی ارسال بار در یک مرحله انجام می شود و تمام دویست تن کالا باید در یک مرحله فرستاده شود.
Partial payment یعنی کل مبلغ را در چند مرحله می توان پرداخت کرد، به عنوان مثال در صورتی که Allowed باشد، و شما دویست تن کالا را هر بار کم کم ارسال می کنید، مبلغ هر پنجاه تن را جداگانه دریافت کنید. ولی در صورتی که دویست تن کالا را کم کم ارسال می کنید، ولی تا پایان ارسال آخرین بخش از بار باید صبر کنید تا مبلغ را یک جا دریافت کنید که در این حالا not Allowed Partial payment : است.
پس بهتر است که Partial payment همیشه در حالت Allowed باشد. Transaction currency نوع واحد پولی برای معامله می باشد، که اغلب USD وارد می شود که معنای آن، پول به واحد دلار است.
بخش سه PI
Commodity این موضوع اهمیت بالایی دارد و به معنای این است که چه نوع محصولی را به فروش می رسانید. Grade/ type اینکه کالا و محصول دارای چه کیفیت، درجه و نوعی می باشد، را باید بیان کنید. Total new weight در صورتی که کالا و محصول شما دارای وزن کل باشد، در زیر این بخش ذکر شود. Item در صورتی که محصول صادراتی آیتم هایی داشته باشد، از یک تا صد اهمیتی ندارد که چند مورد باشد و تا صفحات بعد هم می تواند ادامه داشته باشد و بهتر است که تمام موارد را بیان کنید.
Description توضیحات مربوط به کالا و محصولات هم در این قسمت باید قرار داده شود و می تواند دارای موارد زیادی باشد.
Quantity نوع فروش کالا براساس عددی، وزنی، طاقه ای، باکس شده و ... هر چیزی باشد، بیان کنید. Unit price همچنین در صورتی که کالا دارای واحد خالص وزن است یا محصول براساس واحدی مشخص، حجم، عدد و لیتر اندازه گیری می شود، همان وارد شود. Total price برای محاسبه قیمت نهایی محصول، حاصل ضرب عدد (Quantity) و (Unit price) در این قسمت نوشته می شود و اگر چند مورد باشد در یک ستون زیر هم قرار گرفته و با هم جمع می شوند و مقدار Total price به دست می آید. همچنین در کنار قیمت نهایی عددی، می توانید به حروف هم آن را بنویسید.
بخش چهارم PI
Instructions یعنی در این بخش ساختار را تعریف می کنید. Packing محصول شما هر پکینگ و بسته بندی که دارد باید بیان کنید. Inspection هر نوع بازرسی که برای کالاها در نظر گرفته شده و اعمال می شود باید درج شود، که به عنوان مثال Geochem یا هر نوع دیگری می تواند باشد.
همچنین certification of origin هم از هر جایی که صادر می شود باید اعلام و ذکر شود. Transshipment اهمیت دارد که بیان کنید برای تجارت Transshipment در نظر دارید یا خیر، قبلا نمونه ای برای توضیح آن گفته شده است. Payment یعنی روش پرداخت مشتری باید به چه صورتی باشد، برای نمونه در پیش فاکتورها ذکر می کنند که بیست درصد مبلغ قرارداد، پیش پرداخت شود و مابقی بعد از تحویل کالا یا پایان عقد قرارداد، واریز شود و یا صد در صد مبلغ در یک مرحله دریافت می شود.
HSCODE به یعنی کد تعرفه گمرکی می باشد و آن را هم در کنار پارامترهای بالا در بخش چهارم از PI باید وارد کنید. First Loading اولین زمان بارگیری در چه زمانی انجام می شود، که تاریخ دقیق آن را باید بیان کنید. Packing chargest و other chargest در صورتی که محصول صادراتی دارای هزینه های اضافی یا مواردی از این دست باشد.
در این قسمت بیان می کنید. معمولا کسانی که در ابتدای کار تجارت هستند، چنین مواردی نخواهند داشت ولی در مراحل بعدی ممکن است پیش بیاید که مشاورین آرادبرندینگ به شما مشاوره خواهند داد.
بخش پنجم از pi
در این بخش موضوعpay to please مطرح است، در این بخش شماره حساب صراف و یا حساب شما درج می شود، که شامل اسم شرکت یا صراف، اکانت نامبر، آدرس، شماره حساب، اسم بانک، آدرس بانک و دیگراطلاعات می شود. قسمتی از این بخش به مهر و امضاء اختصاص داده می شود، که اگر مهر شرکتی ندارید می توانید سفارش داده و مهری تهیه کنید، که البته اگر یک امضا بزنید کفایت می کند.
قسمت پایانی pi
در این بخش توضیحاتی برای مشتری ارائه می شود و شما بیان می کنید که این performa invoice به درخواست شما صادر شده است و در صورتی که قیمت دلار تغییر کند یا .... شامل قرارداد شما نمی شود. در این قسمت به سوالات و ابهامات دوستان درباره این مقاله پاسخ داده می شود:
1) grade به چه معنا می باشد؟ Grad در قسمت commodity مطرح می شود و به معنای این است که محصول دارای چه کیفیتی می باشد. 2) اگر به جای نام خود، از اسم صراف استفاده می کنیم، باید در قسمت country of beneficiary کشور صراف را بیان کنیم یا اسم کشور خود را؟ بله در صورتی که از نام و شرکت صراف استفاده می کنید باید نام همان کشوری که صراف در آن قرار دارد، را بیان کنید.
