آداب مذاکره حضوری و مهمان یا میزبان بودن
یک مذاکره حضوری پارامترهای مختلفی دارد. مثلا میزبان یا مهمان هستیم؛ چه لباسی پوشیده‌ایم؛ چه ادواتی را همراه خود برده‌ایم؛ قرار است در آن جلسه به کجا برسیم؛ و غیره که هر کدام آنها نیاز به ساعت‌ها آموزش و بررسی نکات دارد. در فایل امشب تنها می‌خواهم به مبحث " مهمان یا میزبان بودن " بپردازم. جلسه در کجا برگزار می‌شود.شاید یکی از مهم‌ترین پارامترهای یک جلسه حضوری این باشد که جلسه در کجا برگزار می‌شود. شما مهمان یا میزبان هستید یا در یک مکان عمومی برگزار می‌شود؟ قوانین و شرایط آن فرق می‌کند و شما باید حتما به هر کدام آنها مسلط باشید. مثلا اگر شما امروز با میهن یا مزمز کار داشته باشید، هرگز آنها به دفتر شما نمی‌آیند و شما باید به دفتر آنها بروید. در یک مذاکره حضوری اولین پارامتر این است که میزبان چه کسی است. همیشه میزبان قوی‌تر است؛ حداقل در شروع.
میزبان بودن الویت دارد
کسی که دعوت می‌شود یعنی ضعیف‌تر است و دارد به دیدار بزرگتر می‌رود. پس میزبان یا مهمان بودن بسیار تفاوت دارد. یک جمله قدیمی است که می‌گوید هر روباهی در بیشه و محله خود شیر است. پس میزبان یا مهمان بودن من در تسلط من بر جلسه و موفق بودن در آن تأثیر بسیار زیادی دارد. تا جایی که می‌توانید میزبان باشید و مهمان نشوید. حتی اگر دفتر کوچکی دارید هم اعتمادبه‌نفس کافی داشته باشید و میزبان شوید. به دفتر مخاطبتان نروید. تنها در صورتی که دفتر ندارید، حاضر شوید مهمان شوید.
خودتان در طی زمان به این مسئله پی می‌برید. خیلی از کسانی که قوی و باتجربه هستند اصلا حاضر نمی‌شوند مهمان شما شوند و اگر با آنها جلسه بخواهید می‌گویند به دفتر ما بیایید. دوستی داشتیم که آدم باتجربه‌ای بود، می‌گفت هیچ‌وقت به دفتر هیچ‌کس نمی‌روم. چون به تجربه دیده‌ام که هیچ‌وقت نمی‌توانم در دفتر آنها قرارداد ببندم. هر کس با من کار دارد باید به دفتر من بیاید، من به دفتر کسی نمی‌روم. پس مهم است که جلسه را در دفتر خودتان یا دفتر طرف مقابل بگذارید.
در اینجا یک پرانتز باز کنم کسانی که دفتر ندارند، نگویند پس نمی‌شود کار کرد. شما از مذاکرات تلفنی پول بگیرید و با پول خود دفتر بزنید. اگر دفتر ندارید نگویید نمی‌شود چون به راحتی می‌شود. تعدادی از قراردادها را از دست می‌دهید که مهم نیست. از قراردادهای تلفنی پول درمی‌آورید و دفتر می‌زنید. پس اصلا نگران این موضوع نباشید.
برگزاری جلسه در هتل
یک حالت سوم می‌ماند؛ برگزاری جلسه در مکان عمومی. اصلا منظورم از مکان عمومی کافی‌شاپ، پارک و امثال این‌ها نیست. دیده‌ام که بعضی‌ها جلسه را در کافی‌شاپ برگزار می‌کنند. ما اصلا همچین مکان‌هایی نداریم. مکان عمومی از نظر ما یعنی هتل؛ برگزاری جلسه در هتل. آن هم هنگامی که یا مشتری ایرانی نیست یا در شهر شما زندگی نمی‌کند و به آنجا آمده است. به بهانه اینکه راحت باشد و در شهر گم نشود و امثال این‌ها او را به برگزاری جلسه در هتل خودش دعوت می‌کنید. یک قهوه یا چای او را مهمان می‌کنید و در لابی هتل محل اقامتش با او ملاقات می‌کنید.
پس فقط در صورتی به مکان عمومی می‌رویم که فرد مقابل همشهری ما نیست و می‌توانیم از این بهانه‌ها استفاده کنیم وگرنه برگزاری جلسه در لابی هم خیلی تعریف مرتبی ندارد. جلسه شما باید در دفترتان برگزار شود. همیشه این را مدنظر داشته باشید. اگر مشتری همشهری شما نبود و دفتر نداشتید به لابی هتل می‌روید. اگر دفتر داشتید یک راننده دنبال او می‌فرستید (نیازی نیست با بنز اس‌کلاس دنبال او برود، با یک ۲۰۶ یا پراید هم کافی است چون راننده شما است. ماشین شما که نیست، ماشین راننده است) تا او را بیاورند و در دفتر خود با او جلسه داشته باشید.
نحوه پذیرایی در جلسات
یک نکته در پرانتز می‌گویم و آن رسیدن جلسه به زمان ناهار یا شام است. جلسه بدموقع شروع شود و به ناهار یا شام برسد. اولا زمان جلسه را طوری تنظیم کنید که به این زمانها نیفتد. مثلا جلسه را ۱۰ صبح، دو بعدازظهر، بعد از ناهار یا خیلی مانده به ناهار بگذارید تا به این زمانها نرسد. اگر هم جلسه را ساعت ۱۲ شروع کردید و تا ۲-۳ تمام می‌شود با کیک و بیسکوییت رد کنید اما اگر قرار است به پنج بعدازظهر برسد مجبور هستید که به او ناهار دهید و نمی‌توان کاری کرد. یادتان نرود که رسیدن جلسه به زمان ناهار و خوردن آن از رسمیت جلسه به شدت کم می‌کند. پس سعی کنید که اصلا به ناهار نرسد. جلسه را به دو روز تقسیم کنید بهتر از آن است که با مشتری ناهار بخورید. یک مسئله هم پذیرایی است. اگر میزبان بودید، براساس دفترتان پذیرایی کنید. یعنی چه؟ یک دفتر کوچک دارید، با چای و آب پذیرایی کنید. اگر دفتر شیک‌تری دارید دمنوش بگذارید، قهوه داشته باشید و پذیرایی بهتری انجام دهید. مسئله خاصی نیست. اما پذیرایی‌ها رسمی باشند. یعنی برای پذیرایی میوه نگذارید و از چای، بیسکوییت، دمنوش، قهوه، شکلات و پذیرایی‌های کاملا رسمی استفاده کنید.
در صورتی که میزبان نبودید و مهمان شدید، اگر پذیرایی شدید حتما حتی اگر دوست نداشتید آن را میل کنید و از طرفی به نسبت بزرگ بودن مخاطب و سنگین بودن جلسه زودتر هم میل کنید. یعنی چه؟ اگر به جلسه‌ای با یک شرکت بسیار بزرگ رفتید، در همان پنج ثانیه اول که پذیرایی کردند بخورید. نکته آن چیست؟ اینکه وقتی همان اول می‌خورید یعنی این فضا برای من مهم نیست. کسانی که تجربه کرده‌اند می‌دانند که وقتی در یک جلسه بزرگ قرار می‌گیرید هول می‌کنید و اصلا فراوش می‌کنید که چایی یا آبمیوه که گذاشته‌اند را بخورید. چون فضای جو و جلسه به شما غالب شده است. پس برای حفظ آرامشتان هم که شده است وقتی به یک جلسه بزرگ می‌روید و پذیرایی می‌شوید، سریع بخورید و سعی کنید در آن فضا آرام باشید.
در فایل‌های بعدی سعی میکنم درباره قواعد بعدی مذاکره حضوری که خیلی هم اهمیت دارد بیشتر توضیح دهم و از شما تعدادی مذاکره‌کننده حرفه‌ای بسازم. چون قدرت شما در یک مذاکره حضوری در آینده خیلی به شما کمک می‌کند.
من علیرضا شعبانی، قائم‌مقام مجموعه آراد هستم و هر وقت درباره پول و پول درآوردن سوال داشتید می‌توانید از من بپرسید.
موفق و مؤید باشید.
برای ارتباط و دریافت مشاوره از استاد شعبانی می توانید با شماره ذیل تماس حاصل نمایید:
[av_notification title='' color='blue' border='' custom_bg='#444444' custom_font='#ffffff' size='large' icon_select='yes' icon='ue800' font='entypo-fontello' admin_preview_bg='' av_uid='av-w1ft0f']
فایل صوتی توضیحات استاد شعبانی، قائم مقام گروه شرکت های آراد را می توانید در همین قسمت بشنوید.
[/av_notification]
[audio mp3="https://s3.eu-1.jeyserver.com/aradbranding-fa-wp-content/uploads/2018/11/Mizban-ya-mihman.mp3" autoplay="true"][/audio]