در جلسات مختلفی که در یک سازمان و مجموعه برگذار می شود مدیر موفق توانایی لازم در اداره آن را دارا می باشد در صورتی که جلسات با نظم و بر اساس اهداف مشخص شده پیش رود می تواند عاملی برای اثرگذاری لازم می باشد این نیز از دیگر توامندی های مدیریتی می باشد که می تواند در جهت کمک به برگذاری درست جلسات کمک نماید.
در مجموعه های کاری مختلفی که وجود دارد مدیران در حال عمل به وظایف و مسئولیت ها می باشند و هر چه این امر بیشتر مورد توجه برای انجام درست وظایف قرار گیرد رسیدن به اهداف آن مجموعه نیز امری امکان پذیر و آسان است که نیازمند داشتن برنامه ریزی می باشد.
در دنیای کنونی کسب و کار جلسات یکی از ابزارهای حیاتی برای ارتباط و هماهنگی بین اعضای تیم و مدیران است مدیریت موفق جلسات می‌تواند به طرز چشمگیری تأثیرگذاری بر بهبود عملکرد تیم و دستیابی به اهداف مورد نظر داشته باشد.
عوامل مهم موفقیت در مدیریت جلسات
یکی از مهمترین عوامل در موفقیت جلسات، تعیین هدف و موضوع واضح برای جلسه است لازم است مدیر جلسه از قبل مطلع باشد که جلسه برای چه موضوعی برگزار خواهد شد و چه اهدافی باید به دست آورده شوند این امر برای جلسه‌های تداومی نیز حائز اهمیت است تا تیم بتواند به طور مداوم به سوی اهداف بزرگتر حرکت کند.
یکی دیگر از عوامل اساسی موفقیت جلسات، توزیع دقیق وظایف بین اعضای تیم است هر فرد باید مطلع باشد که چه وظیفه‌ای به عهده دارد و چگونه می‌تواند به بهترین شکل ممکن در تحقق اهداف جلسه کمک کند عدم وضوح و مبهمی در مسئولیت‌ها می‌تواند به تداخل و عدم بهره‌وری در جلسه منجر شود.
برنامه‌ریزی دقیق زمانی نیز از دیگر عوامل حیاتی در مدیریت جلسات است مدیر جلسه باید بتواند زمان مخصوص را برای هر بخش از جلسه تعیین کرده و مدت زمان‌های مختلف را به اندازه کافی واقعی تخصیص دهد تا از زمان بیش از حد برای یک موضوع و طولانی شدن جلسه جلوگیری شود.
عوامل مذکور تنها بخشی از مواردی هستند که در موفقیت جلسات تأثیرگذارند مهارت‌های ارتباطی، توانایی حل تعارض و تجربه مدیران نیز از دیگر عوامل موثر در مدیریت موفق جلسات هستند با رعایت این موارد و تمرکز بر بهبود‌های پیشنهادی می‌توان یک محیط کاری بهتر و بهره‌ور استفاده از جلسات ایجاد نمود.
مدیران باید به اهمیت مدیریت موفق جلسات پی ببرند و با تمرکز بر این موضوع، توانایی‌های خود را در بهبود عملکرد تیم تقویت کنند این اقدامات نه تنها به افزایش بهره‌وری و اثربخشی کاری کمک می‌کنند بلکه به ایجاد ارتباطات سالم و موثر درون تیم نیز کمک می‌نمایند مدیریت موفق جلسات نیازمند توجه به جوانب مختلفی از ارتباطات و روش‌های انجام کار است.
برقراری ارتباط کارآمد با اعضای تیم و تمرکز بر انتقال اطلاعات و ایده‌ها به صورت واضح و روشن از اهمیت بالایی برخوردار است از طرف دیگر توجه به نیازها و انتظارات هر فرد و توانایی درک و حل تعارضات میان اعضای تیم نیز از جمله مواردی است که در مدیریت موفق جلسات موثر می‌باشند.
استفاده از تکنیک‌ها و روش‌های ارتباطی مناسب نیز در مدیریت جلسات بسیار مؤثر است استفاده از تکنیک‌های گروهی مانند برگزاری جلسات تعاملی و فعال و ترویج اندیشه‌های خلاقانه و نوآورانه می‌تواند به ارتقای انگیزه و تعامل اعضای تیم کمک نماید.
به منظور حفظ فرصت‌ها و بهره‌وری حداکثری از جلسات، نیازمند استفاده از ابزارها و تکنولوژی‌های مناسب در هماهنگی و اداره جلسات باشیم استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت جلسات و ابزارهای آنلاین برای برنامه‌ریزی، ارسال دعوت‌نامه، ثبت نتیجه و اتخاذ تصمیمات موثر می‌تواند به بهبود مدیریت جلسات کمک کند.
در نهایت یکی از اصول اساسی در مدیریت موفق جلسات، ارزیابی و بازخورد بعد از جلسه است مدیران باید قدرت ارزیابی و تحلیل جلسات گذشته را داشته باشند و با بررسی نقاط قوت و مسائل موجود، توانایی بهبود مستمر را در جلسات آینده داشته باشند.
با توجه به این موارد ارائه شده مدیران می‌توانند با توجه به اهمیت و تأثیرگذاری مدیریت موفق جلسات به عملکرد و اثربخشی تیم‌های کاری خود ارتقاء دهند و به دستیابی به اهداف و نتایج خواسته شده نزدیک‌تر شوند.