همه تجار باسابقه و فعال در بخش تجارتهای بین المللی، با چالشهای ترخیص کالا و اسناد و مدارک گمرکی آشنایی دارند و می دانند که اولین و مهم ترین مرحله و اقدامی که باید در برنامه ریزی مراحل کار واردات و یا صادرات انجام شود، ترخیص کالا است.
دقت در جمع آوری اسناد و مدارک
برای جمع آوری مدارک لازم جهت ترخیص کالا از گمرک باید دقیق برنامه ریزی شود، این کار باید قبل از پرداخت هزینه های گمرک و ورود و یا خروج کالا انجام شود. یک تاجر زمانی که برای بارگیری کالای خود به گمرک می رود، باید اسناد و مدارک مربوطه را به مامور گمرک و انباردار تحویل دهد تا مالکیت بر کالا و نیز قانونی بودن تجارتش را ثابت کند، تا در نهایت بتواند کالای خود را ترخیص کند. 
پس باتوجه به حجم انبوه کالا و حمل و نقل از کشورهای مختلف، جمع آوری این اسناد و مدارک کار ساده و آسانی نیست و قطعا شما، به ویژه تازه کارها با چالشهای فراوانی رو به رو خواهید بود. ما در مجموعه آرادبرندینگ به شما تاجرین عزیز کمک خواهیم کرد تا در کمترین زمان ممکن و بدون نقص بتوانید برای ترخیص کالای خود آماده باشید. ترخیص کالا با توجه به مسائل و چالشهایی که دارد، زمان می برد؛ بنابراین به شما عزیزان توصیه می شود این کار را به روزهای آخر نیندازید، چرا که باعث تعویق در ترخیص کالای شما از گمرک و نیز تحمیل هزینه ها و جریمه های سنگین از طرف گمرک خواهید شد. لذا با توجه به مسائل تجاری پیچیده، جمع آوری مدارک مورد نیاز برای ترخیص کالا به خودی خود زمان زیادی را از شما خواهد گرفت. ما در مجموعه آرادبرندینگ قبل از هرکاری به تدوین و آماده سازی این گونه فرمها و مدارک می پردازیم تا بتوانیم در وقت و هزینه های شما تاجرین آردی صرفه جویی های لازمه از همان بدو کار انجام شود و شما را دچار سردرگمی و تشویش خاطر نسازد و سرعت کار شما را افزایش دهد. 
ترخیص کالا و آزادسازی بار
ترخیص کالا یعنی آزاد سازی بار از گمرک که طی مراحلی باید به درستی و مرتب انجام شود، این کار تنها و فقط از طریق گمرک انجام می شود نه هیچ شرکتی. البته شرکتهایی هستند که به عنوان واسطه بین شما و گمرک کارهای ترخیص کالای شما را انجام می دهند، اما خود هیچ نقش مستقیمی در ترخیص بار ندارند. در مراحل آزادسازی بار می بایست صاحبان کالا و یا نماینده آنها حضور داشته باشند، چرا که باید مدارک و اسناد مورد نیاز را برای ترخیص کالا ارائه دهند. مراحل ترخیص بار بسته به نوع محصول کوتاه و یا طولانی تر می شود. برای جلوگیری از بروز تخلفات برای تجارتهای بین المللی، تجار می بایست مدارک و اسنادی را برای ترخیص و آزادسازی محصول خود به گمرک ارائه دهند. 
اسناد و مدارک مربوط به کالا و بار
این اسناد و مدارک به 3 دسته تقسیم می شوند. دسته اول: مدارک مربوط به کالا و بار تاجر است که شامل مواردی از قبیل:
- برگه های ترخیصیه DELIVERY Order: به سند تسویه حساب صاحب بار با شرکت باربری گفته می شود، به معنای ترخیص بلامانع بار است.
- قبض انبار WAREHOUSERECIEPT: وقتی کالا وارد گمرک شده و به انبار تحویل داده می شود، برگه ای با نام قبض انبار برای دریافت محموله صادر می شود.
- بارنامه BILL OF LOADING: اطلاعات بارنامه شامل تعداد کالا و کانتینر، وزن ناخالص مرسوله، و شرح بسته بندی می باشد.
- پیش فاکتور یا پروفرما اینویس PROFORMA INVOICE: اطلاعات پروفرما شامل نام و نشانی فروشنده و خریدار، تعداد کالا، نوع و مقدار محصول، قیمت واحد و قیمت کل، شرایط پرداخت، زمان تحویل، مدت اعتبار پیش فاکتور ومبدا کالا است.
- فاکتورINVOICE: از اسناد اصلی معاملات تجاری محسوب می شود که برای ترخیص کالا لازم و ضروری است.
- فهرست عدل بندیPACKING LIST: همراه اسناد حمل است و نحوه چیدمان کالا را در مواردی که کالای وارد شده بیشتر از یک بسته و محتویات آن متنوع باشد، نشان می دهد.
- گواهی مبداCERTIFICATE OF ORIGIN: سندی است که نام کشور تولید کننده و مشخصات کالای خریداری شده را نشان می دهد، معمولا از طرف اتاق بازرگانی کشورها صادر می شود.
- بیمه نامه INSURANCE POLICY: از مدارک اولیه برای ثبت سفارش محصول است که ضامن حفظ و نگهداری مرسوله در برابر خطرات احتمالی می باشد که در صورت وجود باید ارائه شود.
دسته دوم: مدارک مورد نیاز برای صاحب کالا است که شامل اصل و کپی کارت ملی صاحب بار و اصل و کپی کارت بازرگانی می باشد. دسته سوم: اگر صاحب کالا نمی توانست در زمان ترخیص کالا حضور داشه باشد، می بایست نماینده قانونی خود را با مدارک ذیر برای انجام امورات گمرکی اعزام کند.
- اصل و کپی کارت ملی
- اصل و کپی وکالت محضری
- اصلی و کپی معرفی نامه گمرک
- اصل و کپی کارت بازرگانی
- ارائه روزنامه رسمی برای اشخاص حقوقی
- جواز تأسیس برای واحدهای تولیدی
اسناد اخذ مجوز در زمان ترخیص کالا
علاوه بر مدارک گفته شده برای صادرات و یا واردات کالا، مجوزهایی نیاز است که می بایست جهت اخذ و دریافت آنها از سازمانهای مربوطه اقدام گردد و به همراه اسناد و مدارک در زمان ترخیص کالا ارائه شود.
- گواهینامه استانداردSTANDARD CERTIFICATE: این مجوز برای برخی از محصولات مورد نیاز است که البته برای واردات کالا و صادر کنندگان برتر، دریافت این مجوز ضروری نیست.
- مجوزهای قانونی LOGICAL PERMISSION: شامل مجوزهای بهداشت، انرژی اتمی، استاندارد، قرنطینه نباتی و فرهنگ و ارشاد می باشد که بسته به نوع مرسوله باید ارائه شود.
- گواهی بازرسی: سندی است که توسط یکی از شرکتهای بازرسی صادر می گردد و بیان می کند کالای ثبت سفارش شده و حمل شده یکسان است.
- مجوز وزارت راه: برای شرکتهای حمل و نقل غیر ایرانی داشتن این مجوز الزامی است.
- مجوز قرنطینه: هرگونه نباتات و قسمتهای نباتی برای صادرات و واردات ممکن است نیاز به این مجوز داشته باشد که می بایست از سازمان حفظ نباتات گرفته شود.
اگر یک فرد تازه کار هستید و به تازگی قصد ورود به دنیای تجارت را دارید، آرادبرندینگ می تواند شما را در مراحل انجام کار کمک کند و مراحل کار را برای شما تسهیل کند. جمع آوری مدارک و اسناد مورد نیاز ترخیص مرسوله از مهم ترین مراحل و اقداماتی است که یک تاجر باید به خوبی از پس آن بربیاید و از همان ابتدای شروع کار خود باید برای آن برنامه ریزی کند تا در طی مراحل انجام کار دچار سردرگمی و مشکل نشود. اگر شما تجارت خودتان را با آرادبرندینگ شروع کنید، مجموعه ما در ماه اول استارت کارتجاری شما، اسناد و فرمهای مربوطه را به صورت کاملا دقیق و بی نقص و حرفه ای و به روز طراحی و تدوین می کند تا در طی مراحل کار، ذهن شما درگیر این مسائل نشود و با فکری آسوده، تنها و فقط به تجارت خودتان برسید. نویسنده: سارا حجتی مشاور تجاری