تقویت و توسعه مهارت‌های ارتباطی در مدیران کار مهمی است که هر مدیر موفق و جویای نامی حتما در فکر توسعه مهارت ارتباطی خود با نیروها و خریداران است .
۱)رویکرد ارتباط و نفوذ بر کارکنان: آقای احمدی مدیر بخش تراشکاری یکی ازکارخانجات صنعتی است کار دو تن از کارگران تحت مدیریت وی به نحوی است که برای جلوگیری از ایجاد خراش و جراحت در دستانشان می‌بایست حتماً از دستکش ایمنی استفاده کنند، حال آن که تاکنون به این امر مبادرت نورزیده‌اند.
این دو کارگر دائماً از زخم و جراحت دستشان شکایت داشتند، با وجود تذکر‌های قبلی آقای احمدی، در هنگام کار به دلیل ناآگاهی و یا شاید عدم وجود فرهنگ از دستکش استفاده نمی‌کردند روزی اقای احمدی به عنوان آخرین تیر در ترکش خود در آغاز اولین روز هفته آن دو کارگر را فرا خواند.
به آنان گفت: «بخش حفاظت و ایمنی کارخانه بخشنامه‌ای صادر کرده است که به موجب آن باید کارگران در هنگام کار از دستکش ایمنی استفاده کنند، این دو جفت دستکش را بگیرید و به دست کنید از امروز از شما انتظار دارم که در طول ساعات کار آنها را در دستهای خود داشته باشید، متشکرم.»
روزهای بعد آقای احمدی پس از سرکشی‌هایی که انجام داد، مشاهده نمود که یکی از آنان از دستکش استفاده می‌کند زیرا به ارزش ایمنی و حفاظتی آن پی برده است اما کارگر دوم تنها به حمل دستکشها در جیب لباس خود بسنده کرده است! آقای احمدی از وی علت را جویا شد. کارگر گفت: «این دستکشها باعث می‌شود که از سرعت کارم کاسته شود و نتوانم خود را با سرعت خط تولید هماهنگ نمایم!»
البته واضح است که امر صرفاً به معنی توجیهی برای نپوشیدن دستکش بود! نظر شما چیست؟ به نظر شما چرا دو نفر که تحت مدیریت یک مدیر هستند، نسبت به یک موضوع عکس‌العملهای متفاوتی نشان می‌دهند؟ در پاسخ می‌توان گفت که این موضوع به نحوه برقراری ارتباطات سازمانی و انسانی برمی‌گردد.
- بیشتر بخوانید: کسب درآمد دلاری
ارتباطات سازمانی رویکردی است که بین کارکنان و از جمله یک مدیر و کارکنان تحت مدیریت وی اتفاق می‌افتد در واقع بخش مهمی از ارتباطات سازمانی همان کنشهای متقابل بین کارکنان یک سازمان است و عموماً بین مدیران، کارکنان، مدیر و کارمندان، مدیران و کارشناسان، صف و ستاد و... به طور عام رخ می‌دهد.
روشن است هر یک از کارکنان و مدیران سازمانها دارای سبک و شیوه ارتباطی خاصی هستند که باید مورد توجه قرار گیرد بنابراین مدیر موصوف کارخانه صنعتی می‌بایست با کارگران مذکور ارتباط یکسان و همانند برقرار می‌کرد؟
کارگر یا کارمندی که مدتها از سوی مدیر مافوق خود «ارتباط» و «رفتار» سازمانی و انسانی مورد نظرش را مشاهده نکرده است طبیعتاً در برابر دستورات وی که گاهی نیز ممکن است ارتباط دوستانه‌ای از خود بروز داده باشد، واکنشی تدافعی نشان خواهد داد.
احتمال دارد این امر برای مدیران جدید و بعدی که امور را به دست خواهند گرفت، غیر منطقی جلوه کرده و آن را نوعی سرپیچی تلقی کنند اگر چه برای خود کارگر یا کارمند یک گزینه ارتباطی و رفتاری عقلانی به حساب آید.
۲)فرآیند پذیرش دستور آسان نیست! هنگامی که یک فرد با ایده‌ای مواجه می‌شود، قبل از پذیرفتن و متابعت از آن مراحلی را می‌گذراند مجموعه این مراحل را «فرایند پذیرش» می‌گویند در پایان این فرایند است که فرد تصمیم می‌گیرد آن ایده را قبول و یا رد کند مدیران که همواره ایده‌های خود را به کارکنان ارائه می‌کنند، می‌بایست از چگونگی فرایند پذیرش آگاهی کافی داشته باشند تا کارکنانشان را در قبول و پیروی از ایده‌ها تشویق نمایند.
۲-۱ مراحل پذیرش ایده
الف- ایده چیست؟ در مرحله اول شخص اطلاعاتی درباره ایده، محصول و یا عملیات ارائه شده کسب می‌کند یعنی وی تنها یک آگاهی کلی درباره موضوع به دست می‌آورد.
ب- ایده چه خصوصیاتی دارد؟ در مرحله دوم، شخص مایل است در مورد جزئیات و ویژگی‌های آن ایده، اطلاعات بیشتری به دست آورد برای این کار بیشتر مطالعه می‌کند و به جستجو و تفحص می‌پردازد.
ج- آیا ایده قابل اطمینان و مفید است؟ در مرحله سوم، فرد پس از کسب تمامی اطلاعات آنها را ارزشیابی می‌کند سپس نتیجه‌گیری می‌نماید که آیا ایده جدید می‌تواند برای او مفید باشد یا خیر؟
د- آیا ایده در عمل قابل قبول می‌باشد؟ در مرحله چهارم، فرد برای این که از پذیرش ایده مطمئن شود، آن را می‌آزماید تا در صورت موفقیت آن را بپذیرد.
ه- ایده پذیرفته می‌شود: در مرحله آخر، فرد کاملاً پذیرفته است که ایده قابل اطمینان، مفید و سود‌آور است بنابراین آن را می‌پذیرد و حتی ممکن است دیگران را به پذیرش آن نیز تشویق کند.
۲-۲ عوامل ارتباطی بازدارنده: موانع بسیار زیادی بر سر راه پذیرش ایده‌ها و دستورهای سازمانی قرار دارند که کارکنان را با چالشهای متعدد مواجه می‌سازند برخی ازمهم‌ترین آنها به این شرح است:
الف- ناآگاهی: فرد ممکن است به دلیل ارضا نشدن نیازهای اساسی خود به ایده‌ها و انجام وظایف توجهی نکند.
ب- بی‌علاقگی : ایده‌ها، وظایف و دستورهای سازمانی ممکن است با نگرشها، علائق و رویکرد ارتباطی فرد سازگار نباشند.
ج- عدم وجود شرایط: گاهی ممکن است فرد به دلیل فقدان شرایط و امکانات لازم، ایده‌ها را نپذیرد در این گونه موارد حتی ارتباط دوستانه مدیران بی‌اثر خواهد بود.
د- پیامهای اشتباه : ارتباط یعنی هر چیزی مورد قبول و پذیرش قرار گیرد اگر اطلاعات و پیام ارائه شده از سوی مدیران یا سایر منابع نادرست باشد، این خطر وجود دارد که هر آنچه را از آن پس همان مدیر یا منبع ارسال می‌کند مورد پذیرش قرار نگیرد.
- بیشتر بخوانید: درآمد دلاری تضمینی
ه- تراکم پیامها : ارائه پیام کمتر، به شرط کامل و جامع بودن مفید‌تر است تراکم پیامها باعث سردرگمی کارکنان خواهد شد پس مدیران باید میزان پیامها، ایده‌ها، دستورات و عملیات مورد نیاز را تعیین و بر اساس پتانسیل هر یک از کارکنان به آنان ابلاغ کنند گاهی یک مدیر برای انجام یک کار، چندین بار کارمند مربوطه را فرا می‌خواند و پی‌درپی برای انجام بهتر کار به وی تذکر می‌دهد آیا این رفتار را تایید می‌کنید؟
۲-۳ عوامل ارتباطی بازدارنده برای پذیرش ایده‌ها و وظایف جدید از سوی کارکنان: برخی از عوامل ارتباطی بازدارنده برای پذیرش ایده‌ها و وظایف جدید از سوی کارکنان عبارت است از: نارسا بودن صدا، کیفیت ضعیف صدا و تصویر، کمبود یا فقدان رسانه‌های ارتباطی، محدودیت در اشاعه اطلاعات بین کارکنان، بی‌سوادی یا کم‌سوادی کارکنان، ناتوانی درک مطلب، زبان متفاوت (فرستنده و گیرنده پیام زبان واحدی ندارند)، مشغولیت های ذهنی، وضع نامناسب فیزیولوژیکی، خستگی و فشار کار، ارسال پی‌درپی پیام (تراکم پیامها)، نگرانی‌های شخصی، کمبود یا فقدان بازخورد در فرایند پذیرش یک ارتباط تعاملی بین طرفین (فرستنده ـ گیرنده) برقرار است و اساس آن نیز وجود بازخورد می‌باشد.
در واقع پاسخهای کلامی و غیر کلامی هر یک از طرفین را قادر می‌سازد به طور مداوم گفته‌های یکدیگر را کنترل سازند حال اگر امکان دریافت بازخورد پس از ارسال کامل پیام وجود نداشته باشد، باید آن را برای تعدیل کل پیام بعدی به کار گرفت.
۳) آیا شیوه ارتباط با همه کارکنان یکسان است؟ آیا شنیده‌اید که می‌گویند از جنبه ارتباطی هر فرد قلق خاصی دارد؟ هر فرد موجودی است کاملاً متمایز با دیگران که واکنشهای او درجزیی‌ترین موارد با دیگر افراد متفاوت است شیوه بروز واکنش هر فرد به یک موضوع، به سبک و روش ارتباطی او با جامعه بستگی دارد.
۳-۱ نیازها و رویکرد ارتباط: هدف کارکنان از کار و تلاش همانند سایر آحاد مردم ارضای نیازهای اساسی‌شان است رفتار یک فرد در هر زمان و در هر کجا به نوع و قدرت «انگیزه» و «نیاز» وی دارد.
۳-۲ انواع نیازها: نیازها به روشهای مختلف توسط صاحبنظران طبقه‌بندی شده است که یکی از مهم‌ترین آنها طبقه‌بندی مازلو و به شرح زیر است:
الف- نیازهای فیزیولوژیکی: اینها نیازهای اساسی انسان برای بقاء و ادامه زندگی هستند مانند خوراک، پوشاک و مسکن تا هنگامی که این نیازهای اساسی تا حدودی که برای فعالیت انسان ضروری است ارضا نشوند؛ احتمالاً بیشتر فعالیتهای شخص در این سطح متمرکز خواهد شد.
ب- نیازهای ایمنی (تامین): این نیازها به فارغ بودن از ترس از خطرات جانی و مالی و محرومیتهای فیزیولوژیکی برمی‌گردد این گروه از نیازها را می‌توان به نیازهای مرتبط با حفظ جان یا صیانت نفس خلاصه نمود.
ج- نیازهای اجتماعی (تعلق): انسان موجودی اجتماعی است یعنی نیاز به پذیرش از سوی گروههای اجتماعی دارد براساس نیازهای اجتماعی، شخص برای برقرار ساختن روابط آگاهانه و معنی‌دار با دیگران تلاش خواهد کرد.
د- نیاز به احترام: پس از شروع به ارضای نیازهای اجتماعی، معمولاً فرد خواهان آن است که بیش از یک عنصر ساده گروه خود باشد لذا احساس نیاز به احترام می‌کند، هم احترام به نفس و هم احترام از طرف دیگران.
ه- نیازهای خودیابی: وقتی که نیازهای منزلت و احترام به اندازه کافی ارضا شدند، نیازهای خودیابی یا تحقق ذات؛ اهمیت و تسلط بیشتری پیدا می‌کند خودیابی یعنی نیاز به تحقق یا فعلیت بخشیدن استعداد‌های بالقوه شخص